Cara Menulis Siaran Pers untuk Suatu Acara

Menulis siaran pers untuk sebuah acara tampaknya terlalu mudah untuk dipikirkan. Sertakan informasi yang relevan, tanggal dan waktu, serta tempat dan Anda pun berangkat. Yah, tidak juga. Yaitu, anggaplah Anda mempertimbangkan banyaknya informasi yang diterima audiens siaran pers Anda setiap hari. Dalam hal itu, menjadi jelas bahwa siaran pers Anda perlu menarik perhatian mereka, cukup informatif untuk membangkitkan minat, namun tetap mengandung beberapa informasi penting untuk membuat mereka ingin datang dan mempelajari lebih lanjut tentang acara Anda. 

Apa itu Siaran Pers? 

Siaran pers adalah undangan resmi untuk menghadiri suatu acara atau pernyataan resmi yang diberikan oleh suatu perusahaan, perkumpulan, atau individu terkemuka (biasanya dengan bantuan humas) kepada surat kabar dan wartawan yang tertarik untuk meliput suatu berita. Meskipun tujuannya adalah untuk memberikan informasi, siaran pers juga harus merahasiakan sebagian informasi untuk mendorong komunikasi lebih lanjut. Siaran pers yang baik akan membangun hubungan baik dengan wartawan untuk komunikasi saat ini dan di masa mendatang serta mengurangi kebocoran berita yang tidak mengenakkan. 

Cara Menulis Siaran Pers yang Baik

Saat menulis siaran pers yang baik, Anda harus memahami bahwa itu berarti mengetahui audiens Anda dengan cukup baik untuk mengetahui: 

• Apa bidang minat mereka?
• Apa pengetahuan dasar mereka
• Cara mengkomunikasikan apa yang ingin Anda katakan
• Bagaimana mengantisipasi pertanyaan yang mungkin mereka miliki dan bagaimana menjawabnya dengan tepat
• Cara mengurangi ketidaknyamanan dan menghindari pertanyaan rumit yang mungkin tidak ingin Anda jawab

Mengetahui audiens berbeda-beda di setiap ceruk yang dapat dibayangkan dalam industri apa pun, terserah Anda untuk melakukan penelitian dan analisis. Sementara itu, mari kita fokus pada aspek yang lebih teknis dalam menulis siaran pers yang baik untuk suatu acara. 

Ada dua jenis siaran pers acara: siaran pers mengenai acara mendatang dan siaran pers mengenai acara lampau yang mungkin ingin diketahui publik atau mungkin tidak diketahui. Dengan beberapa variasi kecil dalam struktur dan elemen wajib, dengan yang terakhir berbentuk panjang, mari kita bahas dan lihat bagaimana kita dapat meningkatkan penulisan siaran pers kita. 

Perhatikan Struktur Anda 

Struktur siaran pers Anda mungkin merupakan satu-satunya faktor terpenting yang perlu dipertimbangkan. Ada alur tertentu yang diharapkan dalam siaran pers Anda. Siaran pers juga harus memiliki beberapa elemen wajib yang tanpanya informasi penting tidak dapat dikomunikasikan. Informasi yang disajikan di bawah ini mengikuti pendekatan bahasa Inggris standar untuk penyajian informasi dan harus diikuti agar penyusunan siaran pers berhasil. 

Judul dan Pendahuluan 

Judul dan pendahuluan harus mengomunikasikan 90% informasi yang ingin Anda sampaikan kepada audiens. Judul harus singkat dan menarik , tanpa jargon atau bahasa sehari-hari. Judul harus jelas dan jenaka, tetapi Anda harus menghindari permainan kata dan ambiguitas dengan cara apa pun. 

Pendahuluan harus sepanjang empat kalimat dan harus bersifat sumatif. Sebaiknya Anda tidak meringkas apa pun. Sebaliknya, Anda harus meringkas pengetahuan Anda sehingga audiens tidak kesulitan menyerap informasi lebih lanjut. 

Memimpin

Anda harus menjaga informasi ini seminimal mungkin agar mudah dibaca dan dibaca sekilas jika salah satu audiens Anda sangat sibuk. Bagian ini harus menjawab pertanyaan 5W+H yang sering kita dengar. Sementara bagian sebelumnya memberikan latar belakang dan informasi kasar, bagian ini harus menarik perhatian pembaca dan membuat mereka tertarik pada acara itu sendiri. 

Tubuh

Bagian isi memuat sebagian besar detail. Di sinilah tempat mengutip orang lain, memberikan informasi latar belakang lebih lanjut, dan mengaitkan informasi baru dengan informasi yang mungkin telah diperoleh pembaca Anda. Pastikan untuk menyertakan keuntungan dari kehadiran dan informasi lebih lanjut tentang pembicara jika itu penting. 

Tidak Ada Kesimpulan – Tuliskan Boilerplate Sebagai Gantinya 

Boilerplate, alih-alih sebuah kesimpulan, memiliki dua tujuan. Pertama, Anda akan terhindar dari memberikan kesimpulan dan dengan demikian mengulang informasi. Kedua, boilerplate merupakan kesempatan yang sangat baik bagi pembaca untuk mengenal perusahaan Anda dan membentuk dasar untuk hubungan yang telah kita bahas sebelumnya. 

Kontak informasi

Tidak ada siaran pers yang lengkap tanpa menyertakan informasi kontak. Pastikan Anda menemukan keseimbangan antara besarnya acara, seberapa sibuknya Anda, dan kenyamanan yang diharapkan pembaca Anda. Hanya meninggalkan email mungkin tidak cukup serius, tetapi meninggalkan nomor telepon juga dapat mengakibatkan banyak panggilan telepon yang terkadang tidak sesuai untuk Anda. 

Siaran Pers DOs

Gunakan Bahasa Kasar 

Gunakan bahasa sebagai tulang punggung siaran pers Anda. Penggunaan bahasa yang terlalu lembut dapat membuat Anda tampak seperti orang yang lemah lembut. Gunakan pernyataan yang berani tanpa ornamen dan gunakan instruksi serta ajakan untuk bertindak tanpa ragu-ragu. 

Aktif bukan Pasif 

Jika Anda terlalu banyak menggunakan kalimat pasif, pesan Anda mungkin tampak pasif juga. Pemrograman Neuro-Linguistik menunjukkan bahwa penggunaan kalimat yang lebih aktif juga dapat meningkatkan peluang respons. Hal yang sama berlaku untuk segmen ajakan bertindak. 

Gunakan Bercerita 

Pastikan siaran pers Anda unik, tetapi juga mencerminkan kecenderungan bercerita perusahaan Anda . Anda harus dapat menyesuaikan siaran pers dengan kerangka perusahaan Anda yang lebih luas dan apa yang Anda lakukan alih-alih membuat teks impersonal yang dapat membingungkan audiens Anda. 

Pemikiran Akhir

Siaran pers Anda harus merupakan hasil dari pemikiran dan pertimbangan yang cermat. Anda harus dapat memasukkan semua informasi dan penjelasan yang diperlukan dengan cara yang memiliki alur dan kohesi internal, tetapi juga harus berlandaskan pada cerita, merek, dan tujuan serta aspirasi perusahaan Anda secara keseluruhan. Ikuti informasi kami tentang cara menulis siaran pers yang sukses untuk suatu acara dan lihatlah tempat acara terisi penuh.