Dengan lapisan ketiga COVID-19 yang menyebar dengan cepat, tahun 2021 tampaknya menjadi tahun yang menjanjikan untuk acara virtual dan hybrid.
Namun, tantangan terbesarnya adalah membuat acara virtual Anda sukses.
Meskipun banyak faktor yang terlibat untuk menyukseskan acara Anda, faktor kuncinya adalah platform manajemen acara Anda. Itu karena memiliki platform yang tepat untuk acara virtual Anda dapat meroketkan kesuksesan acara tersebut.
Namun, dengan ratusan platform manajemen acara yang tersedia, Anda mungkin bingung memilih mana yang tepat.
Tapi, jangan khawatir.
Kami telah menyiapkan daftar 14 pertanyaan yang WAJIB diajukan sebelum memilih platform manajemen acara Anda. Pertanyaan-pertanyaan ini akan memudahkan Anda dalam menentukan pilihan akhir dan membantu Anda memilih yang tepat untuk acara virtual Anda.
Ayo mulai.
1. Apakah Platform Virtual Sesuai dengan Kebutuhan Acara Saya?
Di dunia platform manajemen acara, pilihan terbaik adalah memilih platform yang benar-benar sesuai dengan kebutuhan Anda.
Beberapa platform menawarkan fitur yang lengkap sementara yang lain hanya terbatas pada fitur dasar. Namun, keduanya cocok untuk pasar yang berbeda.
Jadi, dasar-dasarnya adalah mendaftarkan kebutuhan dan penggunaan Anda .
Misalnya, jika Anda menginginkan suatu platform untuk menyelenggarakan acara eksternal, maka platform yang memiliki fitur pemasaran yang luas akan bagus.
Demikian pula, jika acara Anda memegang posisi utama dalam penyusunan kampanye pemasaran, maka platform yang menampilkan laporan data terperinci akan berfungsi paling baik.
2. Apa Kata Pengguna Tentang Platform Ini?
Selalu merupakan keputusan yang bijaksana untuk meminta pendapat orang-orang yang sudah menggunakan platform tersebut.
Dalam hal ini, mulailah dengan jaringan terdekat Anda. Rekomendasi mereka sering kali merupakan yang terbaik.
Setelah itu, telusuri situs web pihak ketiga untuk mengetahui pendapat pengguna lain.
Namun, ketika melakukan penelitian, ingatlah dua hal ini.
- Berikan perhatian khusus pada poin-poin yang menjadi masalah dari para pengulas . Kami sering kali hanya mengulas ulasan yang bernilai 5 bintang. Namun, masalah sebenarnya sebagian besar telah diatasi oleh pengguna yang memberikan peringkat 3 atau 2 bintang. Jika menurut Anda masalah yang dibahas bukan masalah besar bagi bisnis Anda, Anda sudah siap. Jika tidak, gali lebih dalam atau beralihlah ke analisis perangkat lunak lainnya.
- Perangkat lunak manajemen acara terus berkembang seiring waktu. Perusahaan meningkatkan fitur-fiturnya dan meluncurkan fungsi-fungsi baru. Oleh karena itu, berikan perhatian khusus pada ulasan-ulasan terbaru untuk membuat keputusan yang tepat.
3. Apa Cakupan Uji Coba Gratis Platform?
Uji coba gratis oleh perangkat lunak manajemen acara memberi Anda kesempatan untuk menganalisis fitur-fiturnya dengan benar. Oleh karena itu, kami sarankan untuk hanya mempertimbangkan perangkat lunak yang memiliki masa uji coba gratis.
Namun, memiliki label “uji coba gratis” saja tidak cukup. Anda harus menanyakan cakupan fitur dan jumlah anggota yang diizinkan di dalamnya.
Jika Anda menemukan beberapa fitur, Anda dapat menanyakan fitur lainnya. Demikian pula, jika versi gratisnya terbatas untuk beberapa anggota saja, maka menanyakan tentang ekstensi dapat membantu.
4. Apakah Perangkat Lunak yang Dipertanyakan Mendukung Branding?
Saat ini, branding merupakan tulang punggung bisnis. Baik itu organisasi tingkat korporat maupun perusahaan rintisan, setiap bisnis memerlukan branding yang memadai untuk mengomunikasikan identitas merek.
“Merek pada dasarnya adalah pola keakraban, makna, kesukaan, dan kepastian yang ada di benak orang.” – Tom Goodwin
Jadi, jangan lupa untuk menganalisis fitur branding pada platform manajemen acara.
Ingat, Anda tidak membayar untuk mendapatkan logo perangkat lunak manajemen acara di kampanye atau acara Anda.
