Cara Bereaksi Terhadap Masalah Paling Umum Dalam Acara Hybrid

Selama acara hybrid, beberapa hal dapat berubah dari keadaan yang seharusnya, sehingga menimbulkan masalah. Oleh karena itu, saat menyelenggarakan acara hybrid, menangani satu atau dua masalah seperti itu adalah hal yang umum. Karena sebagian besar terkait dengan aspek teknis, ketika beberapa masalah tersebut menyebabkan sedikit penundaan, beberapa di antaranya dapat menimbulkan hambatan mendadak untuk keseluruhan acara. 

Oleh karena itu, sebelum menyelenggarakan acara hybrid, Anda harus memiliki pemahaman yang tepat tentang berbagai masalah yang mungkin terjadi agar dapat segera memperbaikinya jika terjadi hal-hal yang tidak terduga. Selain itu, meminimalkan masalah-masalah ini berarti mengurangi rasa frustrasi dan meningkatkan tingkat keterlibatan audiens . Menurut laporan, peningkatan ROI bisnis mulai terlihat setelah tujuh bulan acara, jika acara tersebut sukses.

Tingkat Kehadiran Rendah 

Presiden Factor 11 Event Production Company, Brian Ferrel , mengatakan, “(Acara hybrid) akan menciptakan lebih banyak pekerjaan bagi kami.” 62% perencana acara menyebutkan acara hybrid sebagai masa depan industri acara. Namun, keberhasilan acara Anda dapat terancam jika meskipun telah menyusun rencana yang sempurna dan mengundang peserta pameran serta pembicara yang cakap, Anda melihat tingkat kehadiran yang rendah. Sebagian besar penyelenggara acara khawatir dengan situasi seperti ini karena dapat menjadi bencana bagi acara tersebut.    

Mencantumkan promosi di menit-menit terakhir dalam daftar penawaran Anda dapat menjadi jalan keluar dari masalah ini. Jika promosi tersebut juga sia-sia, mendesain ulang tempat duduk adalah solusi lain yang memungkinkan. Dengan pendekatan ini, Anda dapat mendesain suasana yang lebih intim, sehingga acara Anda terhindar dari pembatalan. 

Sebaliknya, kedatangan terlalu banyak peserta juga dapat membuat Anda stres. Hal ini dapat menjadi masalah karena 57% peserta lebih suka mengikuti acara hybrid secara fisik.

Oleh karena itu, terapkan strategi untuk membatasi jumlah peserta. Bangun loket dan tempatkan relawan untuk membantu pendaftaran peserta dan mencari tempat duduk mereka. Hanya komunikasi yang efektif yang dapat menyelamatkan acara Anda dari kekacauan. Relokasi dapat dilakukan. Cobalah untuk memindahkan acara ke tempat yang lebih besar. Lacak pula pendaftaran secara online untuk mengetahui jumlah peserta yang akan hadir di acara Anda. 

Masalah dalam Transportasi

Menyelenggarakan acara campuran berarti menggabungkan bagian tatap muka dan virtual menjadi satu. Oleh karena itu, sementara orang-orang menghadiri acara melalui media digital, fitur lainnya perlu menempuh perjalanan jauh hingga dekat dengan transportasi umum atau mobil pribadi agar dapat hadir secara fisik. 

Hal yang sama berlaku untuk staf Anda, beberapa pembicara, dan relawan. Kesulitan menemukan lokasi acara, keterlambatan karena kemacetan lalu lintas, cuaca buruk, dan bahkan kecelakaan adalah beberapa hal yang harus Anda persiapkan. 

Jika Anda tahu bahwa jalan yang dilalui sebagian besar peserta langsung menuju lokasi acara akan mengalami kemacetan lalu lintas, simpan segmen penting acara tersebut untuk paruh kedua acara. Selain memberi tahu peserta tentang alamat dan lokasi tempat acara yang akurat, menyebutkan rute alternatif dan moda transportasi melalui email juga sama pentingnya.

