14 Ide Keterlibatan untuk Acara Hibrida

Perkenalan

49% pemasar industri acara mengatakan bahwa keterlibatan audiens adalah faktor kontribusi paling signifikan untuk menyelenggarakan acara yang sukses. ( markletic ). Data tidak berbohong; keterlibatan audiens memainkan peran besar dalam peran Anda sebagai pemasar acara. 

Memiliki audiens yang terlibat, terpikat, dan puas akan sangat membantu promosi dari mulut ke mulut dan kehadiran di acara mendatang. Sangat penting untuk selalu mengutamakan pengalaman audiens saat merencanakan acara sejak tahap awal dan bahkan setelah peserta meninggalkan acara. 

Baik itu audiens virtual maupun langsung, keterlibatan merupakan faktor penting bagi keberhasilan suatu acara. Keterlibatan merupakan cara penyelenggara/pemasar acara, serta peserta, menilai acara Anda. Mari kita lihat beberapa cara untuk melibatkan peserta saat menjalankan acara hibrida khususnya.

Apa itu acara hybrid?

Acara hibrida (masukkan tautan ke artikel hibrida setelah diposting) menggabungkan acara virtual dan tatap muka dan memungkinkan peserta untuk menghadiri salah satu atau keduanya. Dengan dunia yang secara bertahap membuka diri untuk langkah-langkah bisnis dalam mengendalikan virus corona, banyak tim industri acara mengalihkan acara mereka dari virtual ke hibrida. 

Meskipun acara tatap muka adalah yang paling menarik, ada peningkatan kebutuhan untuk mengakomodasi peserta lain yang tidak dapat mengikuti acara Anda secara langsung. Acara hibrida yang sukses bergantung pada kemampuan Anda untuk melibatkan audiens langsung dan virtual. Berikut ini adalah ide-ide keterlibatan peserta yang dapat Anda gunakan untuk meningkatkan peluang keberhasilan acara Anda berikutnya.

Ide Keterlibatan untuk Peserta Acara

1. Pahami audiens Anda

Jika Anda tidak mengetahui dan memahami kebutuhan audiens Anda, akan sulit untuk memuaskan mereka. Kebutuhan audiens Anda harus menjadi fondasi yang mendasari semua perencanaan acara Anda . Karena alasan ini, pertimbangkan untuk membiarkan peserta membentuk konten Anda. Anda dapat mengumpulkan informasi tentang preferensi peserta saat berinteraksi dengan mereka di media sosial, melalui email, dan saluran lainnya. ( forbes ) 

Tingkatkan dan buat survei pra-perencanaan acara yang disesuaikan, pastikan Anda menyertakan daftar keinginan audiens dalam perencanaan Anda.

2. Pahami rentang perhatian audiens Anda 

Sebaiknya buat presentasi dan sesi yang menarik dan hindari informasi yang berlebihan, jadi Anda hanya menyajikan informasi yang dapat ditindaklanjuti. Melibatkan pakar industri juga membantu membangkitkan minat dan perhatian peserta selama acara. ( markletic )

Perhatikan durasi sesi. Penelitian menunjukkan bahwa orang dewasa memiliki rentang perhatian belajar selama 90 menit. Pertimbangkan untuk menambahkan aktivitas interaktif dan jeda di sela-sela sesi jika sesi atau diskusi Anda berlangsung lebih lama dari jangka waktu tersebut. 

3. Ciptakan panggung dan layar yang menarik perhatian

Anda perlu memastikan panggung atau tempat pertunjukan Anda bagus dan terwakili dengan baik di layar saat dilihat oleh audiens virtual Anda. Dengan cara ini, Anda menggunakan panggung/tempat pertunjukan dan pendekatan pemutaran untuk melibatkan audiens virtual dan langsung. 

Saat menyiapkan panggung atau membuat visual, pastikan bahwa merek Anda terwakili dengan baik. Anda juga perlu mempertimbangkan merek sponsor dan mitra Anda, pastikan untuk menempatkannya di tempat yang menonjol di mana mereka akan mendapatkan peluang terbesar untuk mendapatkan kesan yang baik. 