Oleh karena itu, pilihlah perangkat lunak yang memperbolehkan pencitraan merek “ label putih ” .
Pastikan perangkat lunak yang dimaksud menyediakan banyak fitur untuk mempromosikan merek Anda – mulai dari kampanye pemasaran pra-acara hingga hangout langsung pasca-acara. Fitur ini mencakup pencitraan merek pada kampanye pemasaran, halaman pendaftaran, tiket, sesi, dan lain sebagainya!
5. Apakah Perangkat Lunak Memungkinkan Kustomisasi?
Setelah pencitraan merek, kustomisasi harus menjadi perhatian utama Anda saat mencari platform manajemen acara.
Harus menawarkan penyesuaian dari kegiatan pra-acara hingga pasca-acara.
Misalnya, dalam fase pemasaran, templat email yang dapat disesuaikan dapat menghasilkan ROI yang lebih tinggi. Demikian pula, untuk audiens yang terpisah, sebaiknya berikan informasi yang relevan hanya pada halaman pendaftaran – demi pengalaman pengguna terbaik.
Fitur penyesuaian akan meringankan beban tambahan di pundak Anda.
6. Berapa Kedalaman Pembuatan Laporan atau Analisis Platform?
Ini bukan hanya tentang pemasaran dan sesi. Platform manajemen acara Anda harus dapat menghasilkan laporan data.
Mengapa?
Karena masa ketika bisnis yang biasa dijalankan dengan metode coba-coba sudah berakhir.
Sekarang, data bertindak sebagai peta jalan untuk membuat keputusan yang tepat .
Dalam sebuah survei, 64% responden menyatakan bahwa analisis data membantu mereka dalam meningkatkan efisiensi dan produktivitas. Sebuah rasio yang sangat besar.
Namun, ingatlah untuk mempertanyakan kedalaman analisis yang disediakan perangkat lunak tersebut.
Sebab, Anda tidak hanya memerlukan statistik yang dangkal – jumlah peserta, jumlah orang yang berhenti, dan sebagainya. Sebaliknya, memiliki analisis acara yang terperinci dapat meningkatkan permainan.
Ini mungkin termasuk:
- Menyorot segmen paling menarik dari acara Anda
- Mengidentifikasi minat peserta, dll.
Statistik terperinci seperti ini dapat meningkatkan pemasaran Anda dan memberikan arah yang tepat untuk strategi acara Anda.
7. Apakah Platform Ini Memungkinkan Jaringan?
Salah satu alasan utama yang mendorong orang untuk menghadiri acara adalah jaringan. Jadi, pastikan platform tersebut dilengkapi dengan fitur jaringan.
Termasuk obrolan, pesan, jajak pendapat, Tanya Jawab, dan umpan balik, dll.
Demikian pula, memanfaatkan kecerdasan buatan dalam hal ini bisa sangat membantu. Platform kecerdasan buatan yang profesional dapat mengelompokkan anggota berdasarkan pola interaksi dan minat mereka, dsb.
Dengan memiliki fitur ini pada platform manajemen acara Anda, Anda akan memberikan pengalaman jaringan yang luar biasa kepada audiens Anda.
8. Apa saja Fitur Promosi Platform?
“Pemasaran acara dapat membantu mempromosikan produk atau fitur tertentu dan meningkatkan kepuasan, retensi, dan keterlibatan pelanggan secara keseluruhan.” – Marketo
Betapa menakjubkannya memasarkan acara Anda melalui platform alih-alih melakukan promosi acara terpisah?
Menangani semua aktivitas acara dari satu platform membuat segalanya jauh lebih mudah.
Namun, ada baiknya Anda mencantumkan kebutuhan pemasaran Anda secara realistis.
Anda tidak perlu memiliki fitur pemasaran yang besar untuk menyelenggarakan acara yang lebih kecil. Demikian pula, fitur pemasaran dasar tidak akan cukup untuk menjangkau audiens yang lebih besar.
9. Apakah Platform Menawarkan Otomatisasi?
Di era yang serba cepat ini, fitur otomatisasi perangkat lunak dapat menghemat banyak waktu Anda.
Pada dasarnya, perangkat lunak manajemen peristiwa tersebut memicu respons tertentu terhadap peristiwa tertentu.
Misalnya, pesan otomatis dan balasan email yang dibuat secara otomatis adalah bagian darinya.
Dengan memiliki semua ini, Anda tidak perlu menangani semua tugas secara manual. Hasilnya adalah pengurangan sumber daya manusia, yang pada akhirnya akan mengurangi biaya dalam jangka panjang.
Jadi, pilihlah platform manajemen acara yang dilengkapi dengan fitur otomatisasi.
