Cara Menggunakan Teknologi Acara untuk Acara Perusahaan Anda (Di Bawah 1000 Karyawan)

Ini adalah bagian terakhir dari seri kami tentang cara menggunakan teknologi acara untuk acara perusahaan Anda. Mungkin ini yang paling penting karena banyak acara perusahaan yang pesertanya kurang dari jumlah ini: <1000 peserta.

Untuk acara yang dihadiri ratusan peserta, Anda harus dilengkapi dengan peralatan yang tepat untuk memastikan bahwa semua proses dapat diterima dengan baik oleh publik. Ingatlah bahwa kesan pertama akan bertahan lama. Anda tidak hanya harus mempersiapkan acara itu sendiri, Anda juga harus mempertimbangkan hari-hari menjelang dan bahkan hari-hari setelahnya.

Siapa titik kontak pertama Anda dengan peserta? Sejauh mana Anda harus mengirimkan komunikasi pasca-acara? Ini adalah pertanyaan yang harus Anda pertimbangkan.

Sebelum acara

Dalam kebanyakan kasus, titik kontak pertama Anda dengan peserta adalah saat Anda menargetkan mereka dengan komunikasi resmi dan membujuk mereka untuk bergabung. Bergantung pada sifat acara perusahaan Anda, ini dapat berupa email, pengumuman, atau bahkan iklan di media sosial.

Pada tahap ini, Anda harus memastikan bahwa Anda memiliki situs web dan proses pendaftaran yang berfungsi. Beri tahu mereka mengapa mereka harus menghadiri acara Anda melalui situs web yang menarik dengan tujuan akhir agar mereka mendaftar untuk acara Anda. 

Setelah mereka mengonfirmasi keikutsertaannya, alangkah baiknya untuk meluncurkan aplikasi acara yang tidak hanya memungkinkan peserta mengakses informasi penting acara tetapi juga memfasilitasi check-in pada hari acara Anda.

Aplikasi acara Eventscase, misalnya, memungkinkan peserta untuk membuat kode QR unik yang kemudian dapat dipindai untuk check-in atau digunakan untuk mencetak lencana mereka melalui Kotak Di Tempat kami.

Menyampaikan acara yang memukau

Acara itu sendiri akan membutuhkan banyak persiapan. Tetapkan agenda terlebih dahulu dan untuk format acara seperti konferensi dan pameran dagang, pastikan untuk memberikan nilai tambah kepada peserta Anda menggunakan konten yang relevan dan bermanfaat. Undang pakar industri untuk berbicara atau selidiki hak istimewa pembicara melalui kompetisi. Anda tidak ingin terus-menerus membicarakan topik yang sama tahun demi tahun atau acara Anda akan kehilangan daya tariknya bagi audiens Anda.

Untuk tahap ini, pertimbangkan juga format acara Anda. Jika Anda menyelenggarakan acara tatap muka, alat seperti aplikasi acara dapat membantu dalam membangun jaringan peserta dan memungkinkan peserta berpartisipasi dalam aktivitas interaktif seperti jajak pendapat langsung atau tanya jawab. 

Jika Anda mengikuti format virtual atau hybrid, sangat penting bagi Anda untuk menggunakan fasilitas daring yang memungkinkan Anda untuk menyiarkan langsung acara Anda dan mengundang peserta untuk berpartisipasi dari jarak jauh. Eventscase menawarkan alat tersebut melalui Digital Venue yang telah memenangkan penghargaan pada tahun 2021 untuk “Teknologi Terbaik untuk Acara Virtual” di Global Eventex Awards.

Kumpulkan umpan balik dari peserta Anda

Untuk menutup acara Anda, pastikan untuk mengumpulkan umpan balik yang berharga dari para peserta dalam bentuk survei pasca-acara. Jika hal ini terbukti sulit dilakukan di masa lalu, cobalah untuk memberi insentif kepada peserta dengan memberi penghargaan kepada peserta yang paling aktif. Hal ini akan memungkinkan Anda untuk mengumpulkan data penting yang dapat Anda analisis secara objektif untuk mencapai peningkatan yang signifikan bagi acara Anda.

Eventscase juga menawarkan alat survei pasca-acara dalam platformnya. Anda dapat dengan mudah mengunduh hasil dalam file CSV kapan saja.

Kesimpulan: gunakan perangkat lunak manajemen acara all-in-one

Jika Anda melihat pola apa pun di blog ini, itu berarti kami menawarkan berbagai alat untuk memenuhi kebutuhan Anda sebelum, selama, dan setelah acara. Poin terpenting di sini adalah Anda harus mengotomatiskan berbagai proses dan menggunakan teknologi acara.

Dalam lima tahun terakhir, kami telah menemukan klien baru yang masih menjadi korban proses administrasi yang tidak efektif dan manual. Menjelang akhir tahun 2022, kami berharap agar lebih banyak penyelenggara acara dapat memahami pentingnya menyederhanakan berbagai proses manajemen acara di bawah satu platform. 

Kekuatan teknologi acara tidak dapat diremehkan. Eventscase mencakup ratusan kasus penggunaan melalui rangkaian produknya dan juga mengakomodasi integrasi dengan platform lain seperti CRM untuk mengakomodasi manajemen data cerdas.

Pesan demo hari ini jika Anda menginginkan ikhtisar pribadi tentang bagaimana kami dapat membantu Anda untuk semua acara perusahaan Anda.