Strategi Pra-Acara untuk Membantu Mempromosikan Acara Mendatang

Anda pernah menyelenggarakan acara yang sangat sukses. Anda menghabiskan waktu berbulan-bulan untuk mempromosikannya. Sekarang, Anda ingin mengadakan acara yang sukses lagi. 

Tapi darimana Anda memulai?

Menindaklanjuti peserta acara sebelumnya? Menjalankan iklan Google? Memulai kampanye media sosial? SEO? Menyebarkan informasi melalui surat langsung? Atau melakukan semuanya sekaligus dengan tergesa-gesa?

Dengan dua puluh cara berbeda untuk memasarkan acara Anda melalui dua puluh sarana berbeda, Anda akhirnya akan merasa buntu. 

Jadi, cara terbaik adalah dengan memecah strategi promosi Anda menjadi beberapa bagian yang mudah dikelola agar dapat dicapai. 

Panduan ini akan memberi Anda semua trik untuk merancang rencana tindakan yang dapat dicapai untuk promosi acara. 

Rencana tindakan yang akan mengarahkan audiens target Anda ke acara mendatang dan membantu meningkatkan keterlibatan. 

Sudah bersenjata lengkap? Mari kita bahas lebih lanjut! 

Apa itu Promosi Acara?

Kami mendefinisikan promosi acara sebagai:

“ Menggunakan berbagai strategi pemasaran dan saluran yang berbeda untuk menyebarkan informasi tentang acara Anda. Moto di balik promosi acara adalah untuk memperoleh keterlibatan publik yang lebih besar dan pada akhirnya meningkatkan jumlah pengunjung acara .” 

Interaksi jaringan tatap muka adalah cara tradisional untuk mempromosikan acara Anda. 

Namun, dengan kemajuan teknologi dan maraknya penyebaran COVID-19, hampir menjadi hal mutlak untuk beradaptasi dengan teknik pasar tradisional. 

Sekarang adalah era dunia digital. Oleh karena itu, saluran digital seperti media sosial, buletin email, dan iklan berbayar, dll., merupakan cara yang sangat baik untuk melaksanakan promosi acara di era modern. 

Bagaimana Mempromosikan Suatu Acara?

Jawaban satu kata adalah –  kampanye pemasaran terpadu .

Kampanye terpadu merupakan usaha patungan berbagai saluran pemasaran untuk mempromosikan suatu acara. 

Koordinasi periklanan antara media digital dan media cetak ini bergantung pada audiens Anda. 

Misalnya, jika audiens Anda adalah orang-orang lama, Anda mungkin ingin memilih surat langsung. 

Statistik menunjukkan bahwa generasi milenial, usia 18 – 34 tahun , sangat dipengaruhi oleh influencer media sosial. Jadi, penggunaan Facebook harian mereka sangat tinggi – 77%, dibandingkan dengan kelompok usia 35 – 54 tahun dengan penggunaan 68%, dan 52% dari mereka yang berusia 55 tahun ke atas.

Jika Anda ingin menjangkau audiens yang lebih luas kali ini, identifikasi audiens target Anda. Ketahui media mana yang menurut mereka dapat diandalkan. 

Baru setelah itu Anda dapat menentukan cara menargetkan mereka. Dan apakah pesan Anda akan menarik perhatian mereka atau tidak. 

Sekarang kita akan membahas beberapa kiat dan trik untuk menggunakan kembali konten promosi dari acara sebelumnya. 

Bagaimana Cara Menggunakan Kembali Materi Pemasaran dari Acara Sebelumnya?

Menggunakan kembali konten dari promosi acara tahun lalu akan menghemat banyak uang 

waktu. 

Konten ini dapat mencakup cuplikan video acara, gambar acara, kredensial pembicara tamu, dan ulasan peserta untuk pemasaran. 

Mari kita bahas lebih detail. 

• Video promosi

Jangan beritahu orang lain betapa hebatnya acara mendatang Anda. 

Sebaliknya, tunjukkan pada mereka. 

Buat video pemasaran menggunakan video dan gambar yang sudah ada dari acara sebelumnya. Ini akan membantu imajinasi mereka untuk memvisualisasikan apa yang dapat mereka harapkan di acara mendatang. 

Kirim video ini ke daftar email Anda. Tampilkan di situs web Anda. Dan sebarkan di saluran media sosial Anda. 

