Bagaimana Tempat-Tempat Dapat Mempersiapkan Diri untuk Masa Depan Acara Hibrida

Tidak ada yang lebih menantang dan menguntungkan daripada acara hybrid.

Dalam penyelenggaraan acara, memilih lokasi yang tepat bukanlah tugas yang mudah. ​​Namun kini, Anda memiliki tekanan tambahan untuk menyediakan pengalaman virtual yang luar biasa.

Menurut survei terkini , 90% orang percaya bahwa acara virtual dan hybrid adalah masa depan semua acara.

Artinya jika Anda ingin membuat acara Anda SUKSES , HIBRIDA adalah satu-satunya jawabannya.

Itulah sebabnya penyelenggara acara kini bersiap untuk merencanakan dan melaksanakan pertemuan yang sempurna bagi para peserta, baik secara langsung maupun virtual.

Mereka belajar untuk berubah seiring dengan munculnya situasi baru. Dan beradaptasi dengan acara hibrida. 

Sebab di era ketidakpastian ini, kemampuan Anda untuk beradaptasi dapat menentukan keberhasilan atau kegagalan acara Anda. 

Jadi, 

Apa itu Acara Hibrida?

Seperti namanya, acara hybrid adalah… 

Campuran pertemuan virtual dan tatap muka. 

Hal ini mencakup pengumpulan penonton langsung di satu tempat, ditambah streaming atau penyiaran langsung acara tersebut bagi penonton yang menonton di rumah. 

Artinya, acara sekarang dapat menampung lebih banyak orang daripada sebelumnya. 

Terkait: Apa itu Acara Hibrida dan Apa yang Bukan. 

Mengapa Tempat Harus Berubah untuk Acara Hibrida?

Manajer Umum Monterey Conference Center, Doug Phillips , mengatakan, 

“Penelitian terus menunjukkan bahwa pertemuan hibrida akan tetap ada untuk beberapa waktu sebagai langkah keamanan tambahan.”

Gambaran ini mungkin terlihat agak suram bagi penyelenggara acara. Kenyataannya, tidak demikian.

Acara hibrida hanyalah langkah logis berikutnya dalam evolusi perencanaan acara. Acara ini merupakan fase berikutnya, yang menggabungkan elemen terbaik dari acara virtual dan tatap muka. 

Mereka memberikan fleksibilitas kepada audiens untuk memilih apa yang paling sesuai dengan kebutuhan mereka. Dengan demikian, acara ini sangat sukses bagi semua peserta.

Bagaimana Tempat Acara Merangkul Peralihan ke Acara Hibrida?

“Kami mendengar pada bulan Maret bahwa E3 dibatalkan dan kami harus beralih ke pengalaman digital, tentu saja ada rasa panik. Namun pada saat yang sama, kami melihatnya sebagai sebuah peluang. Itu adalah peluang bagi kami untuk benar-benar berinvestasi dalam pengalaman virtual. Cobalah untuk membuat konten yang berbeda dari yang biasanya kami lakukan untuk acara langsung, buat konten yang menarik bagi khalayak luas ini, dan konten yang memungkinkan orang untuk menciptakan perjalanan mereka sendiri ke dunia kita,” kata Direktur Acara Internasional, Leon Winkler Ubisoft.

Ini merupakan contoh hebat mengenai bagaimana acara harus merangkul perubahan dan memanfaatkan peluang yang ada.

Tempat-tempat tersebut masih dapat terus menggunakan ruang mereka untuk pertemuan di lapangan. Namun, beberapa perubahan pasti diperlukan untuk meningkatkan komponen visual lokasi tempat tersebut .

Panggung dan podium akan tetap menjadi pusat perhatian. Namun, banyak pertimbangan yang harus dilakukan untuk menyiapkan peralatan audio dan visual yang tepat di sekitar area tersebut. 

Penonton di rumah perlu mendapatkan pengalaman yang menyenangkan. Namun, hal ini tidak boleh mengorbankan orang-orang di tempat penyelenggaraan. 

