13 Cara yang dapat ditindaklanjuti untuk meningkatkan keterlibatan sosial di acara hybrid Anda

Perkenalan

Menurut firma riset pasar Markletic , 39% orang yang menghadiri acara hybrid mengatakan mereka merasa tidak diikutsertakan dalam acara tersebut. Jadi, salah satu kelemahan paling signifikan dari banyak acara hybrid adalah mengabaikan audiens virtual. 

Artikel ini membahas berbagai masalah terkait akses peserta ke peluang keterlibatan/jaringan sosial selama acara hibrida. Misalnya, 71,1% penyelenggara acara mengatakan menghubungkan audiens langsung dan virtual merupakan tantangan terbesar mereka ( markletic ). 

Namun, virus corona dan keberhasilan terkini dalam peluncuran vaksin menjadikan acara hibrida sebagai cara terbaik untuk mengumpulkan sebanyak mungkin audiens. Perkembangan ini diperkuat oleh bagan di bawah ini, yang menunjukkan hasil saat individu ditanya jenis acara apa yang ingin mereka hadiri.

Mari kita bahas cara meningkatkan jaringan peserta untuk acara yang sukses 

1. Peluang jaringan untuk acara hybrid

Meskipun berjejaring dapat terjadi secara alami secara langsung, berjejaring di antara peserta virtual memerlukan upaya tertentu untuk mencapainya. Dengan demikian, penyelenggara menghadapi tantangan untuk memuaskan audiens virtual dan langsung selama acara hibrida. 

Namun, ada banyak manfaat yang bisa Anda peroleh dari peningkatan jaringan peserta, terutama sekarang karena acara hybrid telah menjadi hal yang lumrah. Baca terus untuk mengetahui bagaimana Anda dapat meningkatkan keterlibatan sosial di antara peserta virtual dan langsung serta di antara mereka dan bagaimana hal ini dapat meningkatkan laba atas investasi (ROI) Anda.

2. Berikan peserta kesempatan untuk memilih sesi mereka

Salah satu cara terbaik untuk mendorong partisipasi audiens adalah dengan memberi kesempatan kepada peserta untuk memilih sesi mereka. Buat rencana yang kuat dan beragam, yang memberikan kesempatan kepada semua peserta untuk memilih sesi yang paling mereka sukai. Jika orang diberi pilihan, mereka cenderung akan menantikan sesi yang ditawarkan.

3. Dorong percakapan

Meskipun ada beberapa cara untuk meningkatkan keterlibatan sosial di acara hybrid Anda, salah satu cara sederhana untuk melakukannya adalah dengan mendorong peserta untuk berdialog dan berjejaring. Misalnya, Anda dapat membahas secara singkat manfaat berjejaring sebelum sesi berjejaring khusus – untuk menarik peserta yang biasanya bersikap acuh tak acuh selama sesi jenis ini. 

Sejak tahap perencanaan acara, pastikan bahwa ketentuan dibuat untuk menggabungkan jaringan dan keterlibatan masyarakat. Selain itu, Anda perlu mengetahui audiens Anda dan peluang keterlibatan segmentasi sesuai kebutuhan.

Berusahalah untuk mengidentifikasi minat, kebutuhan, dan kendala peserta. Setelah melakukannya, gunakan pengetahuan ini untuk mengelompokkan peserta ke dalam kelompok berdasarkan sesi jejaring dan sesi keterlibatan lainnya untuk memastikan mereka mendapatkan manfaat maksimal dari kelompok tersebut. Lihat cakupan peserta acara dari profil pendaftaran mereka dan bagi mereka ke dalam industri, ceruk dalam suatu industri, minat, gairah, dan lainnya. Dengan demikian, Anda juga dapat membantu sponsor dan mitra mengakses audiens target mereka dan meningkatkan Pengembalian Investasi mereka.

