Apa yang kita ketahui tentang manajemen emosional dalam industri acara?
Manajemen acara bukanlah hal yang mudah; ada begitu banyak bagian yang harus Anda pertimbangkan, terutama jika Anda menyelenggarakan acara berdampak tinggi atau acara yang dihadiri banyak orang. Meskipun fokus dalam banyak acara adalah meningkatkan pengalaman peserta, hanya ada sedikit sumber daya yang mengatasi beban yang dirasakan penyelenggara acara saat mereka menghadapi berbagai masalah yang memengaruhi kesejahteraan mereka.
Di sinilah manajemen emosi berperan. Ini adalah konsep yang berarti memilih bagaimana dan kapan mengekspresikan emosi yang kita rasakan. Dalam industri acara, ini adalah keterampilan yang harus dimiliki manajer acara agar dapat melewati siklus manajemen acara yang sulit.
Stres vs Kelelahan
Titik awal yang baik untuk mengelola emosi adalah dengan menilai apakah yang Anda rasakan adalah stres atau kelelahan. Sementara stres merupakan kejadian umum untuk pekerjaan yang mengharuskan Anda mengerjakan banyak tugas sekaligus dan menuntut masukan yang berbeda (seperti manajemen acara), kelelahan merupakan manifestasi stres yang sama sekali berbeda.
Dengan stres, orang masih mampu melihat akhir yang sudah di depan mata meskipun mencapainya bisa semakin sulit seiring berjalannya waktu. Di sisi lain, burnout adalah kondisi pikiran yang sama sekali berbeda. Begitu seseorang menderita burnout, mereka akan kehabisan semua energi emosional dan mental dan mereka akan merasa perjuangan mereka tidak ada habisnya.
Jika Anda merasa stres saat menyelenggarakan suatu acara, Anda harus mengambil langkah mundur dan menyadari bahwa Anda membutuhkan bantuan. Ini adalah langkah pertama untuk mengelola emosi Anda dan mengetahui apa yang harus dilakukan selanjutnya.
Ketahui pemicu Anda
Cara lain untuk mengatasi gejolak emosi adalah dengan mengetahui pemicunya. Terlepas dari tahap proses manajemen acara yang Anda tangani, Anda harus tahu apa yang memicu stres dan kecemasan Anda. Apakah itu tenggat waktu? Apakah itu bekerja dengan atasan yang suka memerintah? Apakah itu rekan kerja Anda?
Setelah Anda menemukan akar penyebab masalahnya, Anda kini dapat membuat rencana logis untuk mengatasi atau menahan emosi negatif Anda. Jika Anda stres karena tenggat waktu, misalnya, Anda harus memperhatikan semua bagian yang dapat memengaruhi ketidakmampuan Anda untuk menyelesaikannya tepat waktu atau sebelum tanggal tersebut. Cobalah membuat bagan manajemen proyek dan tetapkan kelonggaran untuk setiap aktivitas dan periksa bagaimana penundaan dalam aktivitas ini dapat memengaruhi acara Anda secara keseluruhan. Dengan cara ini, Anda tidak hanya dapat mengantisipasi insiden yang tidak diinginkan, Anda juga dapat melihat berbagai hal dari perspektif yang lebih baik.
Tetapkan batasan
Mungkin ciri umum lain dari manajer acara yang efektif adalah kemampuan untuk menetapkan batasan. Profesional yang memahami emosi mereka tidak hanya tahu cara mendeteksi pemicunya, mereka juga mampu secara aktif meredakan stres saat mereka mengalaminya. Menetapkan batasan berarti mengetahui cara memenuhi harapan klien, mencapai kompromi, dan menegaskan diri sendiri saat dibutuhkan.
Contoh yang lebih mendasar dalam menetapkan batasan adalah mengetahui kapan harus berhenti bekerja. Berhentilah bekerja lembur jika memang tidak diperlukan. Sebaliknya, carilah cara untuk bekerja lebih cerdas dan melakukan segala sesuatunya dengan lebih efisien.
Terkadang Anda hanya perlu mengambil langkah mundur
Selama Anda telah melakukan segala sesuatunya dengan kemampuan terbaik Anda, Anda juga harus menyadari bahwa usaha Anda tidak akan mampu membawa Anda sejauh itu dan akan selalu ada hal-hal yang berada di luar kendali Anda.
Mari kita pertimbangkan beberapa acara yang terdampak selama gelombang pertama pandemi pada tahun 2020. Beberapa acara tersebut, seperti Mobile World Congress di Barcelona, memerlukan waktu berbulan-bulan untuk direncanakan. Meskipun penyelenggara acara sangat efisien, acara-acara tersebut tetap harus dibatalkan untuk mematuhi protokol kesehatan di setiap negara.
Meskipun ini mungkin berarti mengembalikan uang pelanggan yang telah membeli tiket atau kehilangan sumber daya yang tidak akan pernah dapat dikembalikan, ini semua adalah masalah yang harus kita semua sadari dalam bidang pekerjaan ini. Ini bukanlah akhir dunia jika Anda harus berhenti sejenak dan membiarkan alam berjalan sebagaimana mestinya.
Merampingkan proses menggunakan perangkat lunak manajemen acara
Sejalan dengan poin sebelumnya tentang bekerja lebih efisien, salah satu cara untuk mengurangi stres emosional saat menyelenggarakan acara adalah dengan menggunakan alat yang diciptakan untuk mempermudah hidup Anda sebagai penyelenggara acara. Jumlah penyelenggara acara yang tidak pernah memiliki pengalaman dalam menggunakan perangkat lunak manajemen acara sangat mengejutkan. Beberapa profesional lama ini masih menggunakan lembar Excel untuk mengelola daftar kontak mereka dan beberapa masih menggunakan alat dasar seperti Google Forms untuk memungkinkan peserta mendaftar.
Dalam sepuluh tahun terakhir, kami telah melihat langkah besar untuk membuat manajemen acara lebih mudah dipahami oleh penyelenggara. Kini ada perangkat lunak manajemen acara lengkap seperti Eventscase yang memungkinkan Anda mengurus berbagai proses seperti membuat halaman pendaftaran, mendukung jaringan, menyiapkan streaming langsung, mencetak lencana, mengirim email, dll.
Membungkus
Manajemen emosi sangat penting bagi manajer acara agar dapat meraih kesuksesan dalam bidang mereka. Dengan mengetahui cara mengelola emosi dan stres, penyelenggara acara juga dapat menjadi lebih efektif dalam menciptakan pengalaman. Seperti kata pepatah, Anda tidak dapat memberikan apa yang tidak Anda miliki. Jika Anda tidak mampu mengelola emosi, kecil kemungkinan Anda dapat terhubung dengan peserta dan meningkatkan persepsi mereka selama acara.