5 Langkah Mengelola Proses Registrasi yang Rumit dan Memaksimalkan Hasil

Salah satu indikator kinerja utama dari badan penyelenggara acara yang sangat efisien adalah jumlah pendaftaran peserta per acara. Ada berbagai cara untuk melaksanakan tugas menarik minat peserta, memberdayakan mereka untuk mendaftar ke acara Anda, dan mempertahankan jumlah peserta selama hari acara. 

Tempat awal yang baik adalah menyiapkan proses pendaftaran.

Bergantung pada desain dan sifat acara Anda, proses pendaftaran mungkin menjadi rumit. Untuk jalur pendaftaran yang lebih rumit, beberapa penyelenggara akan kesulitan menemukan metode yang tepat untuk digunakan. Jangan khawatir, kini ada solusi untuk persyaratan yang rumit di era digital saat ini.

Berikut adalah beberapa kiat yang dapat Anda ikuti untuk memperlancar proses pendaftaran acara mendatang Anda:

1. Gunakan perangkat lunak manajemen acara

Pendekatan yang paling logis adalah menggunakan perangkat lunak khusus untuk pendaftaran. Tidak ada lagi ruang untuk Google Forms, penggunaan spreadsheet Excel, dan pengiriman email konfirmasi secara manual kepada peserta. Seluruh proses pendaftaran kini diotomatisasi oleh banyak perangkat lunak manajemen acara seperti Eventscase .

Menggunakan solusi daring akan memudahkan Anda untuk menyiapkan berbagai bagian dari proses pendaftaran. Eventscase memungkinkan Anda untuk mengonfigurasi semuanya mulai dari halaman pendaftaran acara hingga menyelesaikan email otomatis. Keuntungan lain dari penggunaan perangkat lunak manajemen acara adalah sebagian besar perangkat lunak tersebut juga menawarkan solusi pelengkap untuk situs web acara. Dengan demikian, menggabungkan proses pendaftaran dengan situs web yang dirancang dengan baik kini dapat disiapkan dalam solusi yang sama.

2. Buat jalur pendaftaran yang berbeda

Tantangan utama dalam menyiapkan pendaftaran untuk acara besar adalah harus mengelompokkan berbagai jenis peserta.

Terkadang persyaratan ini berakar pada model bisnis Anda. Misalnya, jika Anda memiliki sistem keanggotaan, Anda mungkin ingin menawarkan harga diskon dan fasilitas lainnya kepada anggota dibandingkan dengan non-anggota. 

Di waktu lain, segmentasi peserta yang berbeda hanya akan didasarkan pada jenis peserta. Dalam simposium akademis, Anda mungkin ingin mengajukan pertanyaan yang berbeda kepada pembicara dibandingkan dengan peserta. Dengan perangkat lunak pendaftaran acara seperti Eventscase, Anda dapat dengan mudah menerapkan perbedaan ini dengan mengonfigurasi formulir pendaftaran agar berfungsi dengan satu atau lain cara, tergantung pada beberapa kondisi dan filter.

3. Terima pembayaran kartu kredit

Sungguh ironis bahwa pada tahun 2021 masih ada beberapa penyelenggara acara yang hanya menerima pembayaran offline seperti transfer bank untuk pendaftaran acara. Pernahkah Anda melihat pesan seperti “Untuk mengonfirmasi pendaftaran Anda, bayarkan jumlah yang harus dibayarkan ke rekening bank ini dan kirim email ke info@example.com dengan bukti pembayaran.”? Penggunaan teknologi acara, pada dasarnya, masih merupakan konsep yang asing bagi banyak penyelenggara acara di seluruh dunia.

Dengan menggunakan perangkat lunak seperti Eventscase, Anda dapat dengan mudah menerima pembayaran online melalui integrasinya dengan gateway pembayaran utama seperti Stripe dan PayPal. Jika Anda akan menggunakan Stripe, Anda hanya perlu masuk ke akun Anda melalui Eventscase dan akun tersebut akan secara otomatis terhubung untuk semua transaksi yang masuk.

Jika Anda akan menggunakan PayPal, kami sarankan Anda mengamankan akun Bisnis atau Perusahaan sehingga pendaftar Anda tidak perlu masuk ke akun PayPal mereka dan membayar langsung dengan kartu debit atau kredit mereka saat mendaftar.

4. Menggabungkan registrasi sesi selama proses berlangsung

Jika Anda menyelenggarakan acara eksklusif yang memiliki kapasitas terbatas untuk setiap sesi, Anda juga dapat memasukkan pendaftaran sesi ke dalam proses pendaftaran. Eventscase memungkinkan hal ini dengan kemampuan untuk mengaktifkan pendaftaran per sesi dan menetapkan parameter seperti kapasitas per sesi dan jumlah sesi yang dapat diikuti oleh peserta. Hal ini dikonsolidasikan dalam proses pendaftaran dan menjadi langkah terakhir sebelum peserta diminta membayar untuk acara berbayar.

5. Lampirkan tiket konfirmasi di email.

Pertimbangkan kemungkinan melampirkan tiket konfirmasi ke email yang akan diterima peserta setelah berhasil mendaftar untuk acara Anda. Tiket konfirmasi dapat berfungsi sebagai bukti pendaftaran dan, jika berisi kode QR , dapat dipindai untuk pendaftaran selama acara fisik. Anda dapat secara khusus meminta peserta untuk mencetak tiket PDF dalam kasus ini.

Kesimpulan

Berbagai agensi acara, PCO, dan penyelenggara pameran memiliki persyaratan pendaftaran yang berbeda. Jika Anda memiliki persyaratan khusus yang benar-benar unik untuk organisasi Anda, Anda juga dapat mempertimbangkan untuk meminta kustomisasi perangkat lunak atau lebih baik lagi mencari solusi internal dengan bekerja sama dengan pengembang perangkat lunak.

Bagaimanapun, betapapun rumitnya proses pendaftaran Anda, logikanya akan menentukan bahwa mereka mengikuti langkah-langkah mendasar yang sama seperti mengumpulkan informasi peserta, mengakomodasi metode pembayaran, dan mengirim email konfirmasi. Cara termudah bagi Anda untuk menjalani seluruh proses adalah dengan mengandalkan perangkat lunak pendaftaran standar seperti Eventscase.