Apakah Aplikasi Acara Bermanfaat untuk Acara Virtual Anda?
Wabah COVID-19 dan pembatasan sosial menjadi nyata dan menguasai seluruh industri acara.
Itulah sebabnya aplikasi acara seluler kini lebih diminati dari sebelumnya.
Aplikasi ini membantu perencana acara dan pesertanya untuk mengelola acara virtual.
Dalam survei terkini yang dilakukan oleh Social Tables , 35% perencana acara mengatakan bahwa teknologi acara telah menjadi pengubah permainan terbesar bagi industri.
“Teknologi yang paling banyak digunakan oleh para perencana acara adalah photobooth (45%), aplikasi acara (44%) dan alat streaming langsung (44%).” – Engaging Events
Namun, maraknya aplikasi acara virtual tidak serta merta berarti bahwa setiap acara harus dikelola oleh aplikasi.
Pertanyaan penting di sini adalah, “Apakah aplikasi acara BENAR-BENAR layak untuk acara virtual Anda?”
Mari temukan jawabannya.
Apa itu Aplikasi Acara Seluler?
“Aplikasi acara seluler adalah aplikasi perangkat lunak yang digunakan dalam konteks acara fisik atau virtual. Tujuannya adalah untuk menyediakan informasi dan wawasan secara real-time, memungkinkan interaksi, dan meningkatkan keterlibatan di antara semua peserta dan penyelenggara.”
Aplikasi acara menyediakan informasi yang dibutuhkan peserta . Informasi tentang jadwal, peta, informasi peserta lain, detail penyelenggara, informasi pembicara, dll.
Peserta dapat memasang aplikasi ini di telepon pintar atau tablet mereka untuk menerima informasi terkini yang penting tentang acara tersebut.
Demikian pula, penyelenggara dapat menggunakan aplikasi ini untuk membangun jaringan, beriklan, mendapatkan tanggapan audiens, dan melacak tujuan.
Apa Saja Hal Penting untuk Aplikasi Acara Seluler?
Saat ini, aplikasi acara seluler menjadi bagian integral dari acara dan konferensi.
Setiap penyedia aplikasi acara menawarkan fitur yang berbeda-beda, tetapi yang paling sukses menyertakan fitur yang sama.
- Aplikasi Satu-dalam-Semua
Artinya, aplikasi acara merupakan layanan yang lengkap dan terpadu dengan berbagai fiturnya.
Dengan kata sederhana, semua fitur tersedia dalam satu aplikasi dan tidak perlu aplikasi lain.
Hal ini dapat membantu meningkatkan produktivitas dan keterlibatan peserta.
- Dapat dipersonalisasi
Menurut Linkdex , 70% konsumen mengharapkan pengalaman yang dipersonalisasi.
Jadi, pengguna aplikasi harus dapat sepenuhnya mempersonalisasi aplikasi seluler sesuai kebutuhan mereka.
Artinya, warna, font, slogan, dan logo merek dapat dengan mudah disesuaikan menurut gaya acara atau preferensi pengguna.
- Dapat diperbarui
Karena aplikasi acara biasanya menjadi tempat tujuan para peserta untuk mendapatkan informasi acara dan pembaruan terkini, aplikasi tersebut seharusnya dapat diperbarui dan diedit secara real-time.
Selain itu, beberapa aplikasi juga memungkinkan penyelenggara untuk mengirimkan pemberitahuan yang terarah. Hal ini dilakukan untuk mengomunikasikan perubahan-perubahan pada program di menit-menit terakhir dan memberikan peringatan tentang pengingat sesi dan hadiah.
- Jaringan
Aplikasi tersebut harus memaksimalkan peluang jaringan dengan mencocokkan peserta dengan peserta lain yang memiliki minat serupa.
Beberapa aplikasi juga memungkinkan pengguna untuk saling mengirim pesan satu sama lain dan merencanakan pertemuan. Dengan cara ini, mereka dapat terhubung dengan setiap rekan di acara tersebut.
Menyediakan penjodohan bagi pengguna akan memungkinkan mereka terhubung secara lebih efisien.
- Umpan balik untuk ROI
Memberikan peserta kemampuan untuk memberikan masukan adalah fitur utama lain dari aplikasi acara seluler yang sukses.
Masukan mereka dapat digunakan selama acara berlangsung untuk membuat perubahan langsung. Atau setelah acara untuk melakukan perbaikan pada acara mendatang dan menghitung ROI.
Polling langsung, penilaian sesi, dan pesan peserta merupakan alat penting yang harus disertakan dalam aplikasi untuk mendapatkan umpan balik dari peserta. Ini akan membantu Anda berkomunikasi dengan peserta dan memahami kebutuhan mereka dengan lebih baik.
Mengapa Aplikasi Acara Menjadi Hal yang Sangat Penting?
Aplikasi acara memiliki banyak manfaat bagi penyelenggara dan peserta.
Berikut ini beberapa diantaranya:
Manfaat bagi Peserta
“Bagi para perencana acara, perbedaan antara acara yang sukses dan yang tidak sukses bergantung pada pengalaman keseluruhan. Sediakan lokasi terpusat bagi peserta acara tempat mereka dapat melihat agenda secara langsung dan membaca biografi pembicara. Selain itu, pastikan mereka dapat menavigasi ke tujuan tanpa harus bertanya kepada staf. Dan mereka harus menerima pengumuman tepat waktu. Semua unsur ini memberikan pengalaman yang terorganisasi dengan baik bagi semua yang hadir,” kata Daafram Campbell ( CEO/salah satu pendiri Switchit )
Dan, ini hanya mungkin dilakukan dengan aplikasi acara seluler. Aplikasi ini menawarkan berbagai manfaat kepada peserta, seperti:
- Mudah dan Cepat
Aplikasi manajemen acara membuat proses acara menjadi mudah dan cepat bagi para peserta.