Cuaca jelek

Meskipun 60% pemimpin sangat bergantung pada acara untuk mencapai tujuan bisnis mereka, sangat sedikit yang dapat dilakukan jika acara Anda dilanda badai yang tidak diharapkan atau bencana cuaca serupa. Jika memungkinkan, gunakan tenda besar, penutup atap, furnitur tahan air, atau gazebo. Akan lebih baik jika Anda dapat memindahkan acara Anda ke dalam ruangan. Dalam hal ini, beri tahu tamu Anda tentang pemindahan tersebut. Namun, jika cuaca sangat buruk sehingga Anda tidak dapat menyelenggarakan acara, pertimbangkan untuk mengembalikan uang. 

Pembajakan Tagar Twitter 

Saat mengirimkan tweet secara langsung, sebagian besar perusahaan menggunakan papan tanda digital untuk menampilkan tweet. Selama berlangsungnya acara, papan tanda tersebut sangat bagus untuk menghasilkan keterlibatan peserta dan PR. Namun pada saat yang sama, pembajakan tagar dari troll tetap menjadi titik rawan.

Menurut 50,7% eksekutif, acara langsung akan memiliki ranah virtual di masa mendatang. Pembajakan tagar dapat memaksa perusahaan, terlepas dari ukurannya, untuk masuk ke mode pengendalian kerusakan. Pembajakan tagar adalah masalah yang terjadi saat pengguna lain menyalin tagar Anda dan memberikan komentar negatif untuk mendukung bisnis mereka atau memulai perang di Twitter dengan pemilik profil lain. 

Meskipun pembajakan tagar tidak dapat dianggap sebagai masalah teknis, hal itu dapat merusak nilai rand Anda secara signifikan. Namun, Anda dapat melakukan sedikit hal untuk mencegah pembajakan tagar. Namun, mendorong peserta Anda untuk meninggalkan komentar positif untuk menutupi komentar negatif adalah pendekatan yang selalu dapat Anda ambil. 

Kendala dalam Pendaftaran

Zaman di mana orang-orang mendaftar dalam suatu acara melalui pena dan kertas sudah tidak ada lagi. Dan, mengharapkannya saat menyelenggarakan acara hibrida tidak lebih dari sekadar kesia-siaan. Berkat hadirnya berbagai aplikasi acara, para peserta dapat melakukan proses pendaftaran secara efisien melalui ponsel pintar atau sistem digital lainnya.

Namun, jika terjadi kendala dalam pendaftaran, peserta yang menunggu untuk berpartisipasi dalam acara tersebut harus menunggu lebih lama, sehingga menciptakan antrean panjang yang kacau. Untuk menghindari situasi seperti itu, Anda harus memiliki proses cadangan.

Kehilangan Koneksi Internet

Acara hibrida bergantung pada koneksi internet. Terlepas dari acara virtual dan tatap muka, kehilangan koneksi internet dapat menyebabkan acara Anda berakhir total. Masalah konektivitas menjadi masalah bagi 32,9% penyelenggara , sementara 12% menyatakan bahwa memiliki konektivitas internet cadangan selalu ada dalam rencana mereka. Oleh karena itu, setidaknya satu staf yang paham teknologi harus selalu hadir selama acara berlangsung. Untuk meminimalkan kemungkinan gangguan Wi-Fi, Anda harus selalu mempercayai router terbaik dan terbaru yang tersedia di pasaran. 

Router cukup mirip dengan stasiun radio dengan beberapa saluran yang tersedia. Jika mengalami “statis” dan “cadangan” karena lalu lintas yang padat, router dapat mati kapan saja. Namun, router terbaru dapat secara otomatis beralih ke saluran lain jika saluran yang sedang digunakan mengalami gangguan lalu lintas yang padat. Anda juga wajib menjalankan uji kecepatan sebelum memulai acara untuk mengidentifikasi penerimaannya di area yang akan ditawarkan Wi-Fi.

