Tips Mencari Tempat Acara – Memilih Tempat untuk Acara
Menemukan tempat acara yang sempurna seharusnya menjadi tugas yang menyenangkan. Kenyataannya, ini adalah tantangan yang terus-menerus. Pasar selalu dipenuhi dengan berbagai pilihan, yang membawa dampak positif dan negatif. Meskipun ada baiknya diberi beberapa pilihan yang berbeda, sulit untuk memilih lokasi yang tepat untuk jenis acara tertentu. Ukuran, desain, dan aksesibilitas semuanya masuk dalam proses pengambilan keputusan. Bahkan ketika Anda yakin telah menemukan tempat yang tepat, itu harus sesuai dengan anggaran Anda.
Untuk membantu Anda menemukan lokasi acara, EventsCase telah menyusun beberapa kiat untuk membantu Anda. Berikut panduan tiga langkah untuk membantu Anda memulai.
Langkah pertama: selesaikan detail penting
Tidak ada salahnya mencari lokasi sebelum menjual tiket pertama Anda. Namun, saat akan bertemu dan bernegosiasi dengan pihak tempat, Anda harus menjelaskan informasi penting Anda.
Bekerjalah dengan tim Anda untuk menetapkan hal berikut:
- Anggaran Mu.
- Kehadiran Anda.
- Jenis acara yang Anda selenggarakan.
- Persyaratan untuk peserta (katering, kamar hotel, wi-fi).
- Persyaratan logistik (waktu dan akses untuk memuat).
- Persyaratan untuk pementasan (ketersediaan AV dan peralatan).
Dua poin teratas seharusnya cukup mudah untuk dinilai. Mungkin sulit untuk menentukan apa yang Anda butuhkan dalam hal peralatan AV dan akses ke tempat tersebut, tetapi saran kami adalah untuk menguraikan semuanya sesegera mungkin.
Kami telah melihat penyelenggara membuat kesalahan fatal dengan berasumsi bahwa mereka punya waktu 24 jam untuk membangun dan menyiapkan semuanya. Ketika mereka menyadari tempat tersebut akan menjadi tuan rumah acara lain sehari sebelumnya, rencana mereka mulai berantakan.
Dengan mengajukan pertanyaan yang jelas di awal, kemungkinan besar Anda akan menemukan solusi jika masalah terjadi.
Langkah kedua: Cara menemukan tempat
Seperti halnya mencari pakaian, mobil, atau bahkan rumah, jika menyangkut pencarian tempat acara, cara terbaik adalah dengan mencarinya di web.
Direktori daring seperti Hirespace memudahkan Anda memilah ratusan opsi untuk menemukan lokasi yang tepat. Yang terbaik dari semuanya, karena mereka bekerja berdasarkan komisi, Anda bahkan tidak perlu membayar untuk hak istimewa tersebut.
Selain platform daring, kami sarankan untuk bertanya kepada koneksi Anda (misalnya peserta sebelumnya, sponsor) apakah mereka dapat merekomendasikan tempat yang dapat dipertimbangkan. Tempat baru dibangun setiap minggu, dan tidak semuanya dapat ditemukan melalui direktori. Beberapa tempat benar-benar bergantung hanya pada rekomendasi dari mulut ke mulut untuk mendapatkan pelanggan. Dalam hal ini, yang terpenting adalah siapa yang Anda kenal dan apa yang Anda ketahui.
Acara yang lebih kecil bahkan mungkin dapat berjalan dengan solusi yang kreatif dan murah. Misalnya, jika Anda mengadakan acara jaringan dengan 30-40 peserta, apakah masuk akal untuk memesan lokasi eksternal? Menyelenggarakan acara di kantor Anda mungkin memberi Anda dorongan merek ekstra. Atau, Anda dapat menarik sponsor dan menggunakan sebagian lokasi mereka.
Langkah ketiga: Bagaimana bernegosiasi
Jadi, Anda hampir menyelesaikan misi pencarian lokasi acara. Anda telah mengidentifikasi lokasi yang sempurna dan semuanya berjalan lancar. Sekarang saatnya untuk menutup kesepakatan.
Setiap orang punya formula sendiri untuk bernegosiasi dengan tempat dan pemasok. Ada yang suka merahasiakan anggaran mereka untuk menghindari membayar terlalu mahal. Ada pula yang lebih suka pendekatan yang lebih transparan, di mana semua informasi sudah jelas.
Kami menyarankan Anda untuk mempertimbangkan empat hal sebelum memulai pembicaraan dengan suatu tempat. Keempat hal tersebut adalah:
- Asalkan belum ditetapkan, cobalah untuk fleksibel dengan tanggal Anda . Anda dapat menghemat banyak uang dengan memesan pada hari Rabu pagi daripada hari Jumat sore.
- Bersiaplah untuk membagi anggaran Anda jika harga awal terlalu tinggi. Setelah mengetahui angka tertinggi, Anda dapat melihat apakah mungkin untuk mencapai kesepakatan.
- Jual diri Anda ke tempat penyelenggaraan. Jika Anda memiliki ratusan atau ribuan peserta, yang semuanya dapat menyelenggarakan acara mereka sendiri di masa mendatang, Anda harus menjelaskan implikasi positif dari bisnis Anda. Nama Anda pada akhirnya dapat menjadi yang terbesar dalam portofolio mereka.
- Bahkan jika hanya ada satu pilihan yang benar-benar Anda inginkan, ingatlah untuk mengumpulkan penawaran harga dari tempat lain. Ini dapat membantu Anda menawar dengan seseorang yang mengenakan harga lebih tinggi dari pesaingnya.
Proses pencarian tempat acara tidak serumit kedengarannya. Asalkan Anda merencanakan setiap langkahnya dengan matang, Anda pun dapat menemukan tempat yang sempurna untuk acara kumpul-kumpul Anda.