Dengan aplikasi acara seluler, peserta tidak perlu lagi mencetak tiket mereka. Mereka tidak perlu mengantre untuk masuk karena mereka dapat memindai kode batang di ponsel mereka.
- Proses Abadi
Dengan aplikasi seluler, peserta mengetahui jalan di sekitar acara karena peta terintegrasi ke dalam aplikasi acara.
Selain itu, mereka dapat membuat catatan atau memeriksa janji temu yang telah mereka buat sebelum pameran guna menentukan peserta pameran mana yang ingin mereka lihat.
Mereka menghemat banyak waktu dengan pendekatan ini.
- Peluang Jaringan
Peserta dapat menggunakan aplikasi acara untuk terhubung dengan orang-orang yang berpikiran sama.
Mereka dapat saling berkirim pesan atau menjadwalkan pertemuan. Hal ini meningkatkan peluang untuk membangun jaringan.
Manfaat bagi Penyelenggara
- Menghitung ROI itu Mudah
Menghitung ROI suatu acara bukanlah tugas yang mudah. Perusahaan menghabiskan banyak uang untuk menghitungnya sehingga mereka dapat melakukan perbaikan untuk masa mendatang.
Namun, aplikasi acara membantu penyelenggara acara mengelola acara dan menghitung ROI acara dengan mudah.
Hal ini dikarenakan aplikasi acara memiliki opsi umpan balik dan alat jajak pendapat. Penyelenggara dapat menggunakan alat ini untuk mendapatkan umpan balik dari peserta dan menentukan ROI suatu acara.
- Hasilkan Uang dengan Aplikasi Acara
Jika Anda telah mengembangkan aplikasi acara khusus, itu bukan biaya melainkan warisan.
Anda dapat menghasilkan uang dengan menjual iklan banner di dalam aplikasi kepada sponsor.
Iklan ini dapat ditautkan ke situs web sponsor.
Anda juga dapat menggunakan aplikasi ini untuk mengiklankan acara mendatang. Ini dapat menghemat banyak biaya pemasaran.
- Kenyamanan yang Ditingkatkan
Aplikasi seluler mengurangi banyak stres bagi penyelenggara.
Dengan menggunakan aplikasi ini, penyelenggara dapat memberikan informasi terkini secara langsung kepada peserta dan terus memberi mereka informasi tentang perubahan jadwal.
- Peningkatan Keamanan
Berlawanan dengan jaminan yang biasa ditempatkan di berbagai acara, aplikasi seluler menyertakan langkah-langkah autentikasi dan keamanan.
Hal ini dilakukan untuk memastikan bahwa pengguna memiliki akses ke informasi yang mereka berhak terima. Dengan demikian, acara menjadi lebih aman.
“Aplikasi seluler telah menjadi kebutuhan bagi banyak acara. Saya menyebutnya “aplikasi pisau lipat Swiss” karena aplikasi ini dapat melakukan banyak hal. Setiap sentuhan pada aplikasi biasanya dapat dilacak, menyediakan tambang emas data mengenai perjalanan peserta kolektif dan individu. Aplikasi ini dapat bermanfaat untuk meningkatkan acara mendatang dan mempersonalisasi pengalaman acara,” kata Corbin Ball ( CMP, CSP, DES, MP )
Bagaimana Mengoptimalkan Acara Virtual dengan Aplikasi Acara?
Acara virtual memerlukan persiapan dan perawatan yang sama seperti acara fisik.
Dalam kedua acara tersebut, Anda perlu memasarkan acara tersebut dengan sukses, melibatkan peserta, dan menawarkan mereka pengalaman yang tak terlupakan.
Berikut adalah beberapa kiat yang dapat Anda gunakan untuk mendapatkan hasil maksimal dari acara virtual Anda menggunakan aplikasi acara.
- Pembaruan melalui Pemberitahuan Push
Salah satu hal yang paling menyulitkan bagi penyelenggara acara adalah memberikan informasi terkini tentang acara kepada peserta.
Namun, tugas ini menjadi lebih mudah dengan aplikasi acara seluler karena memungkinkan Anda mengirimkan pemberitahuan push ke audiens Anda.
Pemberitahuan ini dapat membuat pendaftar acara tetap terlibat karena mereka tidak masuk ke kotak pesan mereka.
Sebaliknya, pemberitahuan push muncul di layar ponsel, memastikan bahwa pesan dilihat dan dibaca.
- Lakukan Polling Langsung & Tanya Jawab
Jajak pendapat langsung memungkinkan pembicara untuk terlibat langsung dengan audiens mereka sambil mengajukan pertanyaan dan memperoleh tanggapan secara real-time.
Peserta dapat menanggapi jajak pendapat menggunakan aplikasi acara seluler mereka.
Pembicara dapat memasukkan hasil jajak pendapat langsung ke dalam presentasi PowerPoint mereka. Dengan cara ini, semua orang dapat melihat hasilnya secara langsung.
- Menawarkan Pengalaman yang Dipersonalisasi
Jadikan aplikasi acara Anda dipersonalisasi untuk audiens Anda. Artinya, aplikasi tersebut harus dapat memenuhi kebutuhan unik pengguna tertentu.
Anda dapat mencapainya dengan menawarkan jadwal pribadi, pemberitahuan push yang dipersonalisasi, pendaftaran Kios di tempat, dan banyak lagi.
Tujuan utamanya adalah membuat pengguna lebih terlibat. Jadi, lakukan segala hal yang sesuai dengan tujuan tersebut.