Keterlibatan atau Pendapatan adalah hal terpenting dalam Acara Hibrida

Perangkat lunak manajemen acara adalah perangkat lunak yang membantu Anda mengelola acara dari awal hingga akhir.

Daftar fitur untuk perangkat lunak manajemen acara tidak terbatas dan memutuskan fitur mana yang Anda butuhkan bisa membingungkan. Kami telah menyisir semua opsi yang ada untuk memberikan Anda daftar fitur terpenting yang harus dimiliki perangkat lunak perencanaan acara Anda.

Perangkat lunak manajemen acara terbaik di pasaran dapat membantu banyak tugas , mulai dari mengelola pendaftaran dan daftar tamu hingga melacak pengeluaran dan membuat laporan setelah hari besar . Perangkat lunak tersebut bahkan akan membantu Anda melacak beberapa acara sekaligus dari satu dasbor pusat – yang akan membuat perencanaan jauh lebih mudah!

Tolok ukur yang baik untuk kualitas perangkat lunak manajemen acara adalah jumlah integrasi yang dimilikinya , dan kedalamannya. Integrasi umum yang akan Anda temukan adalah dengan saluran media sosial, yang memungkinkan Anda untuk menyimpan semua pemasaran dan komunikasi Anda di satu tempat sambil tetap mendapatkan jangkauan maksimum dari penggunaan beberapa saluran untuk melibatkan audiens Anda.

Tiket dan registrasi online

Pendaftaran dan penjualan tiket online merupakan fitur yang wajib dimiliki oleh setiap pengelola acara . Dengan pendaftaran dan penjualan tiket online, Anda dapat menjual tiket dan menerima pembayaran secara online. Hal ini memudahkan Anda mengelola penjualan di satu tempat, Anda tidak perlu lagi mencetak atau menerima banyak tiket kertas .

Anda juga dapat menggunakan tiket dan registrasi online untuk mendaftarkan peserta melalui formulir online di situs web Anda. Ini menghemat banyak waktu karena Anda tidak perlu memasukkan informasi setiap peserta secara manual ke dalam basis data Anda setelah acara selesai!

Aplikasi seluler

Aplikasi seluler merupakan hal yang wajib dimiliki untuk perangkat lunak manajemen acara . Aplikasi seluler akan memungkinkan Anda mengakses perangkat lunak manajemen acara dari mana saja, bahkan saat Anda sedang bepergian atau berada di luar kantor. Perangkat lunak manajemen acara terbaik akan memiliki aplikasi seluler yang mudah digunakan, tersedia untuk semua platform umum (Android, iOS), dan dapat diintegrasikan dengan aplikasi lain seperti Slack dan Google Calendar.

Aplikasi seluler berjalan beriringan dengan fitur gamifikasi , yang biasanya dapat ditemukan di pasar perangkat lunak manajemen acara kelas atas. Aplikasi ini memungkinkan peserta untuk terlibat langsung dalam acara, melalui penggunaan survei, tur interaktif, dan banyak lagi . Survei dapat menjadi cara yang bagus untuk mendapatkan umpan balik tentang acara Anda!

Email Pemasaran

Pemasaran melalui email merupakan cara yang hebat untuk terhubung dengan peserta dan memperoleh lebih banyak penjualan tiket. Pemasaran melalui email memungkinkan Anda untuk tetap berhubungan dengan pelanggan yang telah membeli tiket , serta mereka yang mungkin tertarik dengan acara mendatang.

Mengorganisasikan kampanye email menjadi mudah dengan perangkat lunak manajemen acara: Anda dapat membuat templat email dengan semua informasi yang ingin disertakan, menyiapkan basis data email peserta, lalu mengirimkan kampanye melalui server Anda sendiri atau layanan eksternal.

Jadwal/Acara Acara

Rencana perjalanan adalah jadwal acara. Rencana perjalanan harus mencakup semua detail acara , termasuk siapa yang akan hadir dan kapan mereka dijadwalkan tiba/berangkat.

Rencana perjalanan harus tersedia bagi semua peserta , tetapi yang paling penting adalah rencana tersebut dapat diakses oleh penyelenggara dan sponsor sehingga mereka dapat melihat seperti apa peran mereka dalam acara tersebut.

Fitur Perangkat Lunak Manajemen Acara: Integrasi CRM

Tambahkan peserta ke CRM secara otomatis: Manajer acara dapat menghubungkan perangkat lunak kalender mereka dengan Salesforce dan CRM lainnya, dan menambahkan peserta ke acara secara otomatis. Hal ini sangat membantu bagi bisnis yang melacak pelanggan mereka di CRM , karena dapat membantu mereka mengidentifikasi peluang potensial untuk penjualan lanjutan .

Misalnya, jika Anda memiliki pelanggan yang telah menghadiri konferensi tahunan atau pameran dagang Anda selama empat tahun berturut-turut, mereka mungkin siap untuk berinvestasi pada produk atau layanan Anda—tetapi mungkin memerlukan perhatian khusus. Dengan fitur ini yang terintegrasi ke dalam sistem pendaftaran online Anda, Anda dapat melacak siapa saja yang datang kembali tahun demi tahun dan memastikan mereka mendapatkan perlakuan yang layak!

Integrasi media sosial

Media sosial merupakan bagian besar dari industri acara , jadi penting untuk memiliki alat manajemen media sosial dalam perangkat lunak manajemen acara Anda. Carilah pembuat aplikasi atau situs web acara yang dapat terintegrasi secara otomatis dengan saluran media sosial. Ini akan memiliki kekuatan untuk meningkatkan upaya pemasaran Anda. Misalnya, setelah pendaftaran, berikan pengguna kesempatan untuk berbagi tentang pembelian tiket mereka di Facebook atau LinkedIn.

Dalam hal aplikasi acara, Eventscase misalnya memiliki fitur yang melacak semua Tweet yang berisi tagar tertentu dan menampilkan semuanya di satu tempat . Fitur ini memungkinkan peserta untuk melihat sekilas apa yang sedang tren di saluran media sosial terkait acara yang mereka hadiri.

Media sosial sendiri merupakan keajaiban yang dapat dilihat oleh pengelola dan peserta acara. Media sosial harus dimaksimalkan selama acara berlangsung dengan menggunakan perangkat lunak manajemen acara yang cerdas.

Perangkat keras di tempat

Dukungan beberapa paket perangkat lunak melampaui tahap perencanaan dan manajemen dan membantu pelaksanaan pada hari itu dengan penambahan alat fisik. Contoh di Eventscase adalah ” kotak di tempat “ kami , yang berisi: semua materi yang Anda butuhkan untuk mencetak lencana peserta; aplikasi kios, tablet, printer, dan router 4G. Ini adalah sistem prakonfigurasi yang mudah digunakan, yang hanya perlu Anda sambungkan agar berfungsi dan kami akan memiliki staf ahli untuk mendukung Anda di tempat dengan seluruh proses pendaftaran dan akreditasi.

Kesimpulan

Dengan semua fitur ini, jelas bahwa perangkat lunak manajemen acara memiliki kekuatan untuk membawa acara Anda ke tingkat berikutnya. Ada begitu banyak hal hebat yang dapat Anda lakukan dengannya—lebih dari yang dapat kami bahas dalam satu artikel saja! Kuncinya adalah menemukan program yang tepat untuk bisnis Anda. Lakukan riset dan pastikan Anda memahami detail setiap perangkat lunak yang memungkinkan sebelum membuat keputusan. Dan jika Anda masih memiliki pertanyaan tentang fitur atau program tertentu, jangan ragu untuk menghubungi kami!