Analisis Data untuk Profesional Acara: Cara Mengukur Keberhasilan Acara Hibrida
Rahasia agar acara Anda sukses adalah analisis data. Ya, Anda tidak salah baca.
Dengan memperhatikan statistik, Anda dapat membuat setiap acara mendatang lebih baik dari sebelumnya.
Dan bagaimana melakukan analisis ini?
Baiklah, 10+ KPI kami ada di sini untuk mengukur keberhasilan acara Anda.
Jadi, mari selami dan lihat apakah Anda menuju ke arah yang benar atau tidak!
Analisis Registrasi & Tingkat Ketidakhadiran
Metrik pertama dan terpenting untuk mengukur keberhasilan acara adalah jumlah pendaftaran . Ini menunjukkan berapa banyak tiket yang telah terjual.
Jika Anda telah melampaui sasaran estimasi Anda maka itu adalah tanda kemenangan besar.
Kiat Pro: Jika Anda juga telah menjual tiket melalui kode promo, analisis juga rasio penjualannya. Anda harus memperhatikan kode promo yang paling sering digunakan . Karena ini merupakan sumber yang kuat untuk mendapatkan lebih banyak pendaftaran di masa mendatang.
Selain itu, menganalisis pendaftaran berdasarkan jenis tiket juga penting. Hal ini mengungkap titik harga yang menarik untuk acara mendatang.
Namun, jangan biarkan pendaftaran yang mencengangkan membodohi Anda.
Ini bukan hanya tentang pendaftaran. Menganalisis tingkat ketidakhadiran juga penting. Ini memberi tahu Anda siapa saja yang mendaftar untuk acara Anda yang hadir atau tidak.
Anda dapat dengan mudah menemukan persentasenya dengan:
(Yang Tidak Hadir / Jumlah Registrasi) * 100
Semakin sedikit semakin baik!
Belum,
Persentase ketidakhadiran rata-rata pada acara virtual adalah 35%. Angka ini sedikit lebih tinggi daripada acara tatap muka.
Namun, jika rasio absensi Anda lebih besar dari 35-40%, maka itu menandakan strategi pemasaran yang buruk. Anda gagal membuat audiens tetap bersemangat hingga tanggal acara.
Revisi strategi pemasaran untuk waktu berikutnya dan pertahankan hingga akhir.
Perhatikan Keterlibatan Peserta
Melibatkan penonton merupakan langkah pertama, tantangan berikutnya adalah menjaga mereka tetap aktif selama acara berlangsung.
Karena 49% pemasar menyatakan bahwa keterlibatan audiens adalah salah satu faktor penting untuk mengukur keberhasilan acara.
Anda dapat menganalisis antusiasme mereka berdasarkan waktu yang dihabiskan dalam sesi, tingkat respons jajak pendapat langsung, obrolan, dll.
Lebih jauh lagi, jika Anda memiliki peserta dari berbagai latar belakang profesional, maka akan lebih baik jika Anda mengelompokkan subkelompok . Ini akan memberi Anda wawasan tentang kelompok yang paling aktif di antara audiens. Anggap mereka sebagai audiens potensial Anda untuk acara mendatang.
Selain keterlibatan, jaringan merupakan salah satu pendorong terbesar untuk menghadiri acara. Jadi, analisis juga, apakah Anda telah meningkatkan jaringan profesional audiens Anda?
Periksa dengan memantau komunikasi yang terjadi di antara peserta. Untuk audiens virtual, dapat diperkirakan melalui pesan, dll.
Namun, bagi peserta di tempat, Anda dapat mewujudkannya dengan melakukan beberapa kegiatan menyenangkan.
Hitung Tingkat Penghentian Peserta
Tingginya angka putusan peserta merupakan indikasi kegagalan acara tersebut.
Penurunan terus berlanjut setelah 45 menit. Saya telah menghadiri acara industri dan acara perusahaan serta asosiasi dan berbicara dengan beberapa perusahaan AV dan platform, ini tampaknya rata-rata.