4. Memperkenalkan pencocokan pasangan yang didukung oleh Kecerdasan Buatan (AI)

Perjodohan yang didukung AI menggunakan Kecerdasan Buatan untuk menghubungkan peserta yang memiliki minat atau kebutuhan yang sama dan meningkatkan jaringan acara. Cara kerjanya dengan menggunakan profil peserta untuk memisahkan dan menghubungkan peserta berdasarkan minat mereka. Ini merekomendasikan orang-orang yang berpikiran sama satu sama lain. Sebagai penyelenggara acara, Anda dapat menggunakan data yang diurutkan dan dikelompokkan yang dihasilkan untuk meningkatkan kampanye pemasaran dan membantu sponsor dan individu menjangkau peserta dengan minat atau demografi tertentu. Cara penyortiran data yang sangat efisien ini menghemat waktu Anda dan peserta dari keharusan menyortir volume data untuk membuat keputusan atau untuk berjejaring dengan individu yang berpikiran sama.

5. Manfaatkan gamifikasi

Gamifikasi adalah alat inovatif lain yang dapat Anda gunakan untuk melibatkan peserta dan menghubungkan kedua audiens. Gamifikasi adalah sistem yang digunakan untuk meningkatkan interaksi pengguna pada suatu platform dengan memecahkan masalah non-game menggunakan elemen game. Contoh platform ini dapat mencakup situs web Anda, aplikasi acara, dan banyak lagi. Misalnya, pada platform yang dikenal oleh kedua audiens, Anda dapat mengintegrasikan game Realitas Virtual atau Realitas Buatan untuk melibatkan dan menghubungkan kedua audiens. 

Dengan gamifikasi, Anda memungkinkan pengguna memperoleh poin dengan berinteraksi dengan aplikasi acara, situs web, atau platform media sosial Anda dan memberi penghargaan kepada peraih skor tertinggi. Aktivitas ini membangkitkan minat peserta dan meningkatkan jaringan antar/di antara peserta saat mereka berkompetisi dan berinteraksi sambil bersenang-senang. 

6. Memanfaatkan teknologi acara

Teknologi acara sangat diperlukan dalam acara hybrid karena memungkinkan Anda untuk mempersonalisasi dan menyesuaikan pengalaman peserta. Akan lebih baik untuk menambahkan fungsi obrolan pada platform acara Anda untuk memungkinkan interaksi secara bersamaan antara audiens langsung dan virtual. 

Biarkan moderator dan pembawa acara memilih beberapa obrolan dan menyebutkannya di platform acara pusat. Penyebutan ini mendorong peserta untuk menggunakan fungsi obrolan dan membuat mereka tetap terlibat. Selain itu, diskusi kelompok di ruang diskusi dan kios digital yang menghubungkan peserta langsung dan virtual membantu menciptakan peluang interaksi tatap muka.

Teknologi acara dapat mempermudah hidup Anda, penyelenggara, sponsor, dan mitra Anda. Jadi, seberapa baik kinerja Anda dengan teknologi acara? Gambar di bawah ini dapat membantu Anda melihat seberapa baik kinerja Anda, tergantung pada seberapa nyaman Anda dengan teknologi acara terkini dan yang sedang berkembang. 

7. Buat lounge jaringan dan meja jaringan virtual

Dalam acara hibrida, audiens virtual membutuhkan banyak perhatian. Agar audiens virtual dapat berjejaring di antara mereka sendiri, buat grup diskusi waktu nyata yang ditujukan khusus untuk mereka. Ruang jejaring dan meja bundar virtual memungkinkan peserta acara berdiskusi melalui fungsi obrolan video/audio langsung. Obrolan video membantu mempertemukan orang. Melakukan hal ini membantu menjembatani kesenjangan antara efektivitas acara tatap muka dan jejaring acara virtual.

8. Aplikasi acara adalah alat yang hebat untuk berjejaring

Aplikasi acara dapat dirancang untuk memungkinkan peserta saling berkirim pesan sebelum, selama, dan setelah acara. Namun, sebaiknya Anda menyertakan fitur yang memudahkan peserta untuk berjejaring.

Pertimbangkan untuk menambahkan papan diskusi, berbagi foto, umpan sosial, jajak pendapat langsung, dan fitur gamifikasi yang semuanya telah dipusatkan pada audiens langsung dan virtual. Memiliki fitur obrolan atau pengiriman pesan langsung pada aplikasi Anda saja tidak cukup. Silakan dan beri tahu peserta bahwa fitur-fitur ini ada di aplikasi. Lebih jauh, pastikan bahwa aplikasi tersebut aman dan terlindungi untuk transfer informasi. 