4. Permudah proses onboarding

Orientasi ini berkaitan dengan audiens daring. Akan lebih baik jika Anda menunjukkan kesan pertama yang baik. Karena peserta daring dapat meninggalkan acara hanya dengan satu klik, Anda perlu memenuhi kebutuhan mereka dengan saksama. 

Berikan petunjuk yang jelas tentang cara masuk ke acara, sehingga orang tidak merasa frustrasi saat bergabung. Selain itu, pastikan sesi pertama acara sangat disukai. Pertimbangkan brosur elektronik interaktif untuk meringkas acara dengan cara yang menarik secara visual. Sentuhan tambahan ini dapat membantu menciptakan kesan pertama yang baik.

5. Buat transisi menjadi lancar

Baik saat Anda beralih antara slide atau sesi, penting untuk menjaga prosesnya tetap lancar. Peserta tidak boleh merasakan gangguan apa pun dalam alur acara mereka. 

Anda dapat membuat peserta tetap terlibat dan tertarik dengan musik latar dan visual yang menarik, iklan atau video dari mitra, dan banyak lagi. 61% pemasar menggunakan video sebagai elemen interaktif untuk membuat orang tetap terlibat. ( markletic )

6. Gunakan speaker sesuai permintaan

Menurut ( markletic ), sekitar 67% acara virtual menggunakan pembicara eksternal. Orang lebih suka menghadirkan pakar dan tokoh industri di acara tersebut. Namun, jika hal itu tidak memungkinkan, gunakan jasa profesional. Hadirkan pembicara sesuai permintaan di akhir acara untuk meningkatkan antisipasi peserta dan membuat mereka tetap terlibat selama acara berlangsung. 

Sebaiknya Anda juga mencari influencer untuk acara Anda. Menurut influencermarketinghub , “92% pemasar menganggap pemasaran influencer sebagai bentuk pemasaran yang efektif, dan 82% percaya bahwa kualitas pelanggan dari kampanye pemasaran influencer lebih baik daripada bentuk pemasaran lainnya.” Mereka dapat membantu Anda memperluas jangkauan sebelum dan selama acara. Mereka dapat membantu Anda memicu percakapan penting, sehingga meningkatkan minat peserta selama acara.

7. Hiburan yang aman

Fitur tambahan yang bagus untuk setiap acara adalah dengan menyertakan hiburan. Penghibur lokal, humoris, dan dinamis biasanya sangat populer. Daftar pengisi acara Anda dapat terdiri dari pesulap, instruktur yoga untuk waktu istirahat, penyanyi, atau bahkan komedian. Apa pun yang Anda pilih, buatlah sesuai selera dan sesuai dengan visi acara Anda.

8. Personalisasi pengalaman peserta

Ingatkan peserta tentang sesi mendatang melalui email dan aplikasi seluler. Personalisasi ini menunjukkan kepada mereka bahwa Anda peduli. Mengadopsi pemasaran dan otomatisasi acara membantu menciptakan pengalaman yang lebih personal. Gunakan nama peserta saat merujuk kepada mereka, pastikan Anda juga memperhatikan kata ganti.

9. Libatkan audiens virtual dan langsung 

Kita tidak dapat menyangkal bahwa orang terkadang merasa bosan di suatu acara, terutama jika acara tersebut berisi pidato yang panjang. Situasinya bisa lebih buruk bagi audiens virtual, karena beberapa orang mudah tertidur saat menonton acara di tempat tidur atau di sofa yang nyaman. 

Menurut Markletic, 71,1% penyelenggara acara mengatakan menghubungkan audiens langsung dan virtual merupakan tantangan terbesar mereka. Oleh karena itu, Anda memerlukan fasilitator yang baik yang dapat melibatkan peserta virtual dan langsung. Jika memungkinkan, dapatkan pembawa acara tradisional dan pembawa acara untuk audiens virtual (Pembawa Acara Virtual). Pembawa acara virtual bertanggung jawab untuk menyampaikan pertanyaan, komentar, dan umpan balik lainnya dari delegasi online kepada pembawa acara utama dan audiens langsung. Pembawa acara virtual dapat memperbolehkan beberapa peserta dari audiens virtual untuk berbagi pemikiran mereka. 

