Cara memanfaatkan Aplikasi Acara Anda untuk pengalaman acara yang optimal

Ingin tahu seberapa bermanfaat Aplikasi Acara bagi pengalaman acara Anda berikutnya? Lihat statistik berikut:

78% bisnis yang menggunakan aplikasi selama acara mengatakan hal itu berkontribusi terhadap Pengembalian Investasi (ROI) yang positif. (Markletic.com) 

Riset yang dilakukan oleh Event Manager mengungkapkan bahwa 76% pengembang aplikasi mengungkapkan bahwa permintaan di ruang aplikasi acara lebih tinggi pada tahun 2020 dibandingkan tahun 2019. (Event MB, 2020).

Dengan semakin berorientasinya masyarakat pada teknologi, penting bagi Anda untuk meningkatkan kemampuan digitalisasi agar tetap unggul dalam persaingan. Aplikasi Acara memungkinkan pengalaman acara yang lancar dan saat ini sedang menjadi tren. Berikut ini adalah beberapa praktik dan strategi terbaik yang dapat Anda gunakan untuk melibatkan peserta menggunakan aplikasi acara.

Memutuskan cara membuat aplikasi

Ada pepatah yang mengatakan: Jika Anda gagal merencanakan, Anda berencana untuk gagal. Dalam membuat aplikasi acara, Anda dapat melakukannya dengan dua cara: membuatnya sendiri atau membelinya. Pilihan Anda haruslah yang Anda buat hanya setelah mempertimbangkannya dengan saksama, yang akan menjadi kepentingan terbaik Anda. Jika Anda memiliki semua sumber daya untuk dapat membuatnya sendiri, itu sempurna. 

Jika tidak, Anda mungkin perlu membelinya. Sebagian besar perusahaan aplikasi mengenakan biaya berdasarkan fitur, sementara yang lain mungkin mengenakan biaya berdasarkan jumlah peserta di acara Anda. (EventMB, 2020) .

Dalam memutuskan cara yang akan digunakan, pertimbangkan biaya yang dikeluarkan untuk setiap pilihan, fitur apa saja yang dibutuhkan agar acara berjalan lancar, tujuan acara, sumber daya teknis yang dibutuhkan, dan banyak lagi. Cuplikan layar di atas hanyalah salah satu contoh tampilan aplikasi acara.

Ada perangkat lunak pembuatan aplikasi acara yang dapat Anda gunakan untuk membuat aplikasi Anda. Saat membuat aplikasi acara, pastikan semua titik kontak menjalani audit keamanan tahunan yang menyeluruh dan dapatkan laporan SOC 2 untuk menghindari gangguan keamanan saat peserta acara menggunakannya. Setelah Anda menyelesaikan aplikasi, sebaiknya berikan tutorial tentang cara mengunduh dan menggunakan aplikasi.

Merangkul tren modern

Kita sudah lama melewati masa ketika penyelenggara acara mencetak jadwal acara dan materi lainnya untuk peserta. Saat ini, aplikasi telah mengambil alih, dan Anda tentu harus menggunakan aplikasi untuk acara Anda agar tetap terkini. Aplikasi acara telah mengakhiri kebutuhan untuk menggunakan kertas. Aplikasi sangat bagus untuk mengakomodasi perubahan dan pembaruan jadwal program di menit-menit terakhir tanpa masalah. Bonusnya adalah manfaat lingkungan yang didapat dari berkurangnya penggunaan kertas.

Alat yang sangat baik untuk jaringan

Salah satu alasan utama orang menghadiri acara adalah untuk belajar sekaligus membangun jaringan. Aplikasi acara dapat dirancang untuk memungkinkan peserta saling berkirim pesan sebelum, selama, dan setelah acara. Sebaiknya Anda menyertakan fitur yang memudahkan pembentukan jaringan di antara peserta.

Pertimbangkan untuk menambahkan papan diskusi, berbagi foto, umpan sosial, jajak pendapat langsung, dan gamifikasi. Memiliki fitur obrolan atau pesan langsung di aplikasi Anda tidaklah cukup. Silakan beri tahu peserta bahwa fitur-fitur ini ada di aplikasi. Lebih jauh, pastikan bahwa aplikasi tersebut aman dan terlindungi untuk transfer informasi. 