Cobalah untuk mempromosikan video pendek karena video tersebut cenderung lebih banyak ditonton di media sosial. Untuk interaksi yang optimal, pertahankan durasi sekitar SATU MENIT . 

• Pamerkan Pembicara Sebelumnya

Nama-nama besar memanfaatkan setiap acara yang terkait dengan nama mereka. 

Kredibilitas mereka menarik orang untuk mendaftar ke acara Anda. Jadi, tonjolkan mereka. 

Tampilkan agenda dan tema tahun lalu untuk meningkatkan keterlibatan yang berarti untuk acara Anda mendatang. 

• Ulasan Positif

Mari kita hadapi kenyataan – orang lebih memercayai ulasan daripada klaim merek. Statistik juga menunjukkan bahwa 88% pelanggan hanya mengandalkan ulasan dan promosi dari mulut ke mulut.  

Pengunjung acara Anda sebelumnya adalah tambang emas materi promosi. Pelajari cara memanfaatkan testimonial untuk keuntungan Anda. 

Menyoroti umpan balik positif dari peserta acara Anda sebelumnya akan membuktikan bahwa tim Anda bermutu dan acara Anda wajib dihadiri. 

• Tempatkan ulasan di bagian paling menonjol di situs web Anda. 

Sekarang santai saja! Orang-orang akan mendengarkan, dan pendaftaran akan meroket. 

• Testimoni Video 

Tingkatkan kampanye promosi Anda dengan meminta pendaftar dan pembicara tahun sebelumnya merekam video tentang seberapa bernilai acara Anda. 

Jika pembicara berbicara baik tentang perusahaan Anda, itu seperti dipromosikan dari direktur ke C-Suite. 

Anda pasti akan menutup lebih banyak penjualan tanpa terdengar terlalu berjualan.

Bagaimana Mempromosikan Acara Anda melalui Media Sosial?

Dalam hal menjangkau audiens yang lebih luas dan beragam, media sosial menawarkan praktik terbaik sejauh ini. 

Anda dapat menjalankan iklan berbayar untuk menyebarkan informasi ke khalayak yang lebih beragam dan menyiapkan acara yang mengarahkan pengguna ke halaman pendaftaran/penjualan Anda. 

Berikut adalah beberapa kiat cepat untuk memaksimalkan strategi pemasaran Anda di media sosial.

• Konsisten dengan Hashtag dan Event Handle Anda 

Menurut Inc.com, tweet dengan hashtag mendapatkan interaksi dua kali lipat dari tweet tanpa hashtag.

Anda melihat pentingnya menggunakan #tagar , bukan? 

Jadi, pastikan untuk menggunakannya dengan tepat. 

Saluran media sosial ini memiliki dukungan default untuk tagar: Facebook, Instagram, Pinterest, Twitter, dan Google+.

Tentukan tagar “ merek” yang kreatif dan gunakan untuk materi acara di seluruh media sosial. 

Ini akan membantu calon peserta Anda mengakses saluran sosial Anda. Ini juga menjadi faktor dalam membangun konsistensi terhadap merek Anda dan kredibilitas acara Anda.

Dorong juga pembicara tamu dan pendaftar untuk memposting tentang acara Anda di media sosial mereka menggunakan tagar Anda. Ini akan menjaga momentum tetap berlanjut bahkan setelah acara selesai. 

• Penargetan Ulang Iklan Facebook

Facebook adalah platform hebat untuk melacak pengunjung yang telah mengunjungi situs web Anda tetapi belum mendaftar. 

Anda dapat menutup penjualan dengan menargetkan ulang sebagian prospek tersebut dan membawa mereka kembali ke situs web Anda – akhirnya halaman pendaftaran. 

Melalui penargetan ulang, peluang konversi pelanggan dapat meningkat hingga 70%. 

• Iklan Bersponsor LinkedIn

Jika Anda menargetkan para profesional, cara terbaik untuk mempromosikan konten Anda adalah melalui  iklan bersponsor LinkedIn . 

Fitur ini sangat efektif karena LinkedIn menyimpan basis data jutaan profesional di seluruh dunia. 

Jadi, Anda dapat mengiklankan acara Anda kepada sekelompok orang tertentu yang bisa mendapatkan manfaat maksimal dari penawaran Anda.

