Cara Mendapatkan Lebih Banyak Sponsor untuk Acara Anda

Sponsorship merupakan salah satu sumber pendanaan dan pendapatan terpenting bagi penyelenggara acara – jadi semakin banyak sponsor yang dapat Anda tarik, semakin baik. Namun, menemukan perusahaan yang bersedia mensponsori acara dan meyakinkan mereka untuk bekerja sama dengan Anda bisa jadi sulit. 

Dalam postingan ini, kami akan membantu Anda mengatasi tantangan ini dengan mengungkap enam kiat ahli yang akan menunjukkan kepada Anda cara mendapatkan lebih banyak sponsor untuk acara Anda.

1. Identifikasi apa yang Anda tawarkan sebagai balasannya

Sponsorship acara merupakan hubungan dua arah. Perusahaan tidak mensponsori acara karena rasa amal atau niat baik – mereka melakukannya karena mereka mendapatkan sesuatu yang berharga sebagai balasannya . 

Kunci untuk menarik lebih banyak sponsor adalah memahami nilai apa yang dapat Anda tawarkan kepada mereka sebagai imbalan atas investasi mereka dan menjadikannya fokus proposal Anda. Bisa jadi:

• Peningkatan kesadaran merek : Acara dapat membantu sponsor menjangkau khalayak luas dalam target demografi mereka, sehingga meningkatkan kesadaran dan sentimen merek.
• Peluang untuk menghasilkan prospek : Anda mungkin ingin menawarkan sponsor kesempatan untuk berbicara kepada peserta acara. Mereka dapat menggunakan peluang seperti ini untuk mengumpulkan data dari calon pelanggan dan menghasilkan prospek baru. 
• Akses ke data : Acara sering kali memberi Anda akses ke banyak data berharga tentang peserta Anda. Memberikan sponsor akses ke data ini dapat membantu menginformasikan strategi pemasaran mereka melalui analisis prediktif.

Untuk mengidentifikasi apa yang dapat Anda tawarkan sebagai imbalannya, Anda dapat mulai dengan melihat data. Hampir 25% penyelenggara acara tidak menyediakan analisis acara apa pun untuk membuktikan laba atas investasi (ROI) sponsor. Jangan menjadi salah satu dari mereka.

Jika Anda pernah menyelenggarakan acara yang disponsori sebelumnya, Anda mungkin ingin menghubungi sponsor Anda sebelumnya dan bertanya tentang hasil yang mereka peroleh. Apakah ada peningkatan yang nyata dalam sentimen merek setelah acara? Apakah penjualan mereka meningkat secara keseluruhan selama 12 bulan berikutnya? 

Jika demikian, tanyakan apakah mereka dapat membagikan data mereka dengan Anda – ini akan menjadi bukti sosial yang berharga dan membantu Anda menciptakan nilai bagi sponsor di masa mendatang . 

Misalnya, pada tahun 2013, penyelenggara Pax Prime membuat perburuan kode QR untuk mempromosikan sponsor mereka, Doritos dan Mountain Dew. Peserta akan mendapatkan poin untuk setiap kode QR yang dipindai. Poin ini dapat ditukarkan di pasar Mountain Dew dan Doritos. 

Lebih dari 150.000 kode dipindai dan 5.000+ hadiah ditebus di acara tersebut.

2. Targetkan perusahaan yang tepat

Mempromosikan acara Anda ke sponsor potensial memerlukan waktu dan usaha, jadi tidak ada gunanya membuang waktu menghubungi perusahaan yang tidak akan pernah tertarik dengan apa yang Anda tawarkan. 

Sebaliknya, Anda sebaiknya memfokuskan upaya Anda untuk mengajukan penawaran kepada perusahaan yang cocok untuk acara tersebut, yang berarti mereka harus:

• Berada di ceruk yang sama : Misalnya, jika Anda menyelenggarakan acara olahraga, Anda ingin menargetkan perusahaan di industri olahraga.
• Miliki basis pelanggan yang selaras dengan audiens Anda : Perusahaan biasanya ingin mensponsori acara yang memberi mereka akses ke segmen audiens tertentu yang selaras dengan target pasar mereka dalam hal demografi dan minat.
• Tertarik dengan peluang sponsorship : Idealnya, Anda ingin menghubungi perusahaan yang Anda tahu sedang aktif mencari peluang sponsorship. Misalnya, perusahaan yang pernah mensponsori acara serupa di masa lalu merupakan target yang bagus.
• Miliki daya beli yang tepat : Jika Anda mencari sponsor bernilai tujuh digit, Anda sebaiknya menargetkan merek besar dengan anggaran besar.

