Sumber Daya Manusia dan Manajemen Acara: Apa yang Perlu Anda Ketahui

Inti dari setiap acara adalah para peserta dan menerjemahkan kebutuhan mereka ke dalam konten yang mudah dicerna. Kami sangat menekankan pada cara membuat pengalaman peserta menjadi lebih baik dan ada banyak sumber daya yang tersedia tentang cara menyelenggarakan acara yang dapat memukau banyak orang.

Namun, di sisi lain, kita juga mesti mengingatkan diri sendiri bahwa di balik layar setiap acara, selalu ada tim berdedikasi yang bekerja keras dan mengerahkan diri untuk memastikan keberhasilan terlihat jelas dalam segala aspek.

Di sinilah peran sumber daya manusia dan manajemennya berperan. Untuk blog hari ini, kita akan membahas tentang pentingnya orang dalam mengelola acara dan cara menyempurnakan proses perekrutan.

Berikut adalah empat tips spesifik:

1. Mempekerjakan orang berdasarkan kebutuhan acara Anda

Menurut Julianne Curlis dari UT Conferences, “Acara yang sukses tidak hanya terlihat terorganisasi, tetapi juga terorganisasi. Acara terbaik direncanakan dengan cermat dan didokumentasikan dari awal hingga akhir.” 

Meskipun ini sudah menjadi pengetahuan umum, banyak penyelenggara acara yang meremehkan pentingnya staf dalam menyelenggarakan acara. Sebagai penyedia teknologi acara, kami telah melihat acara yang diselenggarakan secara asal-asalan untuk memenuhi tenggat waktu, dan salah satu indikator kegagalan adalah tidak cukupnya anggota staf untuk mengakomodasi kebutuhan peserta. Hal ini terlihat dari acara yang dapat diamati seperti antrean panjang untuk mendapatkan lencana, tidak cukupnya makanan untuk disajikan kepada penonton, atau bahkan kegagalan peralatan AV di panggung.

Jika Anda mengharapkan ratusan atau ribuan peserta, jumlah staf yang Anda pekerjakan harus proporsional dengan angka ini. Selain itu, Anda harus mendiversifikasi peran tim Anda untuk mengatasi setiap nuansa dalam acara Anda. Ini semua harus menjadi bagian dari ringkasan proyek Anda yang harus divalidasi dan disetujui jauh sebelum acara Anda berlangsung.

2. Berinvestasilah dalam keselamatan dan ikuti prosedur SDM yang benar

Ya, keselamatan peserta selalu menjadi hal terpenting dalam acara, tetapi Anda juga harus menerapkan tingkat perhatian yang sama untuk setiap orang yang bekerja untuk acara Anda. Jika ada peralatan khusus atau langkah-langkah kerja khusus yang perlu diperhatikan, termasuk dokumentasi terkaitnya, pastikan staf Anda mendapatkan informasi, pelatihan, dan perlengkapan yang tepat. 

Untuk acara berskala besar seperti pameran dagang yang mungkin melibatkan pengangkutan dan pengelolaan material berat, lakukan penilaian risiko yang tepat terlebih dahulu dan selalu perhatikan kesejahteraan semua pekerja. Merupakan praktik yang baik untuk berinvestasi dalam asuransi tanggung jawab publik/majikan untuk menanggung semua hal.

3. Memperoleh teknologi yang membuat pekerjaan orang lebih cepat dan lebih cerdas

Kami tidak dapat cukup menekankan hal ini. Teknologi ada karena suatu alasan dan, pada kenyataannya, beberapa produk telah diciptakan khusus untuk penyelenggara acara, bukan untuk peserta acara. Jika Anda ingin menyederhanakan berbagai proses manajemen acara ke dalam satu platform tunggal, pertimbangkan perangkat lunak manajemen acara seperti Eventscase. Menggunakan aplikasi check-in, misalnya, dapat membuat perbedaan besar dengan membiarkan rombongan penyambutan Anda mengarahkan dan mengendalikan lalu lintas manusia di area mana pun di tempat acara Anda.

Saat mencari solusi, hal lain yang perlu dipertimbangkan adalah kemampuannya untuk diintegrasikan dengan solusi lain. Penyelenggara acara akan selalu memiliki berbagai alat dalam gudang senjata mereka dan penting bahwa platform ini dapat saling berkomunikasi melalui integrasi.

4. Delegasikan proses SDM ke perusahaan perekrutan

Jika Anda tidak memiliki kapasitas untuk menangani kebutuhan staf acara Anda, sebaiknya serahkan saja kepada ahlinya. Ada banyak perusahaan penyedia staf acara di seluruh dunia dan tugas mereka adalah memastikan bahwa anggota tim yang Anda butuhkan tersedia sebelum, selama, dan setelah acara Anda. Meskipun layanan mereka mungkin tidak murah, tergantung pada portofolio dan pengalaman mereka, mereka praktis meringankan beban SDM dari Anda. Carilah perusahaan penyedia staf yang telah beroperasi dalam jangka waktu lama di kota tempat acara Anda berlangsung. Banyak dari organisasi ini juga memiliki koneksi yang baik dalam hal pemasok dan bahkan dapat membantu dalam proses penyelenggaraan acara itu sendiri.

Kesimpulannya

Acara diselenggarakan oleh orang-orang, dan untuk orang-orang. Sebagai penyelenggara acara, kita harus menghargai gambaran utuh setiap kali kita menyelenggarakan acara. Keberhasilan tidak akan dapat terwujud tanpa bantuan dari semua orang yang terlibat dalam mewujudkan visi kita. Itulah sebabnya manajemen sumber daya manusia harus selalu menjadi bagian dari pendidikan kita sebagai profesional acara. Semoga sukses di acara Anda berikutnya!