12 Ide Desain Acara yang Akan Membuat Delegasi Anda Terkesima

Dengan begitu banyak penyelenggara acara yang bersaing di pasar, semakin sulit bagi perusahaan untuk mengesankan peserta dengan acara yang spektakuler. 

Orang-orang yang datang ke acara Anda mungkin telah menghadiri acara serupa sebelumnya.  

Ia menyuarakan perasaan para hadirin: ” umm, ya! Sudah pernah ke sana, sudah melihatnya.” 

Sungguh tidak menyenangkan untuk didengar. Sejujurnya. 

Karena jika peserta tidak senang, acara Anda berikutnya bisa saja gagal. Dan sponsor mereka tidak akan menandatangani cek besar untuk kerja keras Anda.

Jadi, Anda harus membuat terkesan  trio peserta-klien-sponsor  agar bisa menghasilkan lebih banyak uang di rekening bank Anda. 

Jadi, 

Bagaimana Anda Membuat Audiens Anda Terkesan?

 Itulah pertanyaan sesungguhnya yang selalu ada di benak para perencana acara. 

Untuk membantu Anda membuat pilihan yang lebih baik, kami telah mengumpulkan 12 cara untuk merancang acara secara kreatif yang akan memukau delegasi Anda.

Tapi sebelum itu…

Kiat profesional:

Peluang Anda untuk memberikan  momen yang mencengangkan  bagi audiens Anda sangat besar jika Anda berencana untuk menyelenggarakan acara bertema. Akan dibahas kemudian. 

Mari kita lihat panduan sebenarnya. 

1. Acara Bertema

“Perencana yang berpengalaman mengidentifikasi kata-kata seperti tema, desain, pesan, dan alur — semuanya dalam semangat mencapai tujuan dan sasaran perusahaan.” –  Dianne Devitt .

Memberi Anda informasi terlebih dahulu: acara bertema bisa menghabiskan banyak biaya. 

Tema ini tercermin di mana-mana – dekorasi, aturan berpakaian, waktu istirahat, hadiah, dll. 

Saat merencanakan, pertimbangkan poin-poin berikut:

• Konsultasi dengan desainer dekorasi ahli
• Memilih juru bicara yang mencerminkan dan mengusung tema Anda
• Memanfaatkan media digital untuk memiliki tema yang sama di seluruh materi acara

Ingatlah hal ini, dan tentukan tujuan acara Anda sesuai dengan temanya. Pastikan temanya tidak terlalu mencolok sehingga mengalihkan perhatian orang dari tujuan acara.

2. Meriam Konfeti 

Berharap untuk mengadakan acara glamor dengan penonton berteriak sekeras-kerasnya karena kegembiraan? Dan tidak melempari orang-orang dengan confetti saat acara berakhir?

Umm! Apakah Anda benar-benar yakin akan berhasil menyelenggarakan acara glamor yang berkesan bagi banyak orang?

Saya akan mengatakannya lagi. 

Apakah Anda sungguh-sungguh percaya akan berhasil mengadakan acara glamor yang mengesankan bagi orang-orang TANPA meledakkan meriam konfeti?

Lakukan dengan meriah. Siapkan konfeti, saat Anda mengakhiri acara. 

Anda juga bisa mencantumkan nama merek perusahaan menggunakan konfeti berwarna. Ini akan memunculkan sentuhan pribadi, yang berfungsi sebagai hadiah tambahan.

3. Berikan Hadiah yang Dipersonalisasi

Jika Anda ingin para peserta mengingat Anda selamanya, memuji Anda, dan mendatangkan klien melalui promosi dari mulut ke mulut, sebaiknya berikan mereka hadiah yang dipersonalisasi, yang dapat mereka hargai sebagai penyelamat. 

Paling cocok untuk acara sosial dan acara peringatan. 

Namun, hal tersulit di dunia adalah menyenangkan semua orang. Itu adalah kebenaran universal. 

Namun, mengukir nama para hadirin pada hadiah tidaklah sulit, bukan? Dan mereka akan selalu berterima kasih. 

Jangan pernah lupa  – pelanggan yang senang adalah cara tercepat untuk mendapatkan $$$.

4. Tunjukkan Gairah Anda terhadap Videografi melalui Sudut Kamera yang Dinamis

Cara lain untuk membuat audiens Anda MENCINTAI acara Anda adalah dengan memanfaatkan video, terutama di sektor korporat. 

Anda dapat mengumpulkan foto-foto lama, sejarah perusahaan, wawancara karyawan tertua, dll. 

Sebaiknya rekam video dari berbagai sudut. Terutama saat suasana hati sedang berlangsung. Biarkan kamera menangkap momen-momen tersebut dari berbagai sudut. 

Saat Anda memutar video tersebut selama acara, hal itu akan benar-benar membuat delegasi Anda terkagum-kagum.  Emosi = keterikatan = kepuasan  

Mereka akan berterima kasih kepada Anda karena menghadiahkan mereka momen-momen rentan namun berkesan.

Mainkan sebelum atau sesudah makan malam. Atau kapan pun yang sesuai dengan suasana acara. Itu keputusan subjektif. 

Bayangkan bagaimana perasaan seorang karyawan yang telah mengabdi di perusahaan selama 20, 30 tahun. Atau lebih. Cobalah untuk menjalani momen itu. 

Jika acara ini adalah ulang tahun Hollywood, dan videonya menyertakan cuplikan artis papan atas yang layak diperhitungkan. Maka Anda, sebagai penyelenggara acara, akan dikontrak selama dua tahun berturut-turut. 

Saya tidak dapat lebih menekankan pentingnya sebuah video. 