Jadi, saat merancang dan merencanakan acara, kepentingan kedua audiens akan menjadi yang terpenting dalam pengambilan keputusan.

Bagaimana Tempat Harus Bersiap untuk Masa Depan Acara Hibrida?

Hasil Survei Pulse yang dilakukan oleh NorthStar Meetings Group mengungkapkan bahwa lebih dari 54% penyelenggara rapat bermaksud menyelenggarakan acara langsung yang juga mengandung unsur daring. Sebanyak 22 % lainnya juga berencana menggunakan model hibrida untuk rapat mereka.

Jadi, untuk menampung lonjakan jumlah acara hibrida ini, tempat-tempat perlu dipersiapkan untuk menanggung beban tambahan. 

Berikut adalah beberapa langkah yang dapat dilakukan tempat penyelenggaraan acara Anda untuk mempersiapkan acara hybrid berikutnya:

Menggunakan Audio Berkualitas Tinggi

Jika Anda ingin acara di tempat Anda berjalan lancar, perangkat audio, mikrofon, dan speaker berkualitas baik harus menjadi prioritas utama Anda. 

Itu karena baik audiens di tempat maupun di rumah perlu mendengar semuanya dengan jelas agar memperoleh pengalaman tanpa hambatan.

Di lokasi acara, presenter dapat memilih antara mikrofon berkabel atau nirkabel. 

Namun, mikrofon lavalier nirkabel memberikan tampilan yang paling profesional . Mikrofon ini juga mudah digunakan karena tidak ada kabel yang mengganggu. 

Lebih jauh lagi, Anda juga perlu menyewa teknisi suara dan operator khusus. 

Tugas mereka adalah memastikan penanganan mikrofon yang tepat untuk menghindari gangguan yang tidak diinginkan selama diskusi dan sesi tanya jawab.

Nilai Produksi

Sementara peserta yang hadir secara langsung dapat berpindah-pindah dan bertukar tempat di acara tersebut, audiens virtual Anda tidak memiliki kemewahan itu.

50,7% eksekutif meyakini semua acara langsung di masa depan akan memiliki komponen virtual menurut Marketing Charts .

Artinya, tempat acara Anda harus berupaya ekstra keras untuk membuat penonton di rumah tetap tertarik. Cara paling efektif untuk melakukannya adalah dengan menggunakan kamera yang bagus. 

Ini bukan hanya tentang merekam dengan satu atau dua kamera. 

Kita berbicara tentang pengaturan produksi berkualitas siaran yang lengkap . 

Ini akan mencakup semuanya, mulai dari pengambilan gambar jarak dekat presenter hingga tampilan panorama tempat acara. Kamera yang digunakan untuk merekam harus kompatibel dengan layanan streaming virtual yang digunakan.

Jadi, Anda perlu mengumpulkan kru kamera yang tahu cara bekerja di setiap sudut lokasi Anda. 

Tim Hybrid Terlatih

Pelatihan dan pendidikan kini telah menjadi bagian penting dari industri manajemen acara. 

Dengan peningkatan ke acara virtual dan hybrid, tim acara yang ada juga perlu meningkatkan keahlian mereka.

Selain memberikan pelatihan kepada staf Anda yang sudah ada, sebaiknya pertimbangkan juga apakah Anda membutuhkan tenaga tambahan dalam tim. 

Karena acara hybrid memerlukan keterampilan hybrid.

Menambahkan individu-individu spesialis, seperti teknolog acara dan manajer acara digital, akan memungkinkan tempat acara Anda untuk terus mengikuti semua tren. 

Selain itu, staf teknis di lokasi akan memastikan semuanya berjalan lancar tanpa gangguan atau kendala. Hal ini pada gilirannya akan menciptakan pengalaman yang menarik dan mengasyikkan bagi semua klien dan peserta Anda.

Pemeriksaan Keamanan

“Mengajukan pertanyaan ‘apakah kita sudah melakukan cukup banyak hal’ secara teratur dan berulang-ulang sangatlah penting,” kata Dr. Maria Van Kerkhove , pimpinan teknis di Organisasi Kesehatan Dunia.

