Sesi Breakout- Cara Mengelolanya di Dunia Virtual

Jadi, Anda telah beralih dari rapat tatap muka ke rapat virtual? Itu benar-benar keputusan yang bagus. 

Bahkan perusahaan raksasa seperti Google dan Apple harus melakukan transisi yang sama.

Tahun lalu, acara Google Cloud Next ’20 dialihkan sepenuhnya ke ruang digital, karena pandemi COVID-19 yang sedang berlangsung.

Suka atau tidak, sesi belajar virtual adalah hal yang lumrah.

Dan karena pertemuan tatap muka tidak akan kembali dalam waktu dekat, mengapa tidak mempelajari beberapa trik untuk membuat sesi diskusi virtual Anda lebih menyenangkan?

 Dalam artikel ini, saya akan memandu Anda melalui segala hal yang perlu Anda lakukan untuk membuat sesi diskusi virtual Anda berikutnya lebih menyenangkan dan menarik. 

Apakah Sesi Kelompok Kecil Benar-Benar Bermanfaat?

Liz Lathan, CEO Haute Dokimazo mengatakan: 

“Sama seperti pertemuan tatap muka, orang menghadiri acara virtual untuk belajar dan menjalin koneksi. Jadi, mengunci orang selama berjam-jam tidak akan berhasil. Itu tidak akan berhasil dalam pertemuan langsung, dan itu juga tidak akan berhasil dalam suasana virtual.”

Itulah sebabnya selama pertemuan virtual, sesi diskusi kelompok memberikan ruang untuk bernapas. 

Mereka menawarkan lebih banyak percakapan satu lawan satu yang membantu melibatkan peserta. Mereka juga membantu menciptakan pengalaman yang lebih komunikatif dan ramah bagi para peserta.

Studi kasus:

Untuk mengilustrasikan hal ini dengan lebih baik, mari kita lihat eksperimen yang dilakukan oleh HCA Healthcare.

Mereka memperkenalkan sesi diskusi virtual menjadi dua sesi daring terpisah.

Setiap sesi daring berlangsung selama satu setengah jam. Dan sesi breakout berlangsung selama 15 menit. Setelah sesi, peserta kembali ke kelompok utama dan melaporkan diskusi breakout mereka.

Para peserta melaporkan bahwa mereka menyukai format pertemuan virtual ini. Interaksi yang lebih dekat antara anggota kelompok memudahkan pembelajaran. Pada akhirnya, 86 % peserta senang mencoba sesi breakout lagi.

Jadi, intinya adalah, meskipun sesi terobosan virtual itu menantang, namun hal itu sepadan dengan usaha yang dilakukan. 

Bila dilakukan dengan benar, hal ini dapat meningkatkan pembelajaran dan memicu percakapan. Hasilnya adalah diskusi kelompok yang sehat dan keterlibatan yang lebih baik secara keseluruhan.   

Apa Manfaat Sesi Breakout Virtual?

Sesi breakout virtual tentunya memiliki kelebihan tersendiri, beberapa di antaranya adalah:

•  Aksesibilitas- Di mana pun Anda berada di dunia, Anda dapat menghadiri rapat daring. Yang Anda perlukan hanyalah koneksi internet yang stabil, itu saja. 

• Lebih Inklusif – Sesi diskusi virtual mendorong pemikiran kritis. Sesi ini mempermudah diskusi dengan menyediakan lingkungan interaktif bagi semua peserta. Jadi, setiap orang dapat menyampaikan pendapatnya. 

• Pengaturan Cepat – Karena aksesibilitasnya yang mudah, sesi virtual cukup mudah dan cepat untuk disiapkan. Anda tidak perlu menunggu berhari-hari sebelum memulai rapat. 

• Biaya Lebih Rendah – Karena Anda tidak perlu bepergian untuk menghadiri sesi virtual, Anda menghemat uang. Tidak perlu mengatur penginapan hotel yang mahal dan memesan tiket pesawat. 