10. Apakah Perangkat Lunak Manajemen Acara Menawarkan Integrasi dengan Platform Lain?
Integrasi perangkat lunak memainkan peran penting dalam mengelola suatu acara dengan lancar.
Jadi, pilihlah platform manajemen acara yang dapat disinkronkan dengan perangkat lunak Anda yang lain dengan sempurna.
Anda dapat mengetahuinya dengan menelusuri situs web mereka. Atau, berkomunikasi dengan perwakilan mereka akan lebih membantu.
Daripada mengajukan pertanyaan umum, Anda harus spesifik di sini.
Misalnya, perangkat lunak tersebut dapat diintegrasikan dengan beberapa perangkat lunak lain. Namun, perangkat lunak tersebut tidak akan berguna bagi Anda jika tidak dapat diintegrasikan dengan perangkat lunak yang Anda gunakan.
Jadi, tanyakan secara eksplisit tentang kemungkinan integrasinya dengan semua perangkat lunak relevan lainnya yang Anda gunakan.
11. Apakah Platform Menawarkan Pemecahan Masalah Secara Langsung?
Kurang lebih, semua platform manajemen acara menyediakan layanan pelanggan. Namun, perhatian Anda harus tertuju pada platform yang menawarkan pemecahan masalah secara langsung.
Anda tidak dapat mempertaruhkan kesuksesan acara Anda dengan melakukan kesalahan yang tidak terduga. Jika tidak, hal itu dapat merusak reputasi Anda atau bahkan membuat Anda mendapat reaksi keras dari audiens.
Jadi, hanya dukungan instan yang dapat menyelamatkan hari Anda.
Namun, jangan mengandalkan pernyataan perusahaan. Anda harus meneliti ulasan layanan pelanggan mereka terlebih dahulu. Dalam hal ini, forum tanya jawab dan situs ulasan pihak ketiga adalah teman Anda.
12. Apa rencana perusahaan dalam waktu dekat?
Awalnya, pertanyaan ini mungkin tampak konyol bagi Anda. Namun percayalah, ini penting untuk diketahui.
“Mengapa?” Anda mungkin bertanya.
Dengarkan baik-baik…
Ini bukan hanya tentang kebutuhan Anda saat ini tentang perangkat lunak manajemen acara. Kebutuhan Anda mungkin meluas dalam waktu dekat. Dalam skenario tersebut, mengubah perangkat lunak dapat mengakibatkan pelatihan staf yang memakan waktu atau biaya tambahan.
Jadi, pertahankanlah yang tampaknya bertahan lebih lama dalam bisnis Anda.
Dalam hal ini, bertanya kepada perwakilan perusahaan tentang kemajuan yang diharapkan dalam platform akan menjernihkan keadaan.
Jika fitur-fiturnya yang “ diharapkan akan diluncurkan lebih cepat ” selaras dengan kebutuhan bisnis Anda di masa mendatang, maka itu merupakan pertanda baik.
13. Apakah Platform Manajemen Acara Aman?
“Pada tahun 2020, jumlah pelanggaran data di Amerika Serikat mencapai total 1001 kasus. Sementara itu, selama tahun yang sama, lebih dari 155,8 juta orang terkena dampak paparan data – yaitu, pengungkapan informasi sensitif secara tidak sengaja karena keamanan informasi yang kurang memadai.” – Statistica
Karena meningkatnya pelanggaran data, privasi pengguna telah menjadi perhatian utama perusahaan saat ini. Anda juga harus memperhatikan privasi audiens Anda.
Jadi, memilih platform manajemen acara pengaduan GDPR adalah langkah yang menguntungkan.
Jika tidak, mempertaruhkan data pribadi peserta dapat membuat Anda dikenai denda besar dan akibat serius.
Ke depannya, Anda juga harus bertanya…
14. Di mana informasi acara Anda akan disimpan?
Dari semua media yang memungkinkan, menyimpan informasi di cloud adalah yang paling aman. Jadi, pilih platform yang menyimpan data acara Anda di cloud.
Dengan fitur ini, Anda akan dapat mengambil informasi kapan saja. Selain itu, enkripsi membuat peretas kesulitan untuk membuka kunci data acara Anda.
Kata-kata Terakhir
Berinvestasi pada platform manajemen acara yang tepat tidak boleh diabaikan jika Anda ingin menyelenggarakan acara virtual dengan sukses. Pilihan platform Anda akan berdampak besar pada cara acara Anda berjalan.
Oleh karena itu, pilihlah platform manajemen acara yang optimal yang memenuhi kebutuhan acara Anda secara tepat dan memberikan pengalaman acara yang unik kepada audiens Anda.