Pembawa acara virtual dan pemandu acara tradisional diharapkan dapat berkoordinasi, sehingga kedua audiens merasa terlibat. Pastikan pemandu acara meluangkan waktu untuk menyapa audiens daring; ia harus melihat ke kamera. Anda juga harus menyapa mereka yang ada di ruangan. Terakhir, pastikan jumlah peserta daring disebutkan. ( eventmanagerblog )

 10. Patuhi waktu dan jadwal acara

Berpegang pada jadwal berarti menyusun naskah dan merancang setiap momen pengalaman dengan presisi. Ingatlah bahwa, tidak seperti acara langsung di mana peserta memiliki banyak insentif untuk tetap mengikuti acara, yang diperlukan untuk keluar dari acara virtual hanyalah satu klik. Hargai waktu audiens Anda dan patuhi jadwal yang Anda janjikan, meskipun acaranya berjalan dengan baik. Akhiri dengan nada yang bagus.

11. Manfaatkan media sosial 

Media sosial dan platform seperti Twitter dan WhatsApp adalah platform tempat audiens langsung dan virtual dapat terhubung dan berinteraksi satu sama lain, bahkan saat acara masih berlangsung. Merupakan ide bagus untuk membuat tagar untuk acara atau grup WhatsApp bagi semua peserta guna memungkinkan interaksi ini. ( eventmanagerblog ).

Saat Anda ingin berbagi kiriman, coba beri tahu peserta tentang jangka waktu yang akan Anda lakukan untuk memungkinkan lebih banyak partisipasi peserta. 

Di awal acara, Anda dapat mengumumkan bahwa Anda akan memberi penghargaan kepada peserta media sosial yang paling interaktif. Penghargaan ini akan mendorong peserta untuk secara aktif mengikuti acara dan berinteraksi di platform media sosial Anda.

Dorong juga untuk berbagi. Berikan insentif kepada pengikut atau peserta yang membagikan streaming langsung, konten, atau postingan promosi Anda.

12. Berusaha keras untuk memberikan pengalaman virtual yang nyata.

Jika Anda menyelenggarakan acara yang memerlukan pengalaman langsung, lakukan upaya besar untuk melibatkan audiens virtual. 39% orang yang menghadiri acara hybrid secara virtual menyatakan bahwa mereka tidak merasa diikutsertakan dalam acara tersebut. (markletic)

Ada banyak cara untuk meningkatkan pengalaman peserta hybrid. Beberapa di antaranya memerlukan sedikit koordinasi tetapi dapat memberikan sentuhan pribadi bagi peserta.

Mengirimkan tas hadiah virtual kepada peserta merupakan cara satu arah bagi para profesional pemasaran acara untuk menciptakan pengalaman yang lebih inklusif bagi peserta hibrida. ( markletic )

Jika waktu memungkinkan, Anda dapat mengikutsertakan audiens daring dalam simulasi atau permainan di lokasi. Jika ada kegiatan di lokasi, Anda dapat membuat versi khusus untuk peserta virtual. Bagikan instruksi kepada mereka terlebih dahulu agar mereka siap dan bersemangat untuk berpartisipasi.

Dengan kata lain, jika Anda berencana untuk berbagi barang di acara langsung, aturlah agar barang-barang tersebut dikirimkan ke peserta virtual sebelumnya-jika memungkinkan- sehingga kedua audiens memiliki pengalaman yang sama.

13. Lakukan polling langsung

Melakukan jajak pendapat selama acara hybrid Anda merupakan cara yang bagus untuk membuat audiens tetap terlibat. Ini juga membantu Anda memperoleh wawasan yang lebih baik tentang masalah atau tantangan yang dihadapi peserta. Informasi yang Anda terima dapat membantu Anda meningkatkan acara di masa mendatang.

14. Adakan diskusi yang difasilitasi dan menarik 

Mengajak peserta untuk bekerja sama adalah cara yang bagus untuk meningkatkan keterlibatan di acara hybrid Anda. Buat kelompok kecil dan tunjuk orang untuk memimpin dalam berhubungan dengan kelompok. Kelompok ini dapat dibentuk secara langsung atau daring (ruang diskusi).