• Lebih Menarik – Bagi instruktur, sesi ini terbukti lebih produktif dan menarik. Anda dapat dengan mudah beralih antar kelompok. Selain itu, Anda dapat berkoordinasi dan berpartisipasi dalam berbagai kegiatan pada saat yang bersamaan.

Alasan Mengapa Sesi Breakout Bisa Menjadi Hal yang Menyusahkan bagi Anda

Sesi breakout online sangat menguntungkan. Namun, Anda mungkin harus menghadapi beberapa kendala di sepanjang jalan. 

Beberapa di antaranya mungkin adalah:

• Peserta mungkin datang tanpa persiapan. Itu berarti Anda hanya akan membuang-buang waktu.
• Anda tidak mengatur waktu sesi breakout dengan benar. Jadi, sesi tersebut memakan waktu terlalu lama.
• Baik presenter maupun peserta berjuang mengatasi masalah teknis. Terkadang mikrofon tidak berfungsi. Di waktu lain, para anggota tidak tahu harus berbuat apa.
• Tidak ada seorang pun yang memperhatikan atau berusaha untuk mengambil bagian dalam kegiatan kelompok.  
• Koneksi internet yang buruk dapat menyebabkan masalah audio. Jadi, tidak semua orang dapat berpartisipasi secara penuh.

Bagaimana Memastikan Sesi Breakout Lancar?

Meskipun sesi diskusi kelompok bisa menyusahkan bagi Anda, merencanakannya dengan tepat dapat menjadi kunci untuk menghasilkan ide-ide baru, menemukan solusi, dan menciptakan pemahaman yang mendalam.

Jadi, untuk mendapatkan hasil maksimal dari sesi breakout Anda, ikuti kiat-kiat berikut:

1.       Menunjuk Moderator

Mendapatkan seorang moderator untuk mengelola diskusi kelompok Anda akan memastikan efisiensi dan produktivitas yang lebih besar.

Karena moderator adalah pakar dalam industri ini, mereka dapat membantu memfasilitasi sesi dan akan dapat mengetahui jika ada masalah teknis 

Mereka juga dapat membimbing peserta jika mereka menghadapi kesulitan dalam menavigasi sesi diskusi kelompok. 

2.   Uji Teknis

Untuk menjalankan sesi daring yang sukses, perbaiki masalah bahkan sebelum masalah itu terjadi.
Uji platform daring Anda terlebih dahulu untuk mengetahui bug atau masalah teknis apa pun.

Berikut infografis hebat dari Quill.com yang dapat Anda gunakan untuk sesi virtual:

Selain itu, Anda juga harus mempertimbangkan apakah platform yang Anda pilih sesuai dengan tujuan rapat Anda. 

Agar sesi terobosan berjalan lancar, platform Anda harus dilengkapi untuk mendukung cara Anda merencanakan pelaksanaan latihan dan aktivitas.

Jika tidak, Anda mungkin menghadapi penundaan yang tidak perlu pada hari presentasi karena ketidakcocokan format.

3.   Datanglah dengan persiapan

Sasaran lebih mudah dicapai apabila segala sesuatunya berjalan sesuai rencana.

Untuk acara daring, sebaiknya Anda menyusun rencana terlebih dahulu. Dan penting juga untuk mengomunikasikan rencana tersebut kepada semua peserta.

Tujuannya adalah untuk memastikan semua peserta hadir dalam sesi dengan persiapan yang matang ketika mereka tahu apa yang diharapkan dari mereka. 

Bagaimana Membuat Sesi Breakout Anda Lebih Menarik?

Jika ada satu hal yang secara langsung membuat sesi terobosan lebih efektif, itu adalah KETERLIBATAN .

Kelompok-kelompok kecil yang terstruktur menghasilkan percakapan yang alami. Kelompok-kelompok ini juga memungkinkan para peserta untuk saling mengenal lebih baik dan menciptakan hubungan yang bermakna.

Menurut Amy C. Edmondson dan Gene Daley :

Akan tetapi, saat berupaya membuat segala sesuatunya lebih interaktif dan menarik, mudah untuk kehilangan jejak.