Notifikasi push membantu Anda berkomunikasi dengan klien. Notifikasi ini memungkinkan Anda mengirim pesan tentang acara secara massal kepada peserta. Bagikan pembaruan terkini tentang acara kepada peserta untuk membantu mereka mengikuti sesi penting jika ada perubahan/kelalaian selama acara. Fitur hebat lainnya adalah memungkinkan tamu mengakses konten sesuai permintaan dan webcast melalui aplikasi. Untuk memanfaatkan fitur ini, rancang notifikasi push Anda sehingga peserta dapat merespons, sehingga Anda melibatkan mereka. Notifikasi push berfungsi sebagai pengingat yang baik untuk acara daring.

Personalisasi pengalaman peserta

• Berikan peserta acara kendali atas jadwal mereka dan berikan pilihan sesi yang relevan bagi mereka tanpa stres. Anda dapat mendesain aplikasi dengan kecerdasan buatan untuk menyarankan peserta berdasarkan interaksi mereka dengan aplikasi dan pilihan sebelumnya.

• Sampaikan konten khusus sebelum, selama, dan setelah acara untuk memastikan bahwa peserta tidak pernah melewatkan acara atau informasi penting. Sebelum acara, kirimkan peta, jadwal, informasi peserta pameran, biografi pembicara, dan banyak lagi. Sekitar 57% penyedia aplikasi menyertakan rekomendasi tempat, acara, dan pengalaman di sekitar, sementara 65% penyedia aplikasi menyertakan rekomendasi sesi atau konten yang dipersonalisasi. ( EventMB, 2020 )

• Anda juga dapat menambahkan fitur yang memungkinkan peserta membuat catatan di aplikasi, lalu mengunduh catatan tersebut setelah acara.

Panduan seluler untuk acara Anda

Peta interaktif dan denah lokasi acara akan membantu peserta menemukan jalan di sekitar lokasi acara dengan mudah. ​​Idealnya, pengguna aplikasi seluler harus dapat memperbesar panduan seluler dan menavigasi ke lokasi yang mereka minati.

Kesempatan untuk menghargai sponsor Anda

Acara yang sukses membutuhkan investasi finansial, dan sponsor sangat penting bagi pekerjaan Anda sebagai perencana acara. Memuaskan sponsor Anda hari ini memastikan Anda mendapatkan lebih banyak sponsor untuk acara mendatang. 88% sponsor menghadiri acara untuk meningkatkan kesadaran. Berikut adalah beberapa cara Anda dapat menunjukkan nilai kepada sponsor. Anda dapat menempatkan logo sponsor yang berharga di bagian depan dan tengah aplikasi Anda.

• Anda dapat menampilkan profil sponsor berdasarkan dukungan yang mereka berikan kepada Anda, lalu ikuti untuk melihat bagaimana klien terlibat.
• Anda juga dapat menggunakan iklan banner yang menarik perhatian di bagian atas layar dan kemudian memantau keterlibatan peserta.
• Anda dapat memiliki halaman pembuka yang menyoroti sponsor kepada peserta selama beberapa detik.   
• Pemberitahuan push yang disponsori juga fantastis.

Setelah apresiasi sponsor, lacak semua interaksi dan kirim laporan tentang ROI kepada sponsor Anda. Pemberitahuan ini dapat meningkatkan nilai tambah bagi sponsor Anda dan akan membantu dalam mempertahankan kesepakatan sponsor. Hal ini dapat meningkatkan paket sponsor Anda secara signifikan di masa mendatang.

Tangkap Data dan Ukur ROI Anda

Setelah acara, lakukan tindak lanjut dengan baik. Keterlibatan seluler dan isyarat perilaku pengguna mengumpulkan informasi penting atau prospek dan menggunakan data untuk memulai tindak lanjut acara. Dengan menggunakan tangkapan prospek, Anda dapat memanfaatkan data yang dikumpulkan untuk menghubungkan peserta pameran dan sponsor dengan klien. Anda dapat melakukan hal berikut:

• Ukur kepuasan peserta dengan mengaktifkan tinjauan sesi dan menggunakan jajak pendapat. Jajak pendapat membantu Anda memperoleh wawasan tentang seberapa puas klien dengan konten acara. 
• Lakukan tinjauan sesi untuk menunjukkan seberapa besar keterlibatan yang terjadi dalam sesi tersebut. 
• Kumpulkan data dari survei, jajak pendapat, dan keterlibatan sosial peserta untuk lebih memahami kebutuhan mereka.

