Cara Merencanakan Acara Hebat yang Benar-Benar Berhasil

Pemasaran acara merupakan salah satu strategi pemasaran outbound yang paling diminati, terutama di ceruk pasar B2B. Bahkan di awal pandemi, perusahaan tetap menyelenggarakan acara – 49% bisnis mengatakan mereka menyelenggarakan sekitar 30 acara dalam setahun:

Keberhasilan suatu acara terletak pada perencanaan. Dan hari ini, kami ingin berbagi beberapa wawasan (yang mungkin dilupakan oleh beberapa merek yang kurang pengalaman) yang benar-benar dapat meningkatkan kinerja acara Anda.

1. Pikirkan tentang Format Acara Anda

Bersikap spontan bisa jadi menggemaskan dan menyenangkan dalam beberapa situasi, tetapi perencanaan acara bukanlah tempat untuk itu. Bahkan jika Anda menyelenggarakan acara temu-sapa, hal itu memerlukan persiapan dan perhatian yang menyeluruh terhadap segala hal – mulai dari tema acara hingga tempat duduk tamu Anda. 

Format merupakan faktor penentu dalam penyelenggaraan acara, jadi, tentu saja, Anda perlu memikirkannya terlebih dahulu. Mari kita bahas beberapa format acara yang paling populer (sebelum dan sesudah pandemi)

• Acara virtual
• Acara hibrida
• Seminar Web
• Forum
• Acara jaringan
• Lokakarya

Jenis acara yang Anda pilih akan menentukan jumlah peserta, pembicara, bagian, lokakarya, ukuran tempat, permintaan katering, dll. Anda perlu membahas semua poin ini terlebih dahulu untuk menghindari situasi yang memalukan. Ingat – acara yang tidak terorganisir dapat mencoreng reputasi perusahaan Anda.

2. Bekerja pada Rencana Konten

Tidak peduli seberapa besar acara Anda, Anda harus menyiapkan banyak konten. Presentasi, handout, materi lokakarya – semua ini harus dipersiapkan terlebih dahulu. Jadi, Anda perlu sebuah rencana. 

Biasanya, penyelenggara mendistribusikan konten berikut dalam proses persiapan dan penyelenggaraan suatu acara:

• Posting media sosial – diperlukan untuk pemasaran dan promosi daring untuk meningkatkan visibilitas dan kehadiran acara. 
• Email – menarik lebih banyak peserta potensial dan menciptakan kesadaran. 
• Iklan online – sebarkan berita tentang acara Anda di seluruh web, 
• Selebaran – dapat dibagikan selama acara untuk memandu peserta. 
• Presentasi – diperlukan untuk memimpin diskusi terorganisir selama lokakarya dan dapat dibagikan kepada peserta setelah acara selesai. 
• Sertifikat – konfirmasi partisipasi. 

Ini adalah hal minimum yang perlu Anda persiapkan, tetapi ini sudah terlalu banyak untuk ditangani. Itulah mengapa penting untuk membekali diri Anda dengan alat manajemen acara. Ini akan membantu Anda mengelola semua konten Anda di satu tempat.

3. Menetapkan Tanggung Jawab

Anda mungkin berpikir – bukankah wajar jika ada orang yang membantu Anda selama suatu acara?

Ya, memang demikian, tetapi juga sangat mudah untuk diabaikan. Tentu saja, para peserta akan tahu siapa saja penyelenggara dan pembicaranya. Namun, mereka tidak selalu tahu kepada siapa harus berbicara jika mereka menghadapi masalah selama acara berlangsung. 

Jadi, ada baiknya Anda memberitahukan nama semua pembantu dan tanggung jawab mereka sebelum acara dimulai. 

Misalnya, jika Anda memiliki tamu dari Jepang yang datang ke lokakarya Anda, Anda tahu mereka akan memerlukan bantuan dalam hal penerjemahan.

Tanggung jawab apa lagi yang dapat Anda alihkan?

• Katering
• Dokumen
• Pendaftaran peserta
• Mendaftar
• Dukungan pelanggan

Pastikan Anda mengirim email berisi nama-nama semua pihak yang bertanggung jawab sebelum acara. Tidak ada salahnya juga untuk menindaklanjutinya guna memastikan para tamu tahu siapa yang harus dihubungi. 

4. Jalankan Survei Pasca-Acara

Acaranya mungkin sudah berakhir, tetapi pekerjaan belum selesai. Salah satu hal yang harus dilakukan adalah melakukan survei di antara peserta Anda.

Hasil survei ini dapat membantu Anda:

• Tingkatkan acara Anda berikutnya
• Kenali audiens Anda lebih baik
• Menarik pelanggan potensial
• Membangun kepercayaan

Anda juga dapat menggunakan semua umpan balik sebagai testimoni dan meningkatkan kesadaran tentang konferensi dan pertemuan mendatang. 

Berikut adalah beberapa pertanyaan yang harus disertakan dalam survei Anda (jika Anda mencari kritik yang membangun):

• Apa yang Anda ingin kami tingkatkan di acara mendatang?
• Apa yang Anda suka dan tidak suka tentang acara ini?
• Bagaimana layanan pelanggannya?
• Berapa banyak koneksi baru yang berhasil Anda bangun?
• Apakah acaranya berhasil memenuhi harapan Anda?
• Pernahkah Anda mengalami kesulitan?
• Seberapa besar kemungkinan Anda merekomendasikan acara ini?

Pastikan untuk mencampur dan mencocokkan format pertanyaan yang berbeda – jika survei Anda terlalu panjang dan memiliki banyak pertanyaan esai, tingkat responsnya akan sangat rendah. 

Ke Anda

Tidak ada satu cara yang benar, tetapi ada banyak cara yang salah untuk menjalankan suatu acara. Jangan berharap acara akan berjalan dengan lancar – akan ada beberapa kendala di sepanjang jalan. 

Namun, persiapan yang matang dapat membantu menghindari situasi yang tidak menyenangkan. Rencanakan acara Anda terlebih dahulu, pilih format yang tepat, rancang konten, dan tetapkan tanggung jawab. Dan, setelah acara Anda selesai, pastikan untuk mensurvei para peserta. Umpan balik mereka akan menunjukkan kepada Anda hal-hal yang perlu ditingkatkan saat menyelenggarakan acara Anda berikutnya.