Tips Manajemen Acara 101: Menargetkan Audiens yang Tepat untuk Memaksimalkan Keterlibatan

Dengan pertumbuhan yang dirasakan dalam industri acara, ada beberapa tantangan yang perlu diatasi oleh penyelenggara acara, terutama saat kita menghadapi tantangan pandemi. Kami telah melihat berbagai tren yang muncul, dengan format digital yang semakin umum seiring dengan penerapan solusi manajemen acara pada tahun 2022.

Menurut Allied Market Research , nilai total industri acara diperkirakan mencapai $1.552,9 miliar pada tahun 2028, dengan CAGR sebesar 11,2 persen dari tahun 2019 hingga 2028.

Di mana kita dapat berlabuh di tengah pertumbuhan ini dan kebutuhan pasar yang terus berubah? Riset menunjukkan bahwa keterlibatan adalah salah satu tantangan terbesar yang perlu dipertimbangkan, terutama saat kita menyambut audiens virtual dalam beberapa bulan mendatang.

Untuk melibatkan audiens dengan cara yang lebih baik, penting untuk menargetkan audiens yang tepat dan melakukan kegiatan yang bermakna sebelum, selama, dan setelah acara.

Menargetkan Audiens yang Tepat

Jika Anda mampu menargetkan audiens tertentu untuk acara Anda, peluang Anda untuk melibatkan mereka akan lebih tinggi. Berikut ini beberapa kiat yang dapat Anda ikuti untuk menargetkan audiens yang tepat untuk acara Anda.

1. Menentukan Audiens

Pertama-tama, siapa tepatnya yang ingin Anda rekrut untuk acara Anda? Persempit audiens Anda sehingga Anda dapat menyusun acara yang menawarkan nilai bagi mereka. Tempat yang tepat untuk memulai adalah dengan mengkarakterisasi tujuan acara tersebut. Persona pembeli atau persona pelanggan adalah salah satu cara terbaik untuk memulai dengan mengenal audiens Anda . Persona sangat bagus untuk memahami siapa kelompok minat Anda dan dari mana mereka berasal. Persona pembeli di ruang B2B harus mencakup hal-hal seperti jenis organisasi tempat orang tersebut bekerja, peran dan tanggung jawab mereka dalam organisasi, dan keahlian mereka dalam pengambilan keputusan.

2. Memberikan Prospek Acara yang Tepat

Sangat penting bagi Anda untuk menjelaskan dengan jelas tentang acara Anda. Anda harus memaksimalkan pemasaran nilai acara Anda sejak awal.

Definisikan acara Anda sambil memasarkannya di berbagai saluran. Anda dapat menggunakan satu atau dua baris di brosur dan postingan online untuk mendefinisikan acara Anda dengan jelas.

3. Menggunakan Pendekatan Terarah

Saat memasarkan acara , ingatlah bahwa pendekatan Anda harus tepat sasaran. Jangan ragu saat mempersempit upaya pemasaran Anda. Anda mungkin berpikir bahwa Anda harus memasarkan acara Anda ke semua orang, tetapi upaya Anda mungkin sia-sia jika Anda seorang generalis.

Pendekatan yang tepat sasaran akan berdampak langsung pada audiens yang Anda tuju, dan akan memotivasi mereka untuk menghadiri acara Anda. Pendekatan ini dapat membuat mereka masuk ke halaman pendaftaran dalam hitungan detik. Misalnya,

“Bergabunglah dengan lebih dari 100 pakar teknologi untuk mempelajari tentang bagaimana teknologi memengaruhi kehidupan kita.”

ATAU

“Bertemu dengan penulis akademis ahli untuk mengetahui cara meneliti makalah dan cara menerbitkannya secara daring.”

Kalimat-kalimat ini dapat memberi audiens gambaran sempurna tentang apa acaranya dan apakah mereka harus bergabung atau tidak.