Libatkan peserta

Sesi Tanya Jawab langsung tempat peserta dapat mengajukan pertanyaan di ruang obrolan bermanfaat. Peserta dapat mengajukan pertanyaan kepada pembicara atau berdiskusi di antara mereka sendiri. Mengajukan pertanyaan melalui aplikasi mengurangi kecemasan bagi orang yang takut mengajukan pertanyaan di depan audiens. Aplikasi ini juga memungkinkan penerjemahan pertanyaan dari orang yang mengajukan pertanyaan dalam bahasa ibu mereka dan bukan bahasa Inggris. Aplikasi ini menyediakan kesempatan untuk menerjemahkan pertanyaan ke dalam bahasa Inggris sebelum diserahkan kepada pembicara atau moderator.

Polling langsung adalah fitur lain yang harus Anda pertimbangkan, karena fitur ini juga membantu melibatkan peserta. Faktanya, 

81,8% penyelenggara acara virtual menggunakan jajak pendapat untuk meningkatkan interaksi. (Markletic.com)

Gamifikasi adalah alat aplikasi inovatif lain yang dapat Anda gunakan untuk melibatkan peserta. Gamifikasi adalah sistem yang digunakan untuk meningkatkan interaksi pengguna dengan aplikasi dengan membuat aplikasi tersebut memecahkan masalah non-game menggunakan elemen game. 

Dengan demikian, Anda memungkinkan pengguna memperoleh poin dengan berinteraksi dengan aplikasi Anda, dan bahkan memberi penghargaan kepada peraih skor tertinggi. Ini membuatnya menyenangkan, dan membuat pengguna merasa penting, dan terlibat. Gambar di bawah ini menunjukkan pentingnya polling dan gamifikasi dalam keterlibatan peserta.

Integrasikan aplikasi acara dengan tumpukan teknologi atau perangkat lunak Anda

Mengintegrasikan aplikasi seluler dengan perangkat lunak membantu menghubungkan peserta melalui saluran virtual dan tatap muka. Integrasi ini juga membantu menghemat waktu yang seharusnya Anda habiskan untuk mengelola data acara. Integrasi mungkin memerlukan beberapa pengetahuan teknis, dan karenanya Anda harus bermitra dengan perusahaan teknologi untuk membantu Anda – jika Anda tidak memiliki keahlian tersebut. Anda dapat melakukan integrasi jika Anda memiliki aplikasi dan perangkat lunak yang dibuat oleh dua perusahaan berbeda.

• Integrasi ini akan memungkinkan berbagi data antarperangkat teknologi Anda, sehingga tidak perlu lagi mengunggah atau mengimpor data secara manual. Misalnya, Anda dapat mentransfer data antara sistem registrasi dan aplikasi acara. Setelah menyinkronkan sistem registrasi dengan aplikasi acara, Anda dapat secara otomatis membuat pilihan sesi awal bagi peserta dengan menarik informasi sistem registrasi ke aplikasi seluler. Peserta kemudian dapat melanjutkan dari sana untuk menambahkan lebih banyak sesi.

• Alat lain yang dapat Anda sinkronkan dengan aplikasi seluler Anda meliputi Alat Manajemen Hubungan Pelanggan (CRM), Situs Web Acara, Otomatisasi Pemasaran, Platform Pemasaran Email, dan Solusi Acara Online.  

• Integrasi menghemat waktu dan mencegah pekerjaan manual yang membosankan, memungkinkan peningkatan tingkat adopsi aplikasi acara, dan mengurangi kesalahan.

Jadikan aplikasi acara dapat beradaptasi dengan berbagai perangkat

Pengguna aplikasi Anda tidak perlu kesulitan menggunakannya di perangkat lain. Perlu dicatat bahwa pengguna dapat menggunakan tablet, ponsel, laptop, dan lain-lain. Setiap peserta acara memiliki rata-rata 1,57 perangkat, dan mereka berharap aplikasi acara dapat berfungsi di semua perangkat tersebut. Sangat penting untuk membuat aplikasi dapat disesuaikan agar dapat digunakan di berbagai perangkat.

Lacak peserta

Aplikasi acara Anda dapat berfungsi sebagai alat pelacak tempat Anda melacak lokasi peserta. Aplikasi ini dapat menunjukkan kapan peserta tiba di acara, sesi yang mereka pilih untuk dihadiri, dan banyak lagi. Setelah acara, aplikasi Anda dapat membantu Anda menindaklanjutinya. 

Di sini, Anda dapat berbagi foto yang diambil di acara tersebut, mengirim pengumuman, slide pembicara, dan pemberitahuan push untuk acara berikutnya. Tidak seperti situs web, aplikasi selalu ada di perangkat pengguna, menjadikannya alat komunikasi yang hebat dan memperluas dampak acara. Ini adalah fitur yang sebaiknya Anda pertimbangkan untuk disertakan dalam aplikasi Anda.