Jika acara Anda tidak menarik perhatian, audiens dapat kehilangan minat dalam sekejap. Terutama audiens virtual – karena mereka hanya perlu mengklik untuk menutup layar.
Bagi penonton di tempat, antusiasme, keterlibatan, dan interaksi mereka akan berbicara banyak tentang minat mereka terhadap acara tersebut.
Oleh karena itu, buatlah acara Anda menarik.
Menjaga sesi tetap singkat dengan interval istirahat yang tepat terbukti membantu. Selain itu, Anda dapat menyelenggarakan aktivitas yang menyenangkan bagi peserta virtual dan peserta di tempat untuk membuat mereka tetap terlibat hingga akhir.
Melakukan Survei
Survei merupakan cara penting untuk berkomunikasi dengan audiens Anda . Survei mengungkap kepuasan, kekhawatiran, dan kendala audiens.
91% mengukur keberhasilan acara mereka berdasarkan kepuasan peserta.
Selain melakukan survei pasca-acara, lakukan juga survei sebelum dan selama acara.
Mengapa?
Dengan survei praacara, Anda dapat dengan mudah mengetahui apa yang diinginkan audiens Anda untuk disertakan dalam acara tersebut. Dengan memiliki data ini, Anda dapat menyusun konten sesuai dengan kebutuhan mereka. Selain itu, menyertakan pertanyaan dari survei praacara akan membuat audiens Anda merasa didengarkan.
Demikian pula, dengan melakukan survei selama acara, Anda dapat langsung menghilangkan keluhan dan kekhawatiran penonton. Jangan lupa untuk menunjuk beberapa anggota tim untuk segera menanggapi keluhan penonton. Jika tidak, hal ini dapat berubah menjadi reaksi keras.
Kiat Pro: Sertakan opsi respons numerik dalam survei Anda. Lebih mudah untuk membaca sekilas data yang dapat diukur. Namun, memberikan kotak komentar sama sekali tidak berbahaya. Ini memberi audiens Anda ruang untuk menyampaikan pendapat mereka dengan lebih baik.
Telusuri Penilaian Sesi Individu
Selain menganalisis peringkat keseluruhan acara, Anda juga harus menggali lebih dalam peringkat individu setiap sesi.
Metrik ini akan membantu Anda menentukan kinerja speaker . Anda akan tahu apakah speaker yang Anda pilih menarik perhatian audiens atau tidak.
Hal ini dapat dianalisis dengan beberapa metrik, termasuk:
- Jumlah tinjauan sesi
- Keterlibatan audiens selama interval tertentu
- Tanggapan survei, dll.
Setelah analisis, ganti pembicara untuk sesi yang memiliki rating rendah. Demikian pula, Anda harus mempertahankan pembicara sesi dengan respons yang baik.
Hitung Rasio Peserta Berulang
Kami tidak dapat terlalu menekankan pada retensi peserta.
Mengapa?
Karena penelitian mengungkapkan biaya untuk mendapatkan pelanggan baru sekitar 5x lipat daripada mempertahankan pelanggan yang sudah ada.
Biaya per akuisisi pelanggan yang tinggi pada akhirnya akan menghasilkan laba yang lebih sedikit.
Selain itu, jika Anda tetap berhasil mempertahankan peserta, itu menandakan bahwa acara Anda memenuhi harapan mereka.
Jika tidak, mendatangkan peserta baru untuk setiap acara hanya bermanfaat untuk jangka pendek. Untuk mengembangkan bisnis secara eksponensial, Anda harus mengetahui seni mempertahankan audiens lama.
Hitung Bisnis yang Dihasilkan dari Peserta
Bukan hanya tentang keuntungan yang diperoleh melalui tiket. Acara yang bagus dapat menghasilkan pendapatan dalam jangka waktu yang lebih lama .
Jadi, teliti rasio pengunjung terhadap pelanggan setelah acara.
Namun, muncul pertanyaan: Jika ada banyak saluran, bagaimana Anda dapat menentukan pelanggan yang diperoleh melalui acara?