Tempat acara pun tak terkecuali dalam hal ini. 

Dengan merebaknya pandemi, ada banyak risiko yang dihadapi, baik bagi penyelenggara acara maupun manajemen tempat. 

Itulah sebabnya ada persyaratan lebih besar untuk transparansi dan komunikasi dalam acara hybrid dibandingkan dengan acara di tempat.

55% penyelenggara acara mengakui bahwa keselamatan adalah rintangan terbesar mereka dalam merencanakan acara tatap muka, menurut Blog Manajer Acara .

Sebelum acara, semua peserta harus diberi tahu tentang protokol keselamatan yang berlaku di lokasi. Catatan harus disimpan untuk membantu jika terjadi pelanggaran protokol. 

Selain itu, tempat penyelenggaraan acara juga harus berinvestasi dalam pemasangan bilik dan perangkat pembersih seperti UVC222 buatan Health Inc. Langkah-langkah ini akan memastikan keselamatan yang lebih baik bagi para peserta dan staf tempat penyelenggaraan acara.

Memastikan Konektivitas yang Baik

Hingga situasi COVID-19 membaik , sebagian besar tamu di acara hybrid akan hadir secara virtual. 

Artinya semua acara di tempat Anda akan sangat bergantung pada koneksi internet yang cepat dan stabil . 

Untuk mendapatkan konektivitas yang baik, Anda dapat menghubungkan sistem acara Anda dengan jaringan internet yang terpasang. Karena internet nirkabel tidak cocok untuk menangani informasi yang sangat banyak.

Jaringan internet kabel hanya boleh digunakan untuk streaming acara dan tidak untuk keperluan lain. Sebab, lalu lintas yang terlalu banyak pada satu jaringan dapat memperlambat kecepatan internet. 

Perkiraan Anggaran

Karena acara hybrid adalah pilihan yang tepat, tempat penyelenggaraan acara Anda kini harus menganggarkan lebih besar . 

Itu karena Anda pada dasarnya merencanakan bukan hanya satu, tetapi dua kejadian pada saat yang bersamaan.

Jadi, perkirakan akan melihat beberapa pos pengeluaran baru dalam perkiraan anggaran Anda seperti teknologi hibrida, biaya streaming virtual, manajemen acara hibrida, dll.

Bagaimana Tempat Dapat Mengukur Keberhasilan Acara Hibrida?

Indikator kinerja utama atau KPI adalah tolok ukur yang menentukan apakah suatu acara berhasil atau gagal.

KPI untuk acara hybrid sebagian besar serupa dengan yang digunakan dalam acara tradisional. 

Namun, perbedaannya terletak pada jumlah pengumpulan data di setiap langkah. Sulit untuk mendapatkan umpan balik dari peserta acara selama pertemuan langsung. Itu karena pengumpulan data hanya mungkin dilakukan sebelum atau setelah acara.

Berbeda halnya dengan rapat virtual. Kini pengumpulan data dilakukan di setiap titik. Jadi, informasi ini nantinya dapat digunakan untuk menghitung KPI guna mengukur keberhasilan acara. 

Selain itu, data yang dikumpulkan kini dapat memberikan wawasan yang lebih luas tentang perasaan peserta saat menghadiri acara tersebut. Jadi, penyelenggara acara dapat mengukur KPI penting seperti ROE dan ROI dengan akurat. 

Terkait: ROE vs ROI dalam Strategi Acara 

Meskipun transformasi digital tidak dapat dielakkan, pandemi COVID-19 tentu saja telah mempercepat banyak hal. 

Karena keadaan terus berubah, kejadian juga akan berubah. Itulah sebabnya Anda perlu mengikuti perkembangan zaman agar tidak kalah bersaing.  

Kita masih belum tahu apakah keadaan akan kembali normal seperti sebelumnya. 

Namun, satu hal yang pasti, acara hybrid menjembatani kesenjangan antara acara virtual dan fisik. Dan itulah sebabnya acara hybrid tidak akan hilang, bahkan setelah pandemi berakhir.