5. Tempat Duduk yang Disesuaikan 

Tambahkan unsur kejutan dengan menggunakan kursi atau sofa yang nyaman untuk memberikan pengalaman yang tak terlupakan bagi orang-orang. Hal ini bergantung pada pengetahuan Anda tentang audiens target dan sifat acara yang Anda selenggarakan. 

Contohnya, 

• Jika penontonnya adalah anak-anak kecil, Anda dapat menggunakan ayunan yang menyenangkan.
• Jika Anda menargetkan audiens yang dewasa dan profesional, cobalah kursi yang dilengkapi port pengisian daya. 
• Atau, jika avatar Anda berusia antara setengah baya hingga tua, cobalah mencoba kursi pijat. Duduk di sana, mereka dapat merasa rileks. 

Meski begitu, lakukan apa pun yang menunjukkan kepedulian Anda terhadap mereka. Itu saja! 

6. Tebak Bayi di Gambar Lama 

Anda dapat mengubah peserta Anda menjadi monster yang tertawa dengan gerakan kecil ini. 

Minta semua orang untuk mengirimkan foto mereka yang berusia antara 1 hingga 4 tahun. Tampilkan di layar digital dan biarkan orang-orang mencocokkan foto bayi dengan foto orang dewasa. 

Catatan: Orang cenderung akan merasa senang jika mereka sudah mengenal orang tersebut dalam kapasitas tertentu. Misalnya, rekan kerja, teman sekelas, dan lain-lain.

7. Sajikan Makanan di Meja

Sama halnya dengan memberi seseorang teh di tempat tidur yang menunjukkan kepedulian Anda kepadanya, teh di meja juga memiliki fungsi yang sama. 

Berikan layanan kepada tamu Anda dengan menawarkan makanan dan minuman di meja mereka. Sehingga mereka dapat fokus pada hal-hal yang lebih penting, seperti diskusi, dan sekaligus menambah kesan informal. Mereka dapat mengambil bagian dalam diskusi penting atau menyoroti suatu hal sambil menyeruput teh. 

Ingat aturannya: prospek yang senang = lebih banyak bisnis 

Bagus! 

8. Pilih Tempat dengan Bijak 

“Kami percaya bahwa jika Anda dapat mengingat di mana konferensi Anda berlangsung, Anda dapat mengingat agendanya!” –  Yvonne Hoé.

Terlepas dari apakah acara Anda sederhana atau mewah, diadakan di museum atau rumah pertanian, acara tersebut harus selaras dengan tema saat ini. 

Bahkan tempat yang paling sederhana pun dapat terlihat mewah jika Anda mendekorasinya secara kreatif.

Pilihan Anda mengenai tempat atau cara Anda memilih dekorasi akan memberikan kesan abadi di benak mereka. 

Cara lain untuk melihatnya adalah dengan menyelenggarakan acara di tempat bersejarah, seperti museum. 

Jika Anda ingin menarik orang agar menghadiri acara Anda, bagaimana bila memilihnya sebagai tempat penyelenggaraan? 

Museum biasanya menawarkan pameran dan tur pribadi sebagai pelengkap.  

9. Berinovasi dengan Kertas Hias dan Kain Berwarna-warni 

Berbagai jenis kertas dan kain dekoratif dapat menghasilkan perpaduan warna-warna cerah yang indah. 

Kertas dekoratif biasanya mahal. Namun, membelinya dalam jumlah besar dapat mengurangi biaya.

Untuk bahan kainnya, Anda bisa mendapatkan bahan kain yang terjangkau namun berkualitas baik. 

Dengan kertas, Anda dapat membuat kartu tempat duduk, souvenir pesta, dll. Selain itu, kain dapat digunakan untuk menggantungkan benda-benda seperti meja, pilar, atau langit-langit agar ruangan lebih berwarna. 

10. Gunakan Lampu Menarik untuk Mendatangkan Warna

Lihatlah. Malam yang indah adalah tentang warna: warna adalah bagian utama dari setiap acara. 

Perencana acara biasanya menggunakan bunga untuk memperkenalkan warna berbeda pada acaranya. 

Bunga, pada hakikatnya, terlihat cantik saat dipajang. Namun, harganya sangat mahal. 

Jadi, secara umum disarankan untuk mencari alternatif yang terjangkau dan ramah anggaran, seperti lampu warna-warni. 

Dengan ratusan lampu berbeda yang menampilkan puluhan warna, Anda dapat mengubah paradigma warna secara menyeluruh. 

Tambahkan lampu di dekat lampu sorot untuk mengubah seluruh bagian. Dan lihatlah perusahaan Anda berkembang dengan gemilang. (Baik secara harfiah maupun kiasan). 

11. Ubah Acara menjadi Konferensi Meja Bundar

Konferensi meja bundar biasanya memberikan kesan pertemuan formal. 

Tidak lagi. 

Di era ini, Anda dapat melakukan apa saja untuk menjadi inovatif. 

Misalnya, daripada membuat 200 orang duduk berjejer, Anda dapat menyiapkan meja bundar untuk 8-10 orang. 

Atau tata letak mejanya berbentuk U. Lebih baik lagi, bukan?

Intinya, jangan ikut-ikutan tren. Lakukan sesuatu yang berbeda dari pesaing Anda.

Sehingga di akhir acara, delegasi Anda memberikan sambutan yang menarik seperti,

Wah! Acara ini LUAR BIASA! Saya berharap orang-orang ini dapat menguasai seluruh industri acara.

12. Pamerkan Karya Seni atau Fotografi Lokal 

Pameran seni merupakan cara ekonomis untuk menambah keindahan pemandangan yang sudah indah.  

Salah satu cara untuk melakukannya adalah dengan menjangkau seniman lokal yang sedang naik daun. 

Buat kesepakatan dengan mereka untuk menggunakan barang-barang mereka secara GRATIS dengan imbalan mendaftarkan karya seni tersebut untuk dijual.