Perlu memiliki integrasi data peristiwa yang tepat untuk menentukan prospek spesifik ini.
Bagaimana?
Peserta Anda yang puas dan percaya pada bisnis Anda dapat menjadi sumber peningkatan pendapatan Anda yang besar.
Kiat Pro: Untuk memanfaatkan acara Anda setelahnya, Anda dapat melakukan pemasaran yang dipersonalisasi berdasarkan minat pengunjung. Manfaatkan interaksi, minat, dan kendala mereka untuk memasarkan layanan atau produk sesuai dengan kebutuhan mereka.
Tangkap Sinyal Sosial yang Anda Dapatkan Melalui Pemasaran Acara
“ 37% perencana acara melaporkan bahwa paparan media sosial adalah metrik utama keberhasilan acara .”
Anda mungkin bertanya-tanya bagaimana sinyal sosial dapat menentukan keberhasilan acara Anda.
Nah, selain mendapatkan pendaftaran, kredibilitas di dunia digital pun terbangun. Paparan sosial memperkuat citra merek di mata masyarakat dan membantu Anda menjalankan bisnis lebih lama.
Kiat Pro: Pelajari lebih dalam statistik untuk setiap platform media sosial yang Anda gunakan. Statistik tersebut akan mengungkap platform mana yang mendatangkan lebih banyak peserta. Lebih jauh, jika Anda telah menggunakan pemasaran influencer, buatlah daftar nama-nama yang mendatangkan lebih banyak audiens. Statistik ini akan membantu Anda untuk fokus pada sumber yang paling berguna untuk acara mendatang.
Selain itu, perhatikan pula penyebutan merek .
Mengapa?
Jika Anda mendapatkan banyak penyebutan merek yang positif, itu berarti acara Anda telah sukses. Namun, jangan lupa untuk menanggapi keluhan juga. Karena satu postingan viral dari peserta mana pun dapat merusak reputasi bisnis Anda secara drastis.
Pantau Peluang yang Tercipta Melalui Acara
Metrik ini tidak terlalu penting untuk bisnis B2C tetapi perusahaan B2B harus lebih memperhatikannya.
Mengapa?
Mungkin acara Anda belum langsung menghasilkan uang, tetapi dapat menghasilkan pendapatan yang besar di masa mendatang. Pendapatan tersebut dapat berupa kolaborasi, kemitraan, atau sponsor.
Untuk mengidentifikasi peluang ini secara tepat, Anda harus mengembangkan saluran pemasaran dan penjualan yang kuat.
Perhatikan Kepuasan Sponsor
Sponsor dianggap sebagai pilar utama dalam penyelenggaraan acara yang sukses. Oleh karena itu, Anda harus memberikan perhatian khusus pada kepuasan mereka.
Anda harus siap mendengar apa yang berhasil bagi mereka dan apa yang tidak. Ini akan membantu Anda fokus pada area yang kuat, dan merevisi strategi untuk perbaikan.
Jika acara Anda telah memberi mereka promosi merek, membangun koneksi audiens, atau menghasilkan pendapatan besar, maka itu pertanda baik.
Jika tidak, mereka mungkin berhenti mendukung bisnis Anda untuk acara mendatang.
Kiat Pro: Anda harus membentuk tim khusus untuk menyusun bukti statistik . Jika tidak, kurangnya data yang tepat dapat menyebabkan konflik.
Hitung Rasio Keuntungan – Biaya terhadap Pendapatan
Pada akhirnya, semuanya tentang keuntungan. Namun, jangan campurkan keuntungan dengan pendapatan.
Untuk menghitung keuntungan, penting untuk mengevaluasi biaya acara dengan benar juga.
Keuntungan = Pendapatan yang Dihasilkan – Biaya
Ingat, saat menghitung biaya acara hybrid, Anda harus menambahkan semua biaya. Biaya tersebut meliputi tempat, sumber daya manusia, biaya perjalanan, pemasaran, dll.
Jika tidak, Anda akan mendapatkan hasil yang salah.