Teknologi Acara untuk Perusahaan – Kunci Perencanaan yang Efisien

Baik perusahaan Anda besar, kecil, atau di antara keduanya, Anda seharusnya sudah tahu tentang pentingnya mendorong efisiensi di setiap area yang memungkinkan. Bisnis masa kini harus efisien, tangkas, dan reaktif terhadap perubahan di pasar mereka. Setiap fungsi merupakan roda penggerak yang vital, dan jika ada yang tidak berjalan pada kecepatan atau biaya yang tepat, hal itu harus segera diatasi.

Efisiensi perlu diterapkan pada semua aspek di tempat kerja, dan hal itu pasti berlaku pada acara-acara mereka; sesuatu yang secara aktif tengah ditingkatkan produksinya oleh para pebisnis.

Satu perusahaan akan menyelenggarakan ratusan atau bahkan ribuan acara dalam setahun. Sebagai pengganti perencana acara spesialis, manajemen acara sering kali dipercayakan kepada seorang karyawan di departemen pemasaran atau humas, yang perannya mencakup lebih dari sekadar penjadwalan rapat internal dan program pelatihan.

Jika kita melihat perusahaan pada umumnya, mereka mungkin mengikuti jadwal bulanan yang mencakup opsi-opsi berikut:

• Pameran perdagangan
• Konferensi
• Upacara penghargaan
• Acara internal
• Pertemuan pribadi
• Acara pelatihan karyawan

Ada banyak sekali ide acara di luar sana dan korporasi kami tampaknya mampu mencakup sebagian besar basisnya.

Terlepas dari kendala dan tantangan yang mereka hadapi, setiap penyelenggara acara pasti ingin memberikan pengalaman yang berkualitas. Namun, bagaimana hal itu dapat dilakukan jika ada begitu banyak pekerjaan lain yang harus diselesaikan? Jawabannya terletak pada perangkat lunak manajemen acara dan beberapa fiturnya yang lebih penting.

Satu platform untuk menguasai semuanya

Perusahaan tidak punya waktu untuk membuang-buang waktu pada proses yang tidak efisien, seperti pengelolaan berbagai teknologi. Platform ideal mereka harus dapat menerima pemesanan dan pembayaran, mengubah catatan peserta, dan segala hal di antaranya.

Terkadang, sulit untuk membayangkan bahwa satu teknologi dapat memenuhi banyak tugas yang Anda anggap harus dilakukan dengan alat yang berbeda. Jika Anda menyelenggarakan acara untuk sebuah perusahaan dan menggunakan solusi yang berbeda untuk pendaftaran, pemasaran, komunikasi, dan administrasi (misalnya pembayaran, pencatatan perubahan), inilah saatnya untuk mencari pemasok baru.

Platform modern mampu menangani seluruh proses manajemen acara , memberi Anda lebih banyak waktu untuk dihabiskan di area yang benar-benar membutuhkan perhatian. Anda bisa saja membuang-buang waktu dan uang untuk teknologi yang tidak memberikan banyak nilai tambah pada pekerjaan Anda, itulah sebabnya platform pilihan Anda harus mampu menjalankan beberapa peran berbeda.

Manajemen informasi yang mudah

Dua tantangan besar bagi penyelenggara acara perusahaan adalah menyimpan dan mengakses sejumlah besar informasi. Pikirkan tentang jumlah data yang dihasilkan oleh konferensi berskala besar atau acara pelatihan internal. Jika seseorang perlu mengedit file atau memeriksa jumlah peserta yang diharapkan, apakah informasi tersebut mudah dikumpulkan?

Sentralisasi adalah kunci untuk efisiensi yang lebih tinggi dalam manajemen data. Spreadsheet dan email tidak akan cukup. Anda memerlukan platform yang menyimpan semuanya di tempat yang aman, siap diakses saat diperlukan.

Duplikasi acara

Kami dapat memvisualisasikan isi kalender acara perusahaan karena cenderung mengikuti pola yang sama.

Konferensi adalah contoh acara yang diadakan setahun sekali dan menggunakan format yang sama. Jika acara ini sukses, acara ini akan diadakan tahun berikutnya, dan tahun berikutnya lagi, hingga tiba saatnya untuk fokus pada sesuatu yang baru.

Elemen desain termasuk dalam kategori yang sama. Setelah Anda membuat halaman untuk acara pelatihan internal yang diadakan setiap bulan, apakah Anda benar-benar perlu mengubah apa pun selain teks?  

Karena sifat acara tertentu yang berulang, diperlukan teknologi yang dapat menyimpan informasi yang dapat diakses publik (misalnya FAQ, salinan situs web, detail tempat) dalam templat tertentu. Dengan begitu, hanya diperlukan sedikit pekerjaan untuk menyiapkan semuanya untuk acara berikutnya.

Fungsi layanan mandiri

Teknologi yang baik akan mengurangi waktu yang Anda perlukan untuk membuat, mengatur, dan menutup acara. Salah satu cara untuk melakukannya adalah dengan menghapus tugas-tugas tertentu dari jadwal Anda dan menyerahkannya kepada para peserta.

Dan tidak, kami tidak berbicara tentang mengundang tamu di meja pendaftaran atau mengelola email dukungan. Banyak acara mengharuskan penyelenggara untuk melakukan tugas yang sebenarnya dapat dilakukan oleh peserta sendiri. Hal-hal seperti mencetak tiket dan memesan rapat dapat didelegasikan kembali kepada tamu, memberi mereka lebih banyak kendali atas pengalaman mereka.

Hal yang sama berlaku untuk berkomunikasi dengan peserta. Dengan menyiapkan pemicu untuk mengotorisasi pengiriman pesan dasar melalui otomatisasi (misalnya email “terima kasih atas kehadiran”), Anda dapat menghemat waktu berjam-jam di klien email Anda. Teknologi masa kini efektif dalam menghilangkan perantara dan dengan cara itulah ia meningkatkan efisiensi.

Jika perusahaan Anda mencari platform baru untuk menjalankan acaranya, berikut adalah beberapa pertanyaan yang mungkin ingin Anda ajukan kepada penyedia Anda:

• Berapa banyak tugas saya yang dapat ditangani oleh satu teknologi?

• Apakah platform tersebut memiliki kemampuan otomatisasi dan untuk apa saja kemampuan tersebut digunakan?

• Fitur apa yang memungkinkan pembuatan dan duplikasi acara dengan mudah?

• Apakah teknologi tersebut memiliki kemampuan layanan mandiri?