Salah satu cara untuk menemukan perusahaan yang cocok adalah dengan mencari acara serupa dengan acara Anda yang pernah diadakan di masa lalu, melihat siapa yang mensponsori acara tersebut, dan menghubungi perusahaan yang sama.

Berikut contoh email sponsor acara yang dapat Anda kirim.

Kolektif Sponsorship

3. Temukan kontak yang tepat

Setelah Anda membuat daftar sponsor potensial, Anda perlu menemukan titik kontak yang tepat untuk masing-masing sponsor.

Idealnya, Anda harus menghubungi langsung pembuat keputusan utama di perusahaan tempat Anda berharap mendapatkan sponsor, yang mampu membuat panggilan pemasaran strategis semacam ini dan mengalokasikan anggaran.

Setiap perusahaan memiliki hierarki dan peran pekerjaan yang berbeda, jadi Anda mungkin perlu mencari tahu siapa orangnya. Bisa jadi kepala pemasaran, manajer kemitraan merek, atau bahkan ‘manajer sponsorship’ khusus. 

Setelah Anda tahu siapa yang harus diajak bicara, langkah pertama yang harus Anda lakukan mungkin adalah mengirim email kepada mereka (kecuali Anda memiliki koneksi bersama yang dapat memperkenalkan Anda). 

Dalam email Anda, Anda ingin menguraikan proposal Anda dan mengundang mereka untuk menjadwalkan panggilan/pertemuan untuk membahasnya lebih lanjut.

4. Sempurnakan proposal sponsor acara Anda

Proposal sponsorship Anda adalah bagian terpenting dari promosi Anda. Ini adalah kesempatan Anda untuk menguraikan secara rinci mengapa mereka ingin bermitra dengan Anda dan meyakinkan mereka bahwa hal itu sepadan.

Secara umum, proposal Anda harus menyoroti insentif apa pun yang dapat Anda tawarkan. Proposal harus menjelaskan siapa audiens Anda dan jenis ROI apa yang dapat diharapkan sponsor dari acara tersebut, dan mendukung semua ini dengan data.

Sebaiknya Anda juga mempersonalisasi proposal Anda untuk setiap perusahaan yang Anda tuju. Luangkan waktu untuk memahami nilai-nilai dan tujuan pemasaran mereka, dan soroti bagaimana acara Anda selaras dengan nilai-nilai tersebut dan dapat membantu mereka mencapai tujuan tersebut dalam proposal Anda.

Berikut cuplikan dari situs web JSConf Budapest tentang berbagai acara mereka sebelumnya. Cuplikan ini berisi informasi penting yang akan disertakan dalam proposal sponsor acara.

Sumber: JSConf Budapest 2022

5. Tawarkan beberapa paket sponsor

Kiat lain untuk menarik lebih banyak sponsor adalah dengan menawarkan beberapa tingkatan paket sponsor. Ini memungkinkan Anda untuk melayani sponsor dengan anggaran yang berbeda. Misalnya, Anda dapat menawarkan:

• Paket emas ($10.000) yang mencakup iklan spanduk, merek sponsor pada semua materi acara cetak, stan pameran, dan kesempatan untuk berbicara kepada peserta melalui sesi pembicara.
• Paket perak ($2.000) yang mencakup stan pameran dan branding pada semua materi acara cetak
• Paket perunggu ($500) yang hanya mencakup logo kecil yang dicetak pada materi acara

Paket sponsor gabungan semacam ini yang mengombinasikan penawaran kesadaran dan nilai mencakup 67% dari semua paket acara pada tahun 2019.

6. Manfaatkan hubungan yang sudah ada

Hubungan Anda dengan sponsor acara tidak boleh berakhir saat acara berakhir. Penting untuk menjaga dan memelihara hubungan tersebut karena dapat membantu Anda mendapatkan sponsor di masa mendatang.

Misalnya, menyertakan testimoni dari sponsor sebelumnya dalam proposal Anda dapat membantu meningkatkan kepercayaan terhadap acara Anda dan membantu Anda menarik sponsor baru. 

Anda juga dapat menghubungi sponsor sebelumnya untuk mengetahui apakah mereka ingin mensponsori acara mendatang Anda lagi. Jika mereka melihat keuntungan yang bagus pada acara sebelumnya dan mereka memiliki anggaran untuk itu, mereka mungkin akan menerima tawaran tersebut.