Cara Menggunakan Teknologi Acara untuk Acara Perusahaan Anda (Di bawah 10.000 karyawan)
Kini, karena acara tatap muka kembali marak, perusahaan-perusahaan kembali mempertimbangkan teknologi acara untuk mengelola acara perusahaan yang dihadiri hingga 10.000 karyawan. Berikut ini beberapa kiat yang akan berguna mengingat pengalaman kami dalam menangani berbagai jenis klien selama bertahun-tahun.
Pendaftaran + Situs Web Combo
Meskipun tampaknya lebih mudah untuk sekadar mengirim tautan pendaftaran kepada karyawan Anda untuk acara mendatang berskala sebesar ini, akan lebih baik jika Anda membuat proses pendaftaran semenarik mungkin. Acara yang bermutu tidak dilakukan dengan tergesa-gesa dan proses pendaftaran tidak boleh dianggap remeh. Siapkan situs web yang menarik dengan tombol pendaftaran yang akan memberi tahu semua orang mengapa mereka harus bergabung dengan acara Anda.
Karena kami sedang mempertimbangkan acara perusahaan, Anda dapat memasukkan pendaftaran ke daftar putih dengan menerima email di domain resmi Anda. Dengan cara ini, Anda dapat melindungi eksklusivitas acara Anda.
Salah satu kendala utama dalam mengakomodasi jumlah peserta ini adalah memastikan bahwa situs web dan alat pendaftaran Anda dapat menangani volume ribuan orang yang berpotensi melihat situs web dan mendaftar pada saat yang sama. Bicaralah dengan penyedia Anda tentang persyaratan server dan – jika perlu – tingkatkan server Anda.
Memanfaatkan aplikasi acara
Aplikasi acara harus menjadi hal pokok untuk acara apa pun ukurannya. Aplikasi ini merupakan cara yang efektif untuk berkomunikasi dengan peserta, memberikan informasi acara, dan memperkuat jaringan. Anda tentu ingin peserta menerima pemberitahuan push, melihat konten penting seperti agenda, dan berinteraksi dengan peserta lain pada saat yang sama. Melalui aplikasi acara asli untuk iOS dan Android, semuanya akan berada di ujung jari mereka.
Selama acara berlangsung, Anda juga dapat menyertakan alat interaksi langsung seperti jajak pendapat langsung di aplikasi, menyediakan denah, dll. Ini semua adalah fitur bawaan aplikasi Eventscase misalnya. Bahkan ada fitur bonus seperti gamifikasi, pencarian prospek, dan peta interaktif.
Jika Anda menampilkan daftar peserta yang terdiri dari 10.000 orang, sebaiknya aktifkan filter pengguna yang akan memudahkan peserta untuk menemukan satu sama lain. Ini adalah fitur lain yang dapat Anda konfigurasikan dengan mudah jika Anda menggunakan platform Eventscase untuk acara perusahaan Anda.
Mengelola lalu lintas manusia pada hari acara
Terakhir, Anda harus mempertimbangkan logistik untuk menampung 10.000 orang di suatu tempat. Penyelenggaraan acara bersifat rumit dan akan ada banyak area yang harus dipertimbangkan dan dikurasi oleh tim penyelenggara acara. Apa pun itu, penting bagi Anda untuk memiliki perangkat yang tepat guna mengendalikan pemberian lencana dan pendaftaran untuk acara perusahaan Anda.
Eventscase memiliki generator lencana yang dapat Anda gunakan untuk mendistribusikan lencana kepada peserta yang dapat mereka cetak di rumah pada kertas berukuran A4. Jika Anda bersedia menambah anggaran, Anda dapat memilih kios di tempat kami yang merupakan paket perangkat lunak dan perangkat keras yang memungkinkan peserta mencetak lencana mereka di tempat menggunakan iPad dan printer termal.
Jika Anda ingin menikmati analitik lengkap setelah acara Anda mengenai sesi mana yang memiliki jumlah peserta terbanyak, Anda juga dapat menggunakan perangkat lunak kontrol akses kami yang dapat memindai kode QR yang terdapat pada lencana peserta sehingga Anda memiliki catatan tentang siapa yang masuk dan keluar dari setiap ruangan. Perangkat lunak ini sangat mudah digunakan dan dapat diinstal pada perangkat iOS atau Android apa pun.
Kesimpulan
Kemungkinan dalam teknologi acara tidak terbatas! Terkadang teknologi digunakan untuk hal-hal dasar, dan terkadang dapat digunakan untuk menyiapkan proyek yang rumit seperti permainan augmented-reality di aplikasi acara untuk melibatkan peserta. Jika ada pelajaran yang dapat kita petik dari pandemi, yaitu bahwa teknologi acara akan selalu beradaptasi dengan zaman dan akan terus melampaui ekspektasi kita saat inovasi berperan.