• Buletin Email 

Memiliki daftar email berisi calon pelanggan merupakan faktor penting dalam keberhasilan acara Anda. Orang-orang ada di daftar email Anda hanya karena Anda menawarkan sesuatu yang bernilai.

Dan mempromosikan acara Anda melalui buletin email adalah kesempatan Anda untuk menawarkan sesuatu  yang lebih  bermakna kepada mereka. 

Hal ini karena hampir 46,4% konsumen juga lebih suka dihubungi melalui email. Itu sangat besar!

Anda dapat mulai membicarakan acara Anda dua hingga tiga bulan sebelum tanggal acara. 

Dan kemudian kirimkan mereka undangan resmi atau arahkan mereka ke halaman penjualan Anda.

Undangan email yang baik memiliki komponen utama berikut:

• Memiliki rincian utama (pembicara tamu, tempat, waktu, dll.). 
• Ini menunjukkan bagaimana hal itu akan berdampak pada peserta. 
• Itu bersifat pribadi dan singkat. 

Setelah itu, Anda dapat sesekali mengingatkan daftar email Anda tentang acara mendatang. 

• Tautan Rujukan

Sebuah survei menunjukkan bahwa 61% pelanggan membuat satu rujukan, 34% membuat 2 hingga 10 rujukan, sementara 5% pelanggan membuat 11 rujukan atau lebih. 

Jadi, gunakan teknik ini untuk menguntungkan audiens Anda dengan mengubah mereka menjadi pendukung. 

Hasilkan tautan rujukan bagi peserta yang baru terdaftar untuk disebarkan dalam lingkaran sosial mereka. 

Untuk mendapatkan lebih banyak tautan rujukan, Anda dapat mempertimbangkan untuk memberikan peserta Anda insentif berupa diskon setiap kali pihak ketiga mendaftar menggunakan tautan unik mereka. 

Lalu lintas organik dalam bentuk ini akan meningkatkan permainan pemasaran Anda dan menghasilkan lebih banyak peserta untuk acara Anda mendatang.

• Geofilter dan Geofencing Instagram/Snapchat 

Instagram dan Snapchat memberi kemewahan bagi para pebisnis untuk membeli dan menyesuaikan filter mereka sendiri untuk acara tertentu. 

Anda dapat memutuskan berapa lama ia tetap aktif. 

Saat peserta Anda berada di dekat tempat acara Anda, mereka akan menerima akses eksklusif ke geo-filter tersebut. 

Peserta Anda dapat berbagi konten dengan filter tersebut, sehingga menjangkau lebih banyak orang. 

Instagram juga memfasilitasi bisnis dengan fitur  geofencing  untuk menjalankan iklan yang lebih tepat berdasarkan lokasi pengguna. 

Dengan ini, Anda dapat mempromosikan konten Anda sejak awal jika acara Anda akan berlangsung dalam beberapa minggu mendatang atau sedang berlangsung sekarang,

Semua pekerjaan promosi ini merupakan tugas yang berat, yang membutuhkan banyak sumber daya. Jadi, kami sarankan untuk melibatkan tim Anda untuk mendapatkan hasil yang maksimal. 

Bagaimana Membagi Beban Kerja Menjadi Bagian-Bagian yang Mudah Dikelola?

• Libatkan sponsor 

Tahukah Anda bahwa pemangku kepentingan lokal dapat turun tangan dan mensponsori kampanye pemasaran Anda – asalkan mereka menghasilkan lebih banyak ROI sebagai imbalannya? 

Mereka dapat mensponsori kampanye pemasaran Anda melalui buletin email mereka. Atau dengan berkolaborasi dalam membuat konten yang memasarkan acara tersebut. 

Jadikanlah ini sebuah usaha patungan dan ajukan beberapa keuntungan sebagai imbalannya.

• Libatkan Rekan Satu Tim 

Tim yang baik menghasilkan perusahaan yang sukses. 

Rekan satu tim Anda yang bukan bagian dari tim pemasaran dapat berbagi sebagian beban. 

Minta mereka untuk bergandengan tangan demi kepentingan perusahaan. 

Untuk mendapatkan dukungan kolektif, Anda dapat menawarkan mereka insentif. Misalnya, tim mana pun yang memperoleh lebih banyak pendaftaran akan mendapatkan hadiah kejutan. Kemenangan untuk semua pihak.