Tips Perencanaan Acara – Cara Menjaga Semuanya Tepat Waktu, Sesuai Anggaran, dan Sesuai Rencana

Merencanakan sebuah acara bisa jadi pekerjaan yang sulit. Baik Anda hanya mengelola satu konferensi, atau serangkaian pameran selama beberapa bulan, Anda mungkin akan menghadapi tantangan yang biasa.

Ini termasuk, tetapi tidak terbatas pada, titik-titik kritis berikut:

• Kurangnya waktu – Sering kali akibat terlalu banyaknya acara atau tugas yang harus dikelola, kita semua berharap memiliki beberapa hari lagi untuk menyelesaikan semuanya.
• Kurangnya anggaran – Sebagian besar acara perlu dibiayai dengan cara tertentu. Sangat mudah untuk mengeluarkan uang secara berlebihan, terutama jika Anda melakukan sesuatu untuk pertama kalinya.
• Kurangnya kerja sama – Bahkan beberapa manajer acara yang paling berpengalaman pun mengalami kesulitan dalam mengatur pembicara, pemasok, dan peserta.
• Kurangnya organisasi – Untuk memastikan keberhasilan, setiap anggota tim harus terorganisir dan bekerja sama.

EventsCase telah mengalaminya sepanjang hidup kami. Dari berurusan dengan manajer acara setiap hari, kami telah memperoleh beberapa kiat perencanaan acara yang berguna yang dapat membantu Anda menghindari beberapa masalah di atas.

Tips perencanaan acara untuk menghemat waktu

Jika Anda perlu meluangkan waktu beberapa jam untuk mengerjakan hal-hal yang penting, mengapa tidak membiarkan teknologi Anda menangani beberapa tugas yang lebih membosankan dan menyita waktu? Gunakan platform manajemen acara untuk mengotomatiskan pengiriman informasi penting, seperti konfirmasi pemesanan dan Tanya Jawab Umum.

Anda dapat menggunakan teknologi yang sama untuk memfasilitasi jaringan satu lawan satu antara peserta, yang dapat menghemat waktu Anda yang tak terhitung jumlahnya dibandingkan dengan acara yang sibuk.

Ide lain yang lebih mendasar adalah merencanakan acara Anda sedini mungkin. Dengan begitu, Anda telah memberikan waktu sebanyak mungkin untuk mengaturnya. Anda juga harus terbiasa mendelegasikan tugas kepada anggota tim lain, mengingat Anda tidak dapat berada di mana-mana sekaligus.

Tips perencanaan acara untuk melacak pengeluaran

Spreadsheet dapat membantu Anda mengelola anggaran secara efektif, tetapi jangan lupakan kemampuan alat perencanaan acara untuk tujuan yang sama. Alat tersebut akan memberikan gambaran yang lebih mendalam tentang biaya dan pengeluaran Anda, sehingga Anda dapat melakukan penyesuaian bila perlu.

Rasio juga penting saat merencanakan anggaran acara. Untuk konferensi pada umumnya, Anda dapat mengalokasikan sekitar 20% untuk menyewa tempat, sedangkan pembicara membutuhkan 30%. Sebagian besar dari 50% sisanya akan digunakan untuk biaya pemasaran dan produksi. Jangan menebak-nebak persentase ini – persentase ini harus berasal dari analisis pasar Anda.

Namun, yang terpenting, jangan takut untuk meminta lebih banyak uang jika Anda dapat membenarkannya. Sekitar 26,1% manajer acara memperkirakan anggaran acara mereka akan meningkat pada tahun 2019. Terkadang, biaya yang dikeluarkan sedikit lebih mahal dari yang Anda perkirakan.

Tips perencanaan acara untuk mendapatkan kerja sama

Acara dapat gagal tanpa kesalahan dari penyelenggaranya. Pembicara, pemasok, peserta, dan sponsor masing-masing memiliki tugas yang berbeda untuk dijalankan. Ketika mereka sulit diajak bekerja sama, masalah pun muncul.

Saran kami adalah mencatat setiap interaksi dengan pihak-pihak tersebut dalam suatu sistem. Dengan memiliki satu basis data, Anda dapat melihat siapa yang unggul dan siapa yang tertinggal.

Terkadang ada baiknya bersikap tegas terhadap individu tertentu. Jika seorang pembicara gagal menyerahkan slide deck tepat waktu, Anda seharusnya sudah menyiapkan seseorang untuk menggantikannya jika perlu.

Kadang-kadang, masalahnya ada di tim Anda sendiri, yang bahkan lebih mudah dipecahkan. Dengan menggunakan sistem manajemen proyek untuk menetapkan tugas dan tenggat waktu, setiap orang akan tahu di mana posisi mereka.

Tips perencanaan acara untuk meningkatkan organisasi

Jika kita telah belajar sesuatu dari pengalaman kita selama bertahun-tahun dalam bisnis acara , kita dapat bersikap setenang laut saat segala sesuatunya direncanakan. Itu tidak mencegah terjadinya bencana besar pada hari itu.

Acara yang terorganisasi dengan baik akan mengikuti jadwal untuk setiap anggota staf, yang merinci di mana seseorang harus berada pada waktu tertentu. Anda harus memiliki satu saluran untuk berkomunikasi dengan tim Anda (grup WhatsApp sangatlah tepat) dan menjaga semuanya tetap relevan. Percakapan yang tidak penting akan membuat keadaan darurat semakin sulit ditemukan.

Untuk mengurangi beban pada sumber daya Anda, pastikan untuk mengalihkan sebanyak mungkin tekanan ke teknologi Anda. Tugas seperti mengirim pesan “terima kasih” dapat memakan waktu berjam-jam untuk diselesaikan. Hal yang sama berlaku untuk membangun jaringan antar peserta; teknologi layanan mandiri memungkinkan mereka memesan rapat sesuai keinginan mereka sendiri. Mesin dapat melakukan tugas-tugas ini lebih cepat, dan dengan lebih sedikit kesalahan.