9. Memungkinkan pertukaran kartu nama secara virtual

Dengan mengizinkan peserta, peserta pameran, dan sponsor untuk bertukar kartu nama secara virtual, orang-orang akan terhubung untuk membina hubungan yang hebat dan relevan. Selain itu, hal ini membantu membangun hubungan antara peserta langsung dan virtual.

10.  Tambahkan peserta virtual ke ruang breakout

Selama sesi atau kegiatan breakout, pastikan audiens yang hadir baik secara langsung maupun virtual. Diskusi meja bundar campuran dan obrolan langsung yang mengalir melalui sistem terpusat adalah cara yang bagus untuk mencapai hal ini. 

Di sini, Anda dapat menggunakan teknologi yang mirip dengan yang Anda gunakan untuk acara utama. Jika sesi breakout mengharuskan penggunaan tas hadiah atau Anda ingin berbagi kotak hadiah, kirimkan tas tersebut ke audiens virtual Anda terlebih dahulu, sehingga mereka memilikinya selama acara. Fitur khusus ini membuat mereka tetap terlibat dan bersedia berpartisipasi dalam semua acara – termasuk obrolan, jajak pendapat langsung, dan aktivitas jaringan.

11. Manfaatkan media sosial 

Platform media sosial seperti Twitter dan WhatsApp adalah platform tempat audiens langsung dan virtual Anda dapat terhubung dan berinteraksi satu sama lain, bahkan saat acara masih berlangsung. Merupakan ide bagus untuk membuat tagar untuk acara atau grup WhatsApp bagi semua peserta guna memungkinkan interaksi ini. ( eventmanagerblog )

Anda juga dapat menambahkan dinding media sosial, tempat umpan media sosial terpilih dibagikan kepada kedua audiens. Misalnya, Anda dapat menunjukkan umpan kepada audiens langsung menggunakan layar besar yang ditempatkan di tempat acara dan kemudian menunjukkan umpan kepada audiens virtual di sudut layar mereka. Selain itu, komentar dari peserta dapat membantu individu melihat peserta yang memiliki pemikiran yang sama dan terhubung dengan mereka. 

12. Berikan waktu transisi antar sesi

Selama rapat, peserta fisik Anda dapat melihat isyarat fisik seperti senyuman atau bahkan percakapan menarik antara peserta lain yang membantu mereka terhubung dan berjejaring secara efisien. Bagi audiens virtual, isyarat yang mengundang seperti itu sebagian besar tidak ada. Dengan menyediakan waktu transisi sekitar lima menit di antara sesi, peserta virtual dapat terlibat satu sama lain dalam percakapan lain dan, jika perlu, pergi ke kamar kecil atau meregangkan badan sedikit sebelum sesi berikutnya. 

13. Lakukan tantangan papan peringkat: 

Menawarkan undian atau donasi untuk tujuan amal dan melacak kemajuan sumbangan selama acara berlangsung. Tantangan papan peringkat adalah cara yang bagus untuk melibatkan semua orang, bahkan mereka yang hadir secara virtual. ( CNTVnow )

Kesimpulan

Seperti disebutkan di atas, acara hybrid memiliki tantangan tersendiri. Kita telah melihat bahwa salah satu tantangan ini adalah bagaimana memfasilitasi koneksi dan peluang jaringan antar peserta. Yang menjadi perhatian khusus adalah bagaimana menjembatani kesenjangan antara audiens langsung dan virtual – untuk memungkinkan interaksi di antara mereka. 

Pemasar menemukan cara yang semakin kreatif untuk menghubungkan audiens mereka. Memiliki berbagai pilihan teknologi dan cara tradisional untuk memicu percakapan dan keterlibatan adalah peluang yang sangat baik bagi penyelenggara acara untuk berpikir di luar kebiasaan. 

Ke-13 cara untuk meningkatkan keterlibatan sosial pada pertemuan hibrida Anda yang disebutkan di atas merupakan cara hebat untuk melibatkan komunitas.