Sulit untuk mengetahui apakah yang Anda lakukan benar.

Berikut ini adalah beberapa kiat yang dapat Anda gunakan untuk membuat sesi terobosan Anda lebih menarik dan produktif. 

1. Memulai Kegiatan Menyenangkan 

Tidak ada yang lebih baik daripada pemecah kebekuan untuk membuat orang merasa sedikit lebih tenang. Konsep yang sama juga berlaku di dunia virtual. 

Tuan rumah pertemuan harus menjadi pemecah kebekuan untuk membuat sesi kelompok lebih menyenangkan. 

Mereka dapat mengajukan pertanyaan menarik kepada peserta. Atau mereka dapat meminta peserta untuk ikut serta dalam kegiatan kecil yang menyenangkan untuk memulai. 

Tindakan seperti itu dapat membuat orang merasa lebih diterima dan santai.

2. Libatkan Semua Orang 

Selama sesi diskusi kelompok, penting untuk memastikan bahwa setiap orang mendapat kesempatan berbicara. 

Untuk ini, pekerjakan moderator jembatan yang memastikan tidak ada seorang pun yang tertinggal dari diskusi kelompok. 

Tugas mereka adalah membantu siapa pun yang menghadapi masalah teknis untuk memastikan inklusivitas total. 

3. Berikan Instruksi yang Jelas

Sebagai tuan rumah, tugas Anda adalah mengomunikasikan dengan jelas setiap dan semua instruksi rapat kepada para peserta.

Setiap orang memiliki cara yang berbeda dalam menyerap informasi. Jadi, sebaiknya berikan mereka instruksi dengan cara apa pun yang memungkinkan, baik secara lisan, tertulis, atau melalui visual.

Selain itu, jangan lupa sertakan petunjuk tentang cara kerja platform daring Anda sehingga peserta tahu apa yang diharapkan.

4. Mengumpulkan Umpan Balik

Di akhir sesi, mintalah masukan dari peserta tentang cara meningkatkan pengalaman secara keseluruhan. Bagaimanapun, kita semua adalah sebuah proses yang sedang berlangsung.

Oleh karena itu, mendengarkan masukan berharga dari peserta dan menindaklanjutinya dengan segera sangatlah penting. 

Ini akan menjamin pengalaman berkualitas bagi Anda dan peserta rapat Anda di lain waktu. 

5. Manfaatkan Setiap Detik dengan Baik

Merupakan ide yang baik untuk memberikan waktu yang cukup bagi setiap kelompok untuk berdiskusi.

Namun jika Anda memberinya terlalu banyak waktu, sesi tersebut mungkin menjadi kontraproduktif.

Gloria Pierre, pemilik Clearly Speaking berkata, “Sesi breakout bukanlah latihan mencentang kotak.” 

Tidak ada gunanya mengadakan sesi terobosan jika Anda tidak dapat mencapai target.

Dengan batas waktu yang panjang, para peserta akan bosan dan mulai membahas topik-topik yang tidak relevan. Dan Anda tidak menginginkan hal itu terjadi dengan cara apa pun.

6. Lebih Kecil Lebih Baik

Pernahkah Anda mencoba mengambil alih orang lain dalam pertemuan tatap muka?

Sejujurnya, itu tidak pernah berhasil! Dan skenarionya sama untuk sesi virtual.

Jadi, untuk kelompok sesi terobosan, pertahankan jumlahnya tetap kecil untuk memulai diskusi yang sehat.

7. Biarkan Peserta Berbagi Pemikirannya 

Setelah sesi diskusi virtual, Anda harus mengadakan rapat kelompok besar terakhir. 

Namun, jangan terburu-buru. 

Sebaliknya, biarkan setiap kelompok kecil berbagi hasil dan pendapat mereka dengan kelompok utama. 

Hal ini penting bagi peserta karena mereka dapat berbagi pemikiran dan hasil dari sesi tersebut. Pengumpulan pengetahuan ini mendorong pertumbuhan dan pembelajaran.