4. Menetapkan Harapan yang Jelas

Jelaskan dengan sangat jelas sejak awal tentang apa yang Anda tawarkan dalam acara Anda. Ceritakan kisah tentang bagaimana membayar tiket pada akhirnya akan menghasilkan ROI dalam bentuk apa pun.

Menetapkan ekspektasi yang salah dapat merusak acara Anda, dan audiens Anda tidak akan mau kembali lagi untuk acara berikutnya.

Cara Memaksimalkan Keterlibatan Audiens

Agar audiens Anda tetap aktif , Anda dapat mengikuti beberapa kiat yang akan mendatangkan lebih banyak keterlibatan dan memotivasi audiens Anda.

Tips Sebelum Acara

1. Publikasikan posting blog yang terkait dengan acara Anda. Anda tidak hanya dapat memposting blog di situs web Anda sendiri, tetapi Anda juga dapat meminta opsi posting tamu di situs lain untuk menjangkau lebih banyak audiens untuk acara Anda. Ingatlah bahwa Anda hanya boleh menjangkau situs web yang serupa dengan bidang minat Anda.
2. Jadikan acara Anda viral di media sosial . Untuk itu, Anda dapat menggunakan tagar di Twitter. Unggah dan tayangkan video di Facebook, buat postingan di Instagram, dan ciptakan kesadaran sebanyak mungkin tentang acara Anda.
3. Rancang lokasi acara sesuai dengan tema yang terkait dengan tujuan acara Anda. Anda dapat melakukan siaran langsung di media sosial sambil merancang dan merencanakan acara untuk berbagi foto dan video di balik layar.
4. Anda juga dapat membuat bingkai untuk acara Anda dan meminta semua orang untuk menggunakannya pada foto profil media sosial mereka.

Tips Yang Harus Diikuti Selama Acara

1. Hubungi influencer dan pembicara aktif, terutama mereka yang memiliki selera humor. Orang-orang senang mendengar orang-orang yang membuat pidato mereka menghibur dan menyenangkan. Beri tahu pembicara dan influencer Anda untuk terus terlibat dan berkomunikasi dengan audiens selama pidato mereka.
2. Adakan permainan dan kompetisi yang dapat melibatkan semua penonton. Anda dapat mengadakan jajak pendapat langsung atau memulai microblogging .
3. Berikan mereka keuntungan khusus karena menghadiri acara tersebut. Pendaftaran gratis untuk acara Anda berikutnya atau acara serupa dapat bermanfaat bagi Anda.
4. Ciptakan stan acara yang menarik. Stan Anda tidak boleh berupa stan biasa atau stan tradisional yang hanya bisa digunakan oleh peserta untuk mengumpulkan brosur dan informasi. Jadikan acara Anda lebih menyenangkan dengan menambahkan stan swafoto, alat peraga, pulpen gratis, dan hal-hal serupa sesuai dengan tema acara Anda.
5. Adakan pesta setelah makan siang atau makan malam di mana Anda dapat mengundang penyanyi. Bahkan penyanyi lokal pun bisa. Para hadirin akan menyukainya.
6. Sesi tanya jawab di akhir juga akan menjadi ide bagus.

Tips Pasca Acara

1. Mengirimkan email dan pesan ucapan terima kasih jelas sudah ketinggalan zaman, tetapi masih bermanfaat. Personalisasikan pesan dan email Anda dan kirimkan kepada peserta. Personalisasi meningkatkan keterlibatan hingga 81 persen.
2. Anda dapat meminta umpan balik cepat dari audiens menggunakan formulir survei. Rancang survei Anda dengan cara yang mencakup pendapat audiens beserta umpan balik tentang acara Anda.

Singkatnya…

Melibatkan audiens harus menjadi prioritas utama bagi penyelenggara acara. Pikirkan pengalaman peserta sebelum, selama, dan setelah acara Anda dan pusatkan strategi Anda pada cara memberi mereka hiburan dan nilai – terlepas dari industri tempat Anda beroperasi.