Masalah Teknis Lainnya

Penyelenggaraan acara hibrida melibatkan banyak perangkat dan peralatan yang berbeda seperti mikrofon, speaker, lampu, laptop, kamera, proyektor, kabel, dan banyak lagi. Oleh karena itu, 38% perusahaan yang menyelenggarakan video, audio, branding, dan tempat memerlukan biaya tertinggi. Oleh karena itu, jika salah satu dari peralatan tersebut berhenti berfungsi selama acara berlangsung, proses kelanjutannya dapat terhambat. Oleh karena itu, sebelum memulai, periksa semuanya, perbaiki potensi masalah jika Anda dapat mengidentifikasinya, dan pastikan peralatan tersebut terisi penuh.

Jika Anda gagal mengendalikan masalah, jangan ragu untuk berkomunikasi dengan audiens dan meminta maaf. Jika masalah teknis cukup besar hingga dapat membatalkan acara, sampaikan kebijakan pengembalian uang dan kembalikan uang peserta.  

Masalah Pemutaran Ulang

Jika acara Anda berisi presentasi berbagai hal, kemungkinan besar, hal itu akan terjadi melalui video yang direkam sebelumnya. Streaming langsung video dan presenter yang berinteraksi dengan peserta melalui satelit juga merupakan hal yang umum dalam acara semacam itu. Jika semuanya berjalan sebagaimana mestinya, tidak ada yang perlu dikhawatirkan. 

Namun, sering kali, situasi menjadi jauh dari kata sempurna. Oleh karena itu, bagi 38% penyelenggara, acara hybrid memerlukan waktu persiapan yang lebih lama daripada penyelenggaraan acara tatap muka. Masalah pada bandwidth dapat menyebabkan penundaan video dan juga dapat menghentikan streaming. Jika video dari Vimeo atau YouTube diputar, hal itu dapat terhambat oleh masalah situs, sehingga Anda tidak dapat melakukan apa pun dari pihak Anda.   

Menyimpan rencana cadangan selalu lebih bijaksana. Misalkan Anda perlu memutar video dari Youtube, mengunduh dan mengonversinya ke mp4, lalu menyimpan salinannya di komputer Anda. Dengan cara ini, meskipun situs tersebut tidak berfungsi karena suatu alasan, Anda tetap dapat memutar video tersebut untuk para peserta tanpa hambatan apa pun. 

Jika mengalami kesulitan dalam streaming langsung, simpanlah rekaman video. Rekaman video akan sangat membantu jika pembicara tidak dapat hadir karena kendala teknis pada satelit. Namun, video tersebut harus berisi konten yang sama dengan yang dibahas pembicara dan mencakup periode yang sama dengan yang diberikan kepada pembicara.

Poin-poin Utama 

Greg Hawk, pemilik Hawk Agency, menyebutkan, “Sulit untuk melakukannya secara langsung dan virtual secara bersamaan. Menemukan cara untuk menciptakan dinamika bagi audiens langsung yang juga menerjemahkan dan membuat orang tetap terhubung secara virtual itu sulit. Tidak ada cara sederhana ‘itulah yang Anda lakukan’ yang dapat melayani keduanya.”

Namun, hal ini menciptakan hasil yang sangat menguntungkan bagi bisnis dan peserta secara bersamaan jika faktor-faktor yang disebutkan di atas dapat ditangani dengan baik. Tingkat kehadiran yang rendah dan tinggi dapat diatasi dengan promosi di menit-menit terakhir dan mengatur ulang pengaturan tempat duduk. 

Anda dapat mengatasi masalah transportasi dengan mengubah segmen penting peserta berdasarkan waktu kedatangan mereka. Pembajakan tagar tidak akan menjadi masalah selama ada cukup banyak komentar positif di bawah tagar Anda. 

Anda dapat mengatasi masalah teknis dan hilangnya koneksi internet dengan rencana cadangan yang tepat. Selain itu, masalah pemutaran tidak akan pernah menjadi masalah besar selama video atau file audio yang diunduh tersedia.