6 Keterampilan Teratas yang Dibutuhkan untuk Sukses di Industri Acara Hibrida

“Pertemuan bisnis dan penyelenggaraan acara hanya akan dapat dilaksanakan selama 7,5 bulan ke depan.”

Klaim mengejutkan ini kami peroleh dari sebuah  studi  yang dirilis oleh The Meetings Industry Association (mia) pada Januari 2021. 

Berkat kemajuan teknologi yang pesat, situasi COVID-19 tidak sepenuhnya suram. 

Karena acara hybrid telah menjadi kata kunci di kalangan penyelenggara acara. 

Baca: Apa itu dan apa yang bukan Hybrid Event

Berita baik lainnya adalah…

53%  profesional acara menganggap diri mereka  “nyaman atau paham”  dengan teknologi acara virtual. 

Jadi, ia memanfaatkan perencana acara untuk menyelenggarakan acara dalam ekosistem hibrida agar dapat bertahan dalam industri ini, terutama di era pasca-COVID. 

Oleh karena itu, jika Anda bercita-cita untuk menekuni bisnis ini dalam jangka panjang, Anda mesti memiliki keterampilan berikut ini agar dapat berhasil. 

Keakraban dengan Hal-hal Teknologi

Saat berencana untuk terjun ke dunia acara hybrid, Anda perlu meningkatkan keahlian Anda agar acara Anda berpeluang besar untuk sukses. 

Untuk itu, keakraban dengan hal-hal teknis adalah senjata terbesar Anda untuk berhasil. 

Mengapa saya membuat klaim ini? 

Karena Anda perlu mendalami keterampilan teknis seperti:

• Memahami cara kerja streaming langsung
• Mempelajari platform digital mana yang menjalankan siaran dengan lancar
• Membuat iklan untuk menargetkan prospek potensial Anda
• Memformat presentasi, video, dan dokumen penting agar dapat dilihat oleh audiens Anda

Apakah sekarang masuk akal? Saya harap begitu. 

Singkatnya, mengetahui platform digital luar dalam sangatlah penting. 

Selain itu, untuk menangani segala kesulitan teknis, memahami pemecahan masalah dasar juga disarankan. 

“Penting untuk memulai pelatihan tentang teknologi terbaru yang tersedia bagi kami. Kami telah menggunakan platform perjodohan bertenaga AI untuk terhubung dengan calon pelanggan dan mengadakan pertemuan sepanjang tahun, yang akhirnya menghasilkan peluang bisnis tatap muka di pameran langsung.”  –  Nick Dugdale-Moore , Manajer Regional Eropa, UFI.

Namun masih ada satu pertanyaan yang belum terjawab: 

Bagaimana Menemukan Platform Digital yang Tepat untuk Acara Hibrida Anda?

Cara tercepat untuk mengetahui platform digital mana yang paling sesuai dengan kebutuhan unik Anda adalah dengan menjawab ini:

“Bagaimana Anda ingin berinteraksi dengan peserta Anda?”

Melalui:

• Obrolan langsung selama siaran?
• Sesi tanya jawab interaktif?
• Ruang pertemuan?
• Atau ketiganya? (Meskipun demikian, hal tersebut direkomendasikan).

Jika platform yang Anda pertimbangkan sesuai dengan cara komunikasi yang Anda inginkan, selamat! Anda telah menemukan yang tepat. 

Bertingkah Seperti Anda Memiliki Rumah Produksi

“Kami adalah produser TV. Kami tiba-tiba menciptakan televisi. Aturan baru perlu diterapkan sekarang juga pada acara-acara.”  –  Mark Jeffries

Membayangkan… 

Anda diberi kesempatan untuk memimpin tim terbaik dari acara TV langsung yang sedang tren #1. 

Apakah Anda tidak terpesona dengan gagasan mengetahui apa yang terjadi di belakang panggung atau menyaksikan energi para artis yang tampil langsung?

Atau bagaimana mereka berhasil menarik minat peserta jarak jauh dan penonton langsung selama pertunjukan?

Bayangkan diri Anda di sana. Seolah-olah Anda memimpin tim dengan energi yang luar biasa tinggi dan menikmati seluruh pengalaman tersebut. 

Kembali ke acara hibrida. 

Saat menyelenggarakan acara hibrida, Anda adalah titik poros segalanya.

Artinya, Anda harus memegang peran yang berbeda. Dari ahli teknologi hingga direktur operasi, Anda adalah Velcro yang menyatukan semuanya. 

Anda harus memastikan semuanya berjalan tanpa hambatan. 

Inilah yang saya maksud dengan bertindak seperti seorang produser.

Kiat Pro: Sediakan konten bernilai tambah yang dapat digunakan oleh peserta virtual Anda. 

Anda dapat melakukan ini dengan memberi mereka konten yang dapat diunduh. 

Jika Anda menyediakan brosur, demo, dan stan informasi kepada audiens secara langsung, maka tidak ada alasan yang dapat dibenarkan untuk menghalangi peserta daring Anda memperoleh sumber daya yang berharga ini. 

Dengan melakukan hal ini, Anda menunjukkan perhatian kepada peserta daring maupun langsung. Bagi peserta daring, Anda memberi mereka keterlibatan yang hampir sama dengan yang mereka dapatkan secara langsung. 

Keterampilan Manajemen Krisis

Jika COVID-19 tidak dapat diprediksi sehingga seluruh dunia harus dikarantina di rumah. Maka Anda harus tetap waspada untuk menghadapi krisis yang tidak terduga yang muncul di saat-saat terakhir. 

Untuk mengatasinya, kami sangat menyarankan untuk mengembangkan rencana tindakan untuk situasi-situasi menit terakhir seperti itu. 

Bahas hal-hal tersebut terlebih dahulu dengan tim dan peserta Anda apabila terjadi sesuatu yang tidak pasti. 

Keterampilan sosial

Ingat kembali bagaimana Anda merencanakan acara tatap muka sebelum COVID-19.

• Anda mengatur pertemuan dengan pemangku kepentingan untuk mendapatkan sponsor. 
• Anda mengundang pembicara utama dan pakar industri. Hanya untuk meroketkan jumlah pendaftaran di acara Anda hanya dengan kehadiran mereka.
• Anda memastikan peserta menerima semua informasi dan sumber daya untuk memanfaatkan acara Anda sebaik-baiknya. 

Kalau Anda bukan tipe orang yang suka bersosialisasi, mustahil Anda bisa mencapai semua itu. 

Demikian pula, menyelenggarakan acara hibrida tidak ada bedanya. 

Anda juga memerlukan keterampilan sosial di sini. 

Namun, Anda mungkin menemukan beberapa sponsor enggan dan tidak yakin untuk menghasilkan pendapatan layak dari jenis acara ini. 

Sekarang, tugas Anda adalah untuk tetap menjadi yang terdepan. Dan meyakinkan mereka tentang keuntungan acara hybrid. 

Sebaiknya JANGAN memberi tahu mereka. Sebaliknya, TUNJUKKAN kepada mereka metode yang telah terbukti untuk mendapatkan jangkauan yang lebih luas dengan memanfaatkan dua dunia yang berbeda – secara langsung dan daring. 

Jika Anda benar-benar memahami nilai dari melibatkan pemangku kepentingan dan pakar industri, Anda tidak akan pernah melewatkan kesempatan ini. 

Hal ini membawa saya ke poin berikutnya, yaitu memiliki keterampilan pemasaran. Teruslah membaca. 

Keterampilan Pemasaran 

Di era sekarang, pemasaran merupakan keterampilan yang wajib dimiliki oleh semua bisnis dan individu. Anda tidak akan bisa memastikan acara yang sukses jika Anda gagal dalam memasarkannya. 

Meski mungkin tampak menakutkan, jika Anda tahu cara memanfaatkan media digital dengan tepat untuk menyasar audiens yang tepat, maka itu adalah pilihan yang tepat untuk Anda. 

Salah satu cara terbaik untuk melakukannya adalah dengan menggunakan alat analisis.

Dengan menggunakan alat ini, Anda dapat mempelajari rantai minat prospek Anda. 

Anda dapat menentukan demografi mereka: usia, jenis kelamin, lokasi, minat, dll. Kenali betul alat-alat ini untuk memanfaatkan mereka. 

Ingatlah bahwa Anda sudah memiliki banyak bisnis yang memberikan Anda persaingan ketat. 

Jadi, saya tidak dapat cukup menekankan pentingnya menggunakan grafis menarik dan judul yang membangkitkan rasa ingin tahu untuk menarik perhatian orang pada pandangan pertama.

Keterampilan Manajemen Waktu

“Baiklah. Saya setuju dengan Anda tentang pentingnya semua keterampilan yang Anda sebutkan. Namun, keterampilan apa yang paling penting untuk berkembang dalam industri ini?” Banyak orang mendatangi saya dan menanyakan pertanyaan ini SERING SEKALI. 

Percayalah, jika Anda memiliki semua keterampilan ini, Anda akan menonjol sebagai penyelenggara acara yang sukses. Semua keterampilan ini sama pentingnya. 

Namun, jika saja saya dapat memberi Anda SATU keterampilan, yang sedikit lebih unggul dibanding yang lain…

Ah! Keadilan tidak akan ditegakkan jika saya tidak menyebutkan pentingnya  manajemen waktu. 

Anda mungkin berasumsi bahwa acara hybrid memiliki alur waktu yang sama dengan sesi fisik selama 4 jam di ruang bersama. Namun kenyataannya…

Ketika menghadiri acara daring, orang-orang memiliki rentang perhatian yang lebih pendek . 

Aduh. Kenapa?

Ya, ada banyak alasan untuk itu. 

Contohnya:

• Pertama-tama adalah jumlah gangguan. Rata-rata, orang menghadiri acara hybrid di rumah mereka. Coba beritahu saya, berapa banyak gangguan yang Anda alami di rumah? Saya tidak akan terkejut dengan jumlahnya.
• Kedua, duduk di satu tempat dalam jangka waktu lama dan terus-menerus menatap layar ponsel atau desktop membuat pikiran manusia ingin istirahat.

Namun saya tidak menyarankan Anda memperpendek jangka waktu dari 4 jam menjadi 1 jam. 

Sebaliknya, hargai rentang perhatian mereka. Susunlah jadwal acara dalam lembar kerja, dan bagikan kepada anggota tim. 

Rincian yang perlu ditambahkan ke dalam spreadsheet:

• Kapan acaranya dimulai?
• Pukul berapa pembicara pertama naik panggung?
• Kapan pembicara utama kedua atau ketiga datang untuk menyampaikan presentasi? 
• Kapan istirahatnya tiba?
• Berapa lama waktu yang dibutuhkan?

Begitu seterusnya. 

Cara terbaik untuk mengatasi hal ini adalah dengan memberikan  waktu 2-3 menit  kepada pembicara, diikuti dengan sesi tanya jawab interaktif. Jika mereka selesai lebih awal dari waktu yang ditentukan, mereka dapat mengajukan beberapa pertanyaan lagi dari peserta. 

Setelah semua itu dijelaskan, jika Anda dibekali dengan keterampilan manajemen waktu dan keterampilan yang disebutkan di atas, Anda tidak mungkin tidak menjadi standar tujuan bagi pendatang baru di industri acara hybrid. 

Kata-kata Terakhir

Ta-da! Ini adalah keterampilan utama yang dapat membantu Anda tetap selangkah lebih maju. 

Ingat bagaimana semua orang mengatakan  dunia berubah lebih cepat dari sebelumnya!

Jujur saja, itu benar. 

Banyak alasan yang berhubungan dengan teknologi. 

Melihatnya dari perspektif yang lebih luas…

Mengawasi tren teknologi yang terus berubah dalam industri juga akan membantu Anda menonjol dari pesaing.