Cara Mengatasi Masalah Teknis Selama Acara Virtual

Kini, karena acara hibrida atau virtual sudah menjadi hal yang lumrah, banyak penyelenggara acara khawatir akan dampak penerapan format daring untuk acara mereka. Hal ini semakin diperparah oleh minimnya pengalaman yang dialami banyak pengelola acara terkait produksi video dan streaming langsung.

Kekhawatiran yang umum adalah kemungkinan munculnya masalah teknis pada hari acara. Bagaimana jika seluruh situs web mati? Bagaimana jika terjadi kebocoran data? Bagaimana jika peserta tidak merasakan manfaat dari acara tersebut mengingat format digitalnya?

Ketakutan ini, meskipun bukan tidak berdasar, dapat diatasi dengan persiapan yang tepat dan pemahaman dasar tentang bagaimana acara virtual dijalankan.

Dalam postingan blog ini, kita akan membahas beberapa langkah sederhana untuk memastikan masalah teknis dapat diminimalkan—jika tidak dihilangkan sepenuhnya—selama acara virtual Anda berikutnya.

1. Persiapkan seluruh acara dengan hati-hati

Acara virtual atau hybrid memiliki dasar yang sama. Manajemen acara yang efektif adalah kunci keberhasilannya. Pastikan tim Anda menyiapkan agenda terlebih dahulu dan pembicara diberi tahu tentang peran dan tanggung jawab mereka sebelum acara berlangsung. 

Persiapan yang buruk akan terlihat jelas bagi para peserta meskipun mereka tidak hadir secara fisik di suatu tempat. Semua pembicara dan peserta dalam acara virtual harus diberi pengarahan terlebih dahulu sehingga mereka dapat memberikan yang terbaik pada hari acara. Selain itu, latihan harus dilakukan sehingga pemain yang tidak paham teknologi tidak perlu mengatasi kurva belajar yang curam saat menggunakan teknologi untuk acara daring.

2. Sewa spesialis produksi video

Mungkin salah satu investasi terbaik yang dapat Anda lakukan sebagai penyelenggara acara adalah menyewa spesialis produksi video. Di Eventscase, kami menawarkan layanan produksi video bagi siapa saja yang ingin kami mengambil alih kendali penyelenggaraan acara virtual.

Spesialis produksi video memahami seluk-beluk siaran langsung. Yang lebih penting, mereka dapat menjalankan gladi bersih dengan pembicara, pembawa acara, dan pemangku kepentingan lainnya sebelum acara. Selama gladi bersih ini, kiat dan trik dapat diberikan kepada pihak-pihak yang terlibat dan aspek teknis juga dibahas.

Berikut ini adalah beberapa rekomendasi teknis kami:

• Gunakan laptop atau komputer, bukan perangkat seluler, untuk bergabung dengan “panggung belakang” produksi.
• Gunakan headphone dengan mikrofon khusus alih-alih menggunakan mikrofon internal laptop untuk menghindari gema. 
• Posisikan kamera dengan tepat dan pastikan pencahayaannya memadai.
• Hubungkan ke internet menggunakan kabel ethernet, jika memungkinkan, daripada WiFi untuk koneksi terbaik.

3. Komunikasikan instruksi dengan benar kepada peserta

Kurva pembelajaran dalam acara virtual tidak hanya dirasakan oleh penyelenggara acara. Terkadang, peserta sendiri yang tidak tahu cara mengonsumsi konten digital. Oleh karena itu, sangat penting bagi Anda untuk mengomunikasikan instruksi dengan benar kepada peserta. Kirimkan beberapa pengingat email sebelum hari acara, pengingat lain satu hari sebelum acara, dan pengingat terakhir setidaknya satu jam sebelum acara.

Instruksi Anda mungkin menyertakan tautan tempat mereka dapat mengakses tempat digital, kredensial log-in mereka, dan tautan ke FAQ yang terkait dengan acara virtual Anda.

Bila memungkinkan, sarankan peserta untuk masuk ke tempat digital sehari sebelum acara guna memastikan mereka mengingat detail masuk dan memeriksa apakah ada masalah ketidakcocokan browser dengan streaming langsung.

4. Kirim pesan instan saat masalah muncul

Apa pun alasannya, jika Anda mengalami gangguan selama acara virtual, segera komunikasikan kepada peserta bahwa masalah tersebut sedang ditangani dan Anda akan kembali online sesegera mungkin. Jangan biarkan mereka melakukan apa pun dan yakinkan mereka bahwa Anda bertanggung jawab atas gangguan tersebut.

Kiat: Jika Anda menggunakan Eventscase, Anda dapat dengan mudah mengirimkan email ke peserta dengan mengunjungi daftar peserta. 

Kegagalan situs web atau streaming langsung merupakan ketakutan mendasar yang dialami oleh penyelenggara acara saat menjalankan acara virtual. Inilah alasan mengapa Anda harus memilih penyedia yang memiliki reputasi baik dalam menjalankan acara virtual. 

Eventscase, sejak awal pandemi, telah digunakan untuk menjalankan ratusan acara virtual. Kami juga menawarkan “Digital Venue” kami sendiri, yang menawarkan solusi jaringan dan keterlibatan yang dapat dinikmati oleh audiens sambil menonton streaming langsung.

Mungkin Anda juga dapat menyiapkan rencana B. Jika platform streaming langsung gagal—meskipun ini tidak mungkin terjadi—cobalah untuk membuat sinyal video alternatif di platform lain dan segera kirimkan tautan tontonan ke peserta Anda.

5. Berinvestasilah dalam keamanan siber

Terakhir, pastikan Anda mematuhi GDPR jika Anda memproses data di Eropa dan penyedia tempat digital yang Anda gunakan memiliki protokol keamanan siber. Mintalah dokumentasi perlindungan dan pemrosesan data sehingga Anda akan tahu di mana data disimpan dan dikelola oleh platform digital mana pun.

Eventscase, misalnya, selain mematuhi GDPR, memiliki opsi yang memungkinkan Anda menghapus semua peserta secara permanen, beserta semua informasi pribadi mereka, 30 hari setelah acara berakhir.

Kesimpulan

Jika Anda baru mengenal dunia virtual, Anda mungkin meragukan validitas dan stabilitas acara daring. Namun, dua tahun terakhir telah membuktikan kepada kita bahwa kita juga harus beradaptasi dengan lanskap industri acara. Sekarang karena masih banyak ketidakpastian tentang apa yang akan terjadi di masa depan, di tengah pandemi, Anda dapat menerapkan kiat-kiat yang telah Anda pelajari di sini dan mengambil langkah-langkah yang diperlukan untuk memastikan bahwa acara virtual atau hybrid Anda berikutnya akan sama suksesnya